Командировка — это служебная поездка работника по распоряжению работодателя. Перед отправкой в поездку сотруднику, как правило, выдаётся денежный аванс на предстоящие расходы: проезд, проживание, суточные и иные затраты. Чтобы получить эти средства, необходимо правильно оформить заявление на аванс. В этой статье подробно разберём, как это сделать.
Законодательная база
Законодательством не установлено, за сколько дней до начала деловой поездки работнику нужно выдать аванс на командировочные расходы. Главное условие — должны быть изданы:
- приказ о направлении сотрудника в командировку;
- заявление работника с визой руководителя, где указана сумма наличных денег и срок, на который выдаётся аванс.
Важно помнить: деньги выдаются строго под отчёт, а неизрасходованный остаток должен быть возвращён в кассу компании.
Форма заявления
В законе нет требований к бланку документа — заявление можно написать в произвольной форме. Как правило, документ составляется на обычном листе бумаги формата А4. Однако в нём обязательно должны присутствовать следующие элементы:
- Получатель — руководитель организации (должность, ФИО);
- Заявитель — должность, структурное подразделение и ФИО сотрудника;
- Суть обращения и причина — цель получения аванса (командировка);
- Сумма аванса и желаемая дата получения выплаты;
- Информация о командировке — город, даты, цель поездки;
- Дата подачи заявления и подпись заявителя.
Что обязательно указать в заявлении
Будущий командировочный сотрудник обязан написать цель получения аванса, а также указать, как именно он намерен расходовать полученные средства. Рекомендуется отразить:
- цель поездки (переговоры, обучение, монтаж оборудования и т.д.);
- ожидаемые расходы: проезд, проживание, суточные;
- запрашиваемую сумму аванса;
- данные сотрудника и контактную информацию;
- параметры оплаты: за чей счёт оплачиваются суточные, проезд и проживание.
Образец заявления
Ниже приведён примерный образец заявления на выдачу аванса на командировочные расходы:
Генеральному директору
ООО «Пример»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова П.П.
тел.: +7 (9) —
Заявление
Прошу выдать мне аванс на командировочные расходы в размере 35 000 (тридцати пяти тысяч) рублей в связи с направлением в командировку в г. Москву с по на основании приказа № *-К от .
Цель командировки: участие в переговорах с партнёрами. Аванс будет израсходован на оплату проезда, проживания и суточные. По возвращении обязуюсь предоставить авансовый отчёт с подтверждающими документами.
После командировки: авансовый отчёт
По возвращении из поездки сотрудник обязан отчитаться за полученные средства. Для этого заполняется авансовый отчёт (можно использовать унифицированную форму № АО-1 по ОКУД 0302001 или форму, утверждённую организацией). В отчёте указываются:
- сумма расходов в рублях (или в валюте, при заграничных командировках);
- общая сумма расходов в командировке;
- подпись и ФИО сотрудника;
- приложенные подтверждающие документы (билеты, чеки, счета за гостиницу).
Если расходы превысили выданный аванс, оформляется заявление на перерасход по авансовому отчёту, и организация возмещает сотруднику разницу.
Полезные советы
- Подавайте заявление заблаговременно, чтобы бухгалтерия успела подготовить выплату.
- Уточните в бухгалтерии, есть ли в организации утверждённый внутренний бланк заявления.
- Сохраняйте все чеки и билеты, без них расходы не будут приняты к отчёту.
- Неизрасходованный остаток верните в кассу в установленный срок, иначе сумма может быть удержана из заработной платы.
Заявление на аванс на командировку — простой документ, который составляется в произвольной форме. Главное, указать цель поездки, сумму аванса, порядок расходования средств и заверить документ подписью. Грамотно оформленное заявление и своевременный авансовый отчёт помогут избежать споров с бухгалтерией и сделают командировку комфортной.