Справка о месте работы и должности (часто называемая справкой в форме 2-НДФЛ или просто справкой из трудовой книжки) — один из самых востребованных документов для работника. Она требуется банкам для получения кредитов, посольствам для оформления виз, органам опеки, судам и новым работодателям. Ошибки в оформлении могут привести к отказу в услуге или задержке сроков. В этой статье мы подробно разберем, как правильно составить такой документ в 2026 году, какие данные обязательны, а какие, нет, и как избежать типичных ошибок.

Правовая база: какой документ регламентирует оформление?

На сегодняшний день единого утвержденного федеральным законом бланка справки «кем работал» для всех случаев жизни не существует. Однако есть ключевые нормативные акты, от которых нужно отталкиваться:

• ТК РФ (ст. 62, ст. 84.1): Работодатель обязан выдать справку в течение 3 рабочих дней с момента заявления работника. В справке должна быть информация, необходимая для реализации трудовых прав и свобод гражданина.
• Постановление Минтруда РФ от № 514н: Утверждает единую форму сведений о заработке и удержанных суммах НДФЛ (форму ЕД-731), которая обязательна для предоставления в Социальный фонд России (СФР) и налоговую инспекцию.
• Приказ ФНС РФ от № ЕД-7-11/1000@: Регламентирует порядок заполнения справки о доходах в форме 2-НДФЛ (актуальна для налоговых целей и банков).
• ГОСТ Р 7.0.97-2016: Рекомендации по оформлению делопроизводства (шапка, подписи, печать, регистрационный номер).

Важно: Если справка нужна банку, часто требуется их фирменная форма или форма 2-НДФЛ. Если визе — свободная форма на бланке компании с указанием зарплаты. Если СФР — строго форма ЕД-731.

Виды справок: какая вам нужна?

Перед написанием уточните у запрашивающей стороны (банка, консульства, HR нового работодателя), какой именно вариант им нужен:

1. Справка в свободной форме (на бланке организации). Самый частый вариант для виз, ипотеки, автокредитов. Содержит ФИО, должность, стаж, зарплату (на руки или официальную), контакты HR/бухгалтерии.
2. Справка в форме 2-НДФЛ. Официальный налоговый документ. Выдается только по месту основной работы. Показывает доходы, подлежащие облажению НДФЛ, и суммы удержанного налога за календарный год.
3. Справка в форме ЕД-731 (Сведения о заработке и удержанных суммах НДФЛ). Обязательна для СФР (расчет пособий по беременности, детям, временной нетрудоспособности). С 2023 года заменяет старую форму 182н.
4. Выписка из трудовой книжки / СТД-Р. Подтверждает стаж и должности без финансовой части. Часто требуется при приеме на новую работу или в Пенсионный фонд (СФР).

Обязательные реквизиты справки в свободной форме

Если вы пишете справку «кем работал» на фирменном бланке компании (свободная форма), согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 и ст. 62 ТК РФ, в ней обязательно должны быть:

• Шапка организации: Полное наименование (как в Уставе/ЕГРЮЛ), ИНН/КПП, юридический адрес (можно маскировать: г. , ул. , д. ), телефон (тел.: +7 () —*).
• Название документа: «СПРАВКА» (по центру, крупно).
• Регистрационный номер и дата: Номер по журналу учета исходящих документов/справок, дата составления (например, № 45-ИС от ).
• Кому выдана (адресат): «На предъявителю» (универсально) или наименование конкретного банка/органа (например, «В ПАО «Сбербанк», г. »).
• Паспортные данные работника: ФИО полностью, серия и номер паспорта (маскируем: * № * *), кем выдан, когда, код подразделения, адрес регистрации (маскируем).
• Трудовые данные:
  • Дата приема на работу (приказ № от *.*.).
  • Текущая должность (точно по штатному расписанию).
  • Подразделение (цех, отдел, филиал — если есть).
  • Вид трудового договора (срочный/бессрочный).
  • Режим работы (полный день, сменный, удаленный).
• Информация о заработной плате (если требуется адресатом):
  • Среднемесячный заработок за последние 3, 6 или 12 месяцев (указать период).
  • Разбивка: оклад, надбавки, премии (если систематичны), северные надбавки.
  • Указать: «На руки» или «Брутто (до удержания НДФЛ)».
• Цель выдачи (по желанию): «Для предоставления в ».
• Подписи:
  • Руководитель организации (Генеральный директор Иванов И.И. — маскируем ФИО: . ).
  • Главный бухгалтер (если указана зарплата), *** . .
  • HR-менеджер/Кадровый офицер (кто фактически готовил) — *** . .
• Печать организации: Круглая печать с наименованием и ОГРН (не обязательна для ИП и компаний, отказавшихся от печати, но банки её часто требуют).

