Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий стаж и трудовую историю гражданина. Ошибки при заполнении записи об увольнении могут привести к трудовым спорам, проблемам с назначением пенсии или оформлением нового места работы. В этой статье мы подробно разберем актуальные правила 2026 года, формулировки по статьям ТК РФ, порядок заполнения граф и частые ошибки.

Нормативная база: на что опираться в 2026 году

Главный документ, регламентирующий ведение трудовых книжек — Постановление Правительства РФ от № 1393 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, правил ведения и хранения электронных трудовых книжек, а также формы трудовой книжки, формы электронной трудовой книжки, формы вкладыша в трудовую книжку, описания форм и правил их заполнения» (далее, Правила № 1393).

Также необходимо руководствоваться Трудовым кодексом РФ (ТК РФ), в частности статьей 84 (выдача трудовой книжки при увольнении) и статьей 66 (трудовая функция).

Общие правила заполнения записи об увольнении

Согласно п. 38 Правил № 1393, запись об увольнении вносится в раздел «Сведения о работе» по следующим правилам:

1. Графа 1 (Порядковый номер): ставится следующий по порядку номер записи.
2. Графа 2 (Дата): указывается дата увольнения (день, месяц, год) — день прекращения трудовых отношений. Формат: DD.MM.YYYY (например, ).
3. Графа 3 (Сведения о работе): формулировка основания увольнения. Обязательно со ссылкой на конкретную статью, часть, пункт ТК РФ.
4. Графа 4 (Документ-основание): реквизиты приказа (распоряжения) об увольнении: название, номер, дата принятия.

Основные основания увольнения и образцы формулировок (Графа 3)

Ниже приведены самые частые случаи увольнения с правильными формулировками для 2026 года.

Увольнение по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ)

Самый частый случай. Работник пишет заявление за 2 недели (если иное не установлено законом/договором).

Правильная формулировка:

Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации

Допустимые синонимы в приказе и заявлении (для записи в ТК используется только формулировка выше): «прекратить трудовой договор», «расторгнуть трудовой договор» по инициативе работника.

Увольнение по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ)

Оформляется на основе подписанного Соглашения о расторжении трудового договора.

Правильная формулировка:

Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации

Увольнение по инициативе работодателя (сокращение, ликвидация, несоответствие и т.д.)

Требуется строгая привязка к пунктам ч. 1 ст. 81 ТК РФ (или иным статьям: 278, 279, 336 ТК РФ и др.).

• Сокращение штата/численности (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ):
  

  Уволен в связи с ликвидацией организации (сокращением штата или численности работников), пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации

• Несоответствие занимаемой должности (п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ):
  

  Уволен в связи с несоответствием занимаемой должности в силу недостаточной квалификации, пункт 3 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации

• Грубое нарушение трудовой дисциплины (п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ):
  

  Уволен за грубое нарушение трудовых обязанностей, пункт 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации

Истечение срока трудового договора (ст. 79, п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)

Для срочных договоров.

Уволен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации

Переход на выборную должность или в другую организацию (п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)

Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в [Наименование организации], пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации

Отказ от перевода на другую работу (п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)

• Отказ от перевода по мед. показаниям: «Уволен в связи с отказом от перевода на другую работу, рекомендованную врачом…»
• Отказ от перевода при смене собственника: «Уволен в связи с отказом от продолжения работы при смене собственника имущества организации…»

Заполнение Графы 4: Документ-основание

В четвертой графе указываются реквизиты приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора.

Формат: Приказ № [Номер] от [Дата] «О прекращении трудового договора с [ФИО работника]»

Пример:

Приказ № 125-ОД от «О прекращении трудового договора с Ивановым И.И.»

Внимание: Название приказа пишется полностью. Номер и дата приказа должны совпадать с оригиналом документа.

