Архивная справка об обучении может понадобиться в самых разных ситуациях: при восстановлении утраченного диплома, подтверждении стажа, оформлении пенсии, поступлении в другое учебное заведение или трудоустройстве. В этой статье мы подробно разберём, как правильно составить и подать запрос в архив учебного заведения.

Когда нужен запрос в архив

Обращение в архив учебного заведения требуется, если:

• утерян диплом, аттестат или приложение к ним;
• нужно подтвердить период обучения для пенсионного фонда или работодателя;
• требуется справка об обучении для военкомата, визового центра или другого вуза;
• необходимо восстановить академическую справку;
• учебное заведение было ликвидировано или реорганизовано, и документы переданы в государственный архив.

Куда направлять запрос

Прежде всего определите, где хранятся нужные документы:

1. Действующее учебное заведение — запрос подаётся в архив вуза/школы, отдел делопроизводства или деканат (дирекцию) факультета. Например, в некоторых университетах заявитель подаёт запрос в отдел делопроизводства и контроля либо напрямую в деканат.
2. Ликвидированное учебное заведение — документы обычно переданы в государственный архив региона. Например, в Новосибирской области запросы направляются в Государственный архив Новосибирской области (630007, г. Новосибирск, ул. ).
3. Федеральные архивы — для документов особой значимости (например, РГАСПИ: 125009, г. Москва, ул. Б. Дмитровка, д. , тел.: +7 (495) —**).

Структура заявления (запроса)

Запрос составляется в свободной форме, но должен содержать обязательные элементы:

«Шапка» заявления

В правом верхнем углу указывается:

• наименование учреждения и должность руководителя (например: «Директору ГУ «Национальный архив…» Иванову И. И.»);
• ФИО заявителя полностью;
• адрес регистрации или фактического проживания: г. , ул. , д. , кв. ;
• телефон для связи: +7 (**) —**;
• адрес электронной почты (при наличии).

Название документа

По центру пишется: «Заявление» или «Заявление о выдаче архивной справки».

Основной текст

Пример формулировки:

«Прошу выдать архивную справку об обучении в (полное наименование учебного заведения) на имя Петровой Анны Сергеевны (в период обучения — Сидоровой), обучавшейся с 1998 по 2003 год на экономическом факультете. Справка необходима для предъявления в Пенсионный фонд РФ. Ответ прошу направить по адресу: г. , ул. , д. , кв. ».

Дата и подпись

В конце ставится дата составления и личная подпись заявителя с расшифровкой.

Какие сведения повышают шансы на успех

Чтобы архивисты быстрее нашли нужные документы, укажите максимум информации:

• полное ФИО (в т.ч. фамилию на момент обучения, если она менялась);
• точные или примерные годы обучения;
• наименование учебного заведения на момент обучения (оно могло измениться);
• факультет, специальность, группу;
• известные варианты написания фамилии;
• цель получения справки.

Необходимые документы

При подаче запроса потребуются:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (при личном обращении);
• нотариально оформленная доверенность — если запрос подаёт доверенное лицо;
• документы, подтверждающие родство (при запросе сведений о родственнике);
• копия документа о смене фамилии (если применимо).

Способы подачи запроса

1. Лично — через канцелярию или архив учебного заведения (обязательно получите отметку о регистрации на своём экземпляре).
2. Почтой — заказным письмом с уведомлением о вручении.
3. Электронно — через официальный сайт учреждения, электронную приёмную или портал госуслуг. Многие архивы размещают на сайтах готовые бланки анкет-заявлений в форматах .docx и .pdf с образцами заполнения.

Если запрос направляет организация или другое учебное заведение, заполненный бланк пересылается с сопроводительным письмом на официальном бланке с исходящим номером, датой регистрации и подписью руководителя.

Полезные советы

• Пишите разборчивым почерком, если заполняете бланк от руки — это ускорит обработку.
• Используйте готовые типовые формы с сайта архива — они учитывают тематику запросов.
• Сохраняйте копию заявления и номер регистрации обращения.
• Срок исполнения запроса обычно составляет до 30 дней с момента регистрации.
• Если получен отказ из-за недостатка сведений, уточните данные и подайте запрос повторно.

Грамотно составленный запрос в архив учебного заведения — это залог быстрого получения нужной справки. Укажите полные и точные сведения, приложите необходимые документы и выберите удобный способ подачи. В большинстве случаев архивные справки об обучении выдаются бесплатно в течение месяца.