Пошаговая инструкция: как написать справку (алгоритм)

Шаг 1. Получение заявления

Работник пишет заявление на имя генерального директора с просьбой выдать справку. Образец:

Генеральному директору ООО «Ромашка»
от менеджера отдела продаж
Петрова П.П. (маскировано: *** . )
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу выдать мне справку с места работы о занимаемой должности и заработной плате за последние 6 месяцев для предоставления в ПАО «Банк» (цель).
«09» апреля 2026 г. Подпись _________ /Петров П.П./

Шаг 2. Сбор данных кадровиком/бухгалтерией

• Проверить ФИО в паспорте и трудовой книжке (совпадение).
• Уточнить текущую должность по штатному расписанию (не «менеджер», а «ведущий специалист отдела продаж»).
• Рассчитать средний заработок за нужный период (обычно 6 или 12 месяцев по правилам ПФР/СФР или по банковской форме).
• Проверить, нет ли приказа об увольнении (если работник уволен, справка выдается в день увольнения или после по требованию).

Шаг 3. Заполнение бланка

Используйте шаблон организации (Word/1С/Контур.Экстерн). Заполните все реквизиты из п. 3. Не пишите от руки — только печатный текст.

Шаг 4. Подписание и заверение

• Подписывает руководитель (или уполномоченное лицо по доверенности/приказу).
• Подписывает главный бухгалтер (если есть финансовый блок).
• Ставится печать (есть/нет).
• Наклеивается на клеймо (если требуется адресатом) или просто выдается.

Шаг 5. Выдача и учет

• Внести запись в «Журнал учета выданных справок» (колонки: дата, номер, ФИО работника, кому выдана, подпись получившего).
• Выдать работнику под роспись в журнале или на втором экземпляре заявления.
• Срок: не позднее 3 рабочих дней (ст. 62 ТК РФ).

Типичные ошибки, из-за которых справку не принимают

Особенности заполнения форм 2-НДФЛ и ЕД-731 (кратко)

Форма 2-НДФЛ (для налога/банка)

• Заполняется строго по приказу ФНС (актуальный формат 2024-2026 гг.).
• Коды вида дохода: 2000 (основной), 2001 (премии), 2010 (материальная помощь) и др.
• Сдается работодателем в ФНС до 28 февраля года, следующего за отчетным. Работнику выдается по запросу.
• Можно получить через личный кабинет налогоплательщика (ЛК ФЛ) — это самый быстрый способ для работника.

Форма ЕД-731 (для СФР / пособия)

• Обязательна с 2023 года вместо 182н.
• Заполняется в разрезе месяцев за 2 предшествующих календарных года.
• Указываются: начисленные суммы, удержанный НДФЛ, периоды нетрудоспособности (больничные).
• Подписывает руководитель и главбух, заверяется печатью (если есть).
• Передается в СФР электронно (через СЭД/Контур/1С) или выдается на руки работнику.

Электронные справки и Госуслуги

В 2026 году большинство справок можно получить без визита в кадры:

1. Госуслуги (Портал Госуслуг / Приложение): Раздел «Документы» -> «Справка о доходах (2-НДФЛ)» или «Сведения о заработке (ЕД-731)». Данные подтягиваются из ФНС/СФР автоматически. Подпись — усиленная квалифицированная ЭЦП (КЭП) ФНС/СФР. Принимается везде.
2. Личный кабинет ФНС (ЛК ФЛ): Справка 2-НДФЛ за любой год за минуты.
3. Личный кабинет СФР: Справка ЕД-731 для пособий.
4. Сервисы банков (Сбер, Т-Банк, Альфа и др.): Автоматический запрос 2-НДФЛ при оформлении кредита онлайн (с согласия клиента).

Совет: Если адресат требует «оригинал с живой подписью и печатью» — электронная версия с Госуслуг не подойдет, нужна бумажная из отдела кадров.

Образец справки в свободной форме (шаблон)

ООО «ВЕКТОР» (ПОЛНОЕ НАИМЕНОВАНИЕ ИЗ УСТАВА)
ИНН 77 КПП 77*
ОГРН 1**
Юр. адрес: г. , ул. , д. *, пом. *
Тел.: +7 (***) --
E-mail: hr@.ru
№ 124-ИС от г.

 СПРАВКА

На предъявителю

Данной справкой подтверждаем, что Иванов Иван Иванович (паспорт 45 № , выдан Отделом УФМС России по г.  .*., код подр. -*), проживающий по адресу: г. , ул. , д. *, кв. *, работает в ООО «ВЕКТОР» с 15 января 2020 года (Приказ № 5-ОД от ).

