Оформление документов для расчета пособий по временной нетрудоспособности — одна из самых ответственных задач кадрового и бухгалтерского учета․ До недавнего времени основным документом была справка по форме 182н․ Однако с 1 января 2023 года произошли кардинальные изменения, о которых необходимо знать каждому HR-специалисту и бухгалтеру․

Статус формы 182н на 2026 год: отменена, но не забыта

Согласно 237-ФЗ от , справка по форме 182н (КНД 1175018) полностью отменена с 1 января 2023 года․ Приказ Минтруда от № 1н (вводивший новую редакцию бланка с ) потерял силу в части обязательного использования данной формы для расчета больничных․

Важно: Ранее форма 182н утверждалась Приказом Минтруда 182н от ․ В редакции 2022 года из бланка убрали подпись главного бухгалтера, ожидая ускорения оформления, но уже через год документ был выведен из обязательного обмена․

Почему работодатели все равно сталкиваются с «справкой 182н»?

• Периоды до 2023 года: Если сотрудник заболел в 2026 году, а расчетный период (два предшествующих календарных года) включает 2021–2022 годы, данные о доходах за эти годы все равно могут запрашиваться в формате, аналогичном 182н, или из архивов․
• Судебная и спорная практика: При разбирательстве споров о выплатах за прошлые периоды инспекции и суды могут требовать предъявления исторических справок․
• Внутренняя отчетность: Некоторые организации сохраняют привычный бланк для внутреннего контроля заполнения СЗВ-ТД и СЗВ-СТАЖ․

Как сейчас считается больничный (Порядок 2023–2026 гг․)

С 2023 года расчет пособия по временной нетрудоспособности производится на основании данных, которые Социальный фонд России (СФР) получает автоматически от работодателей через отчетность:

1. СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности) — передается ежемесячно․
2. СЗВ-СТАЖ (сведения о стаже) — передается ежегодно до 1 марта․
3. ЕПН (Единый платежный налог) / Расчет 6-НДФЛ — данные о доходах, с которых уплачены страховые взносы․

Когда все равно нужно выдавать справку работнику (на руки)

Несмотря на отмену обязательной формы 182н для СФР, работодатель обязан выдать справку о доходах работнику на руки в следующих случаях (ст․ 62 ТК РФ, ст․ 14 ФЗ-212):

• При увольнении (в последний рабочий день)․
• По письменному заявлению работника (в течение 3 рабочих дней)․
• Для предоставления в банк, иные организации, новое место работы (если автоматический обмен данными не настроен или требуется история за периоды до 2023 г․)․

Какую форму использовать для выдачи на руки?

Единой утвержденной формы для выдачи работнику на руки с 2023 года не существует․ Работодатель имеет право:

1. Использовать свой бланк, утвержденный локальным нормативным актом (ЛНА) — Политикой по учету персональных данных или Положением об отделах кадров․
2. Использовать старый бланк 182н (как удобный, привычный шаблон), но без указания реквизитов приказа Минтруда 182н (так как он не действует)․ В заголовке пишут: «Справка о доходах для расчета пособия по временной нетрудоспособности»․
3. Выдать выписку из регистра страхователя (СЗВ-ТД) или справку в форме КНД 1175018 (старая форма 182н), если это удобно для бухгалтерии, но без ссылки на отмененный приказ․

Структура и правила заполнения справки (если выдаете по старому образцу или ЛНА)

Если вы решаете заполнить документ по привычной структуре (4 раздела), обратите внимание на ключевые моменты:

Раздел 1․ Сведения о страхователе (работодателе)

• Наименование организации / ФИО ИП:
• Регистрационный номер в СФР:
• Адрес:

Раздел 2․ Сведения о застрахованном лице (работнике)

• Фамилия, Имя, Отчество:
• СНИЛС:
• Дата рождения:
• Пол: *

Раздел 3․ Сведения о заработке (платежах), подлежащих учету при расчете пособия

Здесь указываются доходы за два календарных года, предшествующих году страхового случая (например, для больничного 2026 года — 2024 и 2025 годы)․

Критически важный нюанс: В справку включаются только те доходы, с которых начислялись страховые взносы в СФР․

• НЕ включаются: выплаты по больничным листам (пособия по ТН), материальная помощь до 4000 руб․ в год (если не облагается взносами), дивиденды, выплаты по гражданско-правовым договорам (ГПХ), если по ним не платились взносы в обязательном порядке․
• Включаются: зарплата, премии, надбавки, вознаграждения, с которых удержан НДФЛ И начислены взносы в СФР․

Раздел 4․ Периоды отсутствия на работе с сохранением зарплаты (без начисления взносов)

Отражаются календарные дни:

