Согласно статье 125 Трудового кодекса РФ‚ ежегодный оплачиваемый отпуск (базовая продолжительность — 28 календарных дней) может быть разделен на части по письменному заявлению работника. Это право закреплено за каждым сотрудником‚ однако существует жесткое правило: хотя бы одна из частей отпуска должна составлять не менее 14 календарных дней. Остальные дни можно разбивать на отрезки любой продолжительности (даже по 1 дню) по согласованию с работодателем.

В данной статье мы подробно разберем порядок написания заявления‚ юридические нюансы 2026 года‚ предоставим актуальные образцы и ответим на частые вопросы.

Законодательная база и основные правила

Перед тем как писать заявление‚ необходимо знать ключевые нормы ТК РФ:

• Статья 125 ТК РФ: предоставляет право на разделение отпуска на части.
• Статья 123 ТК РФ: отпуск предоставляется ежегодно. Неиспользованные дни переносятся на будущие годы‚ но не более чем на два года подряд (без согласия работодателя).
• Правило «14 дней»: одна из частей обязательно ≥ 14 календарных дней. Исключения: несовершеннолетние‚ работники вредных/опасных производств‚ инвалиды и др. категории (ст. 267‚ 322 ТК РФ) — им отпуск не может быть разделен‚ он предоставляется целиком.
• Согласование: даты частей отпуска устанавливаются по соглашению сторон. Работодатель не может навязать даты односторонне‚ но и работник не может уйти в отпуск «завтра»‚ если это нарушает график отпусков.

За сколько дней нужно написать заявление?

Трудовой кодекс не устанавливает жесткий срок подачи заявления на часть отпуска (в отличие от основного отпуска‚ где есть правило «за 2 недели» по ст. 123 ТК РФ). Однако:

1. Локальные нормативные акты (ЛНА) организации (Правила внутреннего трудового распорядка‚ Положение об отпусках) могут устанавливать сроки (например‚ за 3‚ 5 или 14 дней).
2. График отпусков: если график утвержден‚ лучше подать заявление заранее‚ чтобы HR-отдел и руководитель успели согласовать даты и оформить приказ.
3. Рекомендация: подавайте заявление не позднее чем за 3–5 рабочих дней до предполагаемого начала отдыха. Это профессиональный стандарт и гарантия отсутствия конфликтов.

Структура и обязательные реквизиты заявления

Заявление пишется от руки или на компьютере (оба варианта правомочны). Оно адресуется руководителю организации.

Обязательные элементы («Шапка»):

• Кому: Должность руководителя‚ Название организации (полное или сокращенное)‚ ФИО руководителя в дательном падеже.
• От кого: Должность работника‚ Структурное подразделение (если есть)‚ ФИО работника полностью‚ Табельный номер (по желанию).
• Название документа: ЗАЯВЛЕНИЕ (по центру).

Текстовая часть:

• Ссылка на норму права: «На основании ст. 125 ТК РФ…».
• Суть просьбы: «Прошу предоставить мне часть ежегодного оплачиваемого отпуска за 2025 (или 2026) рабочий год…».
• Даты: «с DD.MM.YYYY по DD.MM.YYYY включительно (всего N календарных дней)».
• Указание на остаток: «Оставшуюся часть отпуска (N дней) прошу предоставить позднее / в период с;.. по…» (желательно для планирования).
• Дата составления и личная подпись с расшифровкой.

Образцы заявлений на 2026 год

Ниже приведены типовые варианты. Замените данные в квадратных скобках на свои. Персональные данные (адреса‚ телефоны‚ паспортные данные в тексте заявления не указываются‚ они нужны только для личного дела/кадровой службы).

Вариант 1: Стандартный (разделение на две части)

Вариант 2: На короткий период (например‚ 3–5 дней) при условии‚ что основная часть > 14 дней уже использована или запланирована

Вариант 3: Если отпуск предоставляется «за свой счет» (без сохранения заработной платы) — ст. 128 ТК РФ

Примечание: Это не «часть основного отпуска»‚ а дополнительный неоплачиваемый отпуск. Оформляется отдельным заявлением без ссылки на ст. 125 ТК РФ.