Процедура оформления: пошаговый алгоритм

1. Подготовка приказа: Работодатель издает приказ в установленной форме (единая форма № Т-8 или собственная, утвержденная ЛНА).
2. Ознакомление работника: В день увольнения (последний рабочий день) работника под роспись ознакомляют с приказом.
3. Расчет и выплата: Выдается полный расчет (зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск и др.).
4. Запись в ТК: Ответственное лицо (кадровик) вносит запись в трудовую книжку в день увольнения.
5. Выдача ТК: Трудовая книжка выдается работнику лично под роспись в книге учета движения ТК (форма Т-3) или в самой ТК (графа «Подпись работника» на вкладыше/обложке). Если работник не явился — направляется заказным письмом с уведомлением.
6. Справка в СЗВ-ТД: В течение следующего рабочего дня (для организаций, перешедших на ЭТК — в сроки по ст. 66.8 ТК РФ) сдается отчетность в Пенсионный фонд (СФР).

Особенности электронной трудовой книжки (ЭТК) в 2026 году

С 2020 года ведется параллельный учет (бумажная ТК + ЭТК по выбору работника). Для работников, отказавшихся от бумажной ТК:

• Запись вносится только в ЭТК (информационную систему СФР).
• Бумажная ТК не заводится / не заполняется.
• Сведения о прекращении трудового договора передаются в СФР через оператора ЭТК в виде отчета СЗВ-ТД.
• Работодатель обязан выдать работнику Справку о работе (форму СТД-Р) в день увольнения, если работник просит, либо направить ее электронным способом.

Частые ошибки и как их избежать

Как исправить ошибку в записи об увольнении

Если ошибка обнаружена до выдачи ТК работнику:

1. Вносится запись со следующим порядковым номером: «Запись № [Н] признана недействительной».
2. В Графе 4 указывается: «По записи № [Н]».
3. Сразу ниже вносится правильная запись с новым порядковым номером.

Если ошибка найдена после выдачи ТК (работник уже ушел):

• Работодатель не имеет права требовать вернуть ТК для исправления.
• Выдается работнику Справка на бланке организации с печатью и подписью директора, в которой указывается: «В трудовой книжке № [Номер] от [Дата] запись № [Н] такого-то содержания признана недействительной. Правильная запись: …».
• Эта справка прикладывается к ТК и имеет юридическую силу.

Ответственность за нарушения

• Статья 5.27 КоАП РФ: За несвоевременную выдачу ТК, несоответствие записи ТК РФ — штраф на должностных лиц до 20 000 руб., на юрлиц, до 100 000 руб. (повышенные суммы за повторное нарушение).
• Статья 234 УК РФ: За незаконное отказа в выдаче ТК — уголовная ответственность (штраф, обязательные работы).
• Моральный вред (ст. 237 ТК РФ) — выплачивается по решению суда.

Чек-лист для кадровика перед выдачей ТК

• [ ] Порядковый номер записи верный (нет пропусков).
• [ ] Дата увольнения = Дата приказа = Последний рабочий день.
• [ ] Графа 3: Текст дословно из ТК РФ с указанием статьи, части, пункта.
• [ ] Графа 4: Полное название приказа, номер, дата.
• [ ] Подпись ответственного лица (кадровика) и печать организации (если предусмотрена ЛНА) в Графе 4 или на вкладыше.
• [ ] Работник ознакомлен с записью под роспись (в журнале Т-3 или в ТК).
• [ ] СЗВ-ТД сдан в СФР в срок.
• [ ] Выдана справка СТД-Р (для ЭТК) или выдана бумажная ТК.

Правильное оформление записи об увольнении — залог отсутствия проблем у работника в будущем (пенсия, новое трудоустройство) и безопасности работодателя от штрафов. В 2026 году ключевыми остаются: точная формулировка из ТК РФ, обязательная ссылка на приказ и своевременная выдача документа. При переходе на ЭТК акцент смещается на своевременную сдачу СЗВ-ТД и выдачу справок СТД-Р.

Статья подготовлена на основании Трудового кодекса РФ, Постановления Правительства РФ № 1393 и судебной практики на . Данная информация носит справочный характер. В сложных ситуациях рекомендуется консультироваться с трудовой инспекцией или юристом по трудовому праву.