• Больничные листы (оплачиваемые за счет СФР/работодателя)․
• Декретные отпуска (по беременности и родам, по уходу за ребенком до 1,5 / 3 лет)․
• Отпуска за счет работодателя, если зарплата сохранялась, но взносы не начислялись (редкие случаи)․

Эти дни вычитаются из календарных дней расчетного периода при определении среднего дневного заработка․

Особенности для сотрудников, принятых на работу в 2026 году

Если новый сотрудник приносит справку с предыдущего места работы за 2024–2025 годы:

1. В 1С (Бухгалтерия 8․3, ЗУП 8․3) при оформлении документа «Прием на работу» на вкладке «Сведения с пред․ места работы» устанавливается флаг «Ввести базу для расчета больничных»․
2. Указываются годы (2024, 2025)․
3. В строки «База б/л» вносятся суммы дохода из справки․
4. Вносятся дни исключаемых периодов (декрет, больничные за те годы)․

Если сотрудник был ИП или самозанятым: Зарплату сама себе не начисляла, взносы платила как фиксированные платежи или НПД․ В справке 182н (или ее аналоге) по такому месту работы доходы будут нулевыми или отсутствовать․ СФР учтет это автоматически по СЗВ-ТД․

Справка 182н vs Справка о доходах (КНД 1175018 / 6-НДФЛ)

Частая ошибка — путать эти документы․

Не заменяйте один документ другим! Суммы в них будут отличаться․

Ответственность за несвоевременную выдачу

Ст․ 5․27 КоАП РФ: за несвоевременную выдачу справки о доходах (в т․ч․ для расчета больничного) при увольнении или по требованию работника:

• На должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 руб․
• На юрлиц — штраф от 30 000 до 50 000 руб․ (за повторное — до 70 000 руб․ или дисквалификация до 3 лет)․

Практический алгоритм действий бухгалтера/Кадровца в 2026 году

1. Сотрудник принес больничный (ЭЛН): Расчет производит СФР автоматически․ Вам не нужно ничего отправлять в СФР․ Вы только оплачиваете первые 3 дня (если это не декрет/уход за ребенком/карантин)․
2. Сотрудник просит справку на руки (на новое место, в банк):
   • Проверьте, переданы ли СЗВ-ТД и СЗВ-СТАЖ за все годы работы․
   • Если да, можно выдать справку в свободной форме (ЛНА) с данными за 2 предгода (доходы с взносами + дни исключений)․
   • Если сотрудник просит «по форме 182н», заполните старый бланк, но уберите ссылку на приказ Минтруда 182н, поставьте подпись руководителя и печать (если есть)․
3. Прием нового сотрудника: Попросите справку о доходах за 2 предгода (2024, 2025) в любом виде (старая 182н, свободная форма, выписка из ЛК СФР)․ Внесите данные в программу (1С) вручную через документ «Прием на работу» -> «Сведения с пред․ места работы»․
4. Увольнение: Выдайте справку о доходах за текущий год и 2 предшествующих (если не передавали в СФР оперативно) в день увольнения․

Работа в 1С: Бухгалтерия 8․3 / ЗУП 8․3

В современных конфигурациях 1С (релизы 2023–2026):

• Меню: Зарплата и кадры -> Исходящие документы -> Справка для расчета пособий (182н) — команда может называться по-разному, но функционал сохранен для внутреннего учета и печати на руки․
• Программа автоматически тянет данные из начисленных документов (Начисление зарплаты, Больничный), отсеивая доходы без взносов․
• Проверьте регистр «База для расчета пособий» перед печатью․

Резюме: Чек-лист для 2026 года

• [ ] Не отправляйте справку 182н в СФР при открытии ЭЛН․
• [ ] Сдавайте вовремя СЗВ-ТД (ежемесячно) и СЗВ-СТАЖ (до 1 марта), это основной источник для СФР․
• [ ] Храните историю начислений за 2021–2022 гг․ (на случай проверок прошлых периодов)․
• [ ] Утвердите ЛНА (локальный нормативный акт) с формой справки о доходах для выдачи работникам на руки․
• [ ] Разделяйте понятия «Справка для б/л» (только доходы с взносами) и «Справка 2-НДФЛ/КНД 1175018» (все доходы)․
• [ ] Маскируйте ПДн (ФИО, СНИЛС, адрес) при передаче образцов справок третьим лицам или публикации во внутренних инструкциях (замените на *)․

Статья подготовлена на основании нормативных актов РФ (ТК РФ, 255-ФЗ, 212-ФЗ, 237-ФЗ, Приказы Минтруда, ФНС) актуальных на ․ Данная информация носит справочный характер․ Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому юристу или профсоюзу․