Порядок оформления: от заявления до приказа

1. Подача заявления: работник сдает заявление в HR-отдел (кадровую службу) или непосредственному руководителю (в малых компаниях). Обязательно забирайте вторую копию с отметкой о принятии (входящий номер‚ дата‚ подпись принявшего).
2. Согласование: HR проверяет:
   • Есть ли у работника неиспользованные дни за нужный рабочий год.
   • Соблюдено ли правило «минимум 14 дней» для одной из частей.
   • Не нарушает ли дата График отпусков (если он утвержден).
3. Издается Приказ (Распоряжение): по форме Т-6 (утв. Госстатом) или собственной формой. Основание: «Заявление работника от DD.MM.YYYY».
4. Ознакомление под роспись: работник ознакомляется с приказом под роспись за 3 дня до начала отпуска.
5. Расчет и выплата отпускных: не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).
6. Запись в табеле учета рабочего времени: код «ОТ» или «20».

Частые ошибки и риски

Особенности для отдельных категорий работников (2026 год)

• Несовершеннолетние (ст. 267 ТК РФ): отпуск 31 календарный день‚ разделять нельзя‚ предоставляется целиком.
• Работники вредных/опасных условий (ст. 322 ТК РФ): дополнительный отпуск не делится‚ основной — по общему правилу (часть ≥ 14 дней).
• Учителя/воспитатели: отпуск предоставляется в летнее время (обычно целиком)‚ разделение возможно по соглашению‚ но редко применяется на практике.
• Сезонные работники: отпуск в расчете 2 дня за каждый отработанный месяц‚ разделение возможно по общему правилу.
• Соглашение о переносе: если вы заболели в отпуске (больничный) — отпуск продлевается или переносится (ст. 124 ТК РФ). Пишется отдельное заявление на перенос оставшейся части.

Электронный документооборот (ЭДО) и удаленная работа

В 2026 году большинство крупных и средних компаний перешли на ЭДО (СБИС‚ Диадок‚ 1С-ЭДО‚ Контур). Процедура:

1. Создаете документ «Заявление на отпуск» в личном кабинете сотрудника / HR-портале.
2. Подписываете усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) или простой (по соглашению сторон).
3. Документ уходит на согласование руководителю -> HR -> Исполнителю.
4. Приказ формируется автоматически на основании согласованного заявления.

Важно: даже при ЭДО сохраняйте скриншот/PDF копию поданного заявления у себя.

Ответы на популярные вопросы (FAQ)

Чек-лист перед сдачей заявления

• [ ] Проверен баланс неиспользованных дней отпуска за нужный рабочий год (через HR или личный кабинет).
• [ ] Выбраны даты так‚ чтобы хотя бы одна часть ≥ 14 дней (или вы подпадаете под исключение).
• [ ] Даты согласованы устно с руководителем и коллегами (график смен/замещения).
• [ ] Заявление написано без ошибок‚ указаны: адресат‚ автор‚ рабочий год‚ даты начала/окончания‚ количество дней.
• [ ] Подписана вторая копия принявшим лицом (или получено уведомление в ЭДО).
• [ ] Ожидаете приказ и расчет отпускных (не позднее 3 дней до начала).

Резюме

Написание заявления на часть отпуска — это стандартная кадровая процедура‚ регулируемая ст. 125 ТК РФ. Главное — соблюдать правило «минимум 14 дней для одной части»‚ четко указывать рабочий год и конкретные календарные даты. В 2026 году процесс максимально автоматизирован через ЭДО‚ но юридическая сила имеет именно подписанное работником заявление (бумажное или электронное с УКЭП). Планируйте отдых заранее‚ соблюдайте процедуру — и ваш отпуск пройдет без бюрократических сюрпризов.

Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией. В сложных спорах обращайтесь к трудовому инспектору или адвокату по трудовому праву.