Занимает должность: Старший инженер отдела технического контроля (штатное наименование).
Подразделение: Отдел технического контроля.
Трудовой договор: бессрочный, полная рабочая неделя (40 часов в неделю).
Режим работы: стандартный (пн-пт 09:00–18:00, перерыв 13:00–14:00).

За период с  по  (12 месяцев) среднемесячный заработок (брутто, до удержания НДФЛ 13%) составил: 145 000 (сто сорок пять тысяч) рублей 00 копеек.
В том числе:
— Оклад: 100 000 руб.;
— Надбавка за квалификацию: 15 000 руб.;
— Ежемесячная премия (по регламенту): 30 000 руб.
НДФЛ удержан в полном объеме.

За весь период работы дисциплинарных взысканий не имело. К отпускам допускался регулярно. Увольнение не предвидится.

Справка выдана для предоставления в ПАО «СБЕРБАНК» для оформления ипотечного кредита.

Генеральный директор _____________ /Петров П.П./ М.П.
(подпись) (расшифровка подписи) (печать)

Главный бухгалтер _____________ /Сидорова С.С./
(подпись) (расшифровка подписи)

Составил: Кадровик *** .  Тел.: +7 (***) --*

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отказать в выдаче справки?

Нет. Ст. 62 ТК РФ прямо обязывает работодателя выдавать справки в течение 3 дней. Отказ влечет штраф по ст. 5.27 КоАП РФ (для юрлиц до 50 000 руб., для должностных лиц до 5 000 руб.).

Что делать, если компания ликвидирована или ИП закрыт?

• Обратиться в архив (если дело передано в архивную службу).
• Запросить выписку из СТД-Р (страховая история) через Госуслуги/СФР — она подтверждает стаж и работодателей.
• Судом установить факт трудовой деятельности (ст. 264 ГПК РФ), для восстановления прав на пенсию/пособия.

Нужна ли печать на справке в 2026 году?

Согласно ст. 2 ФЗ «Об учетной политике» и ст. 14 ФЗ «О гос. регистрации юрлиц», компании имеют право не иметь печати. Если печать есть — ставится. Если нет — в справке пишут: «ООО «Ромашка» печатью не заверяет в соответствии с Уставом/Решением учредителя от *.*.». Банки в 90% случаев принимают такие справки, но некоторые консульства (Шенген, США) могут требовать печать обязательно, уточняйте заранее.

Как указать зарплату, если она «в конверте» (серая)?

Официально написать серую зарплату нельзя — это подлог документа (ст. 327 УК РФ) и риск для директора/буха (ст. 19.23 КоАП РФ).
Варианты:
Выдать справку только с должностью и стажем (БЕЗ зарплаты) — если адресат согласен.
Выдать 2-НДФЛ (там будет только белая часть).
Написать реальную белую зарплату и добавить строку: «Дополнительно выплачивались нерегулярные вознаграждения, не входящие в фонд оплаты труда» (рискованно).
Лучший путь — легализовать зарплату до выдачи справки.

Чек-лист перед выдачей справки (для HR/бухгалтера)

• [ ] Заявление работника получено и зарегистрировано.
• [ ] Использован актуальный бланк организации (с актуальным ИНН/КПП/ОГРН/адресом).
• [ ] ФИО работника совпадает с паспортом и приказом о приеме.
• [ ] Должность совпадает с штатным расписанием и трудовой книжкой/СТД-Р.
• [ ] Дата приема совпадает с приказом и записью в ТК/СТД-Р.
• [ ] Период расчета зарплаты соответствует требованию адресата (3/6/12 мес).
• [ ] Суммы зарплаты сверены с ведомостями начисления (форма Т-51/Т-53) и 6-НДФЛ/ЕД-731.
• [ ] Указано: брутто или нетто.
• [ ] Подписал уполномоченное лицо (Директор или лицо по Приказу/Доверенности).
• [ ] Подписал Главбух (если есть цифры зарплаты).
• [ ] Печать поставлена (или ссылка на отказ от печати).
• [ ] Запись сделана в Журнале учета справок.
• [ ] Справка выдана под роспись в срок не позднее 3 рабочих дней.

Написание справки «кем работал», рутинная, но юридически ответственная процедура. Главное правило 2026 года: данные в справке должны быть достоверными, полными и своевременно выданными. Используйте электронные сервисы (Госуслуги, ЛК ФНС/СФР) для стандартных запросов (2-НДФЛ, ЕД-731) — это исключает ошибки и ускоряет процесс. Для нестандартных целей (визы, специфические банки) готовьте справку на фирменном бланке строго по чек-листу выше. Храните журнал учета и копии выданных справок минимум 5 лет (срок хранения кадровых документов).

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. При сложных спорах обращайтесь к трудовому юристу.