Справка о режиме работы сотрудника — один из самых востребованных документов в кадровом делопроизводстве. Она может понадобиться работнику для предъявления в банк, суд, органы соцзащиты, образовательное учреждение или другую организацию. В этой статье мы подробно разберём, как правильно составить такую справку, какие сведения в ней указать и как корректно прописать действующий режим работы сотрудника.

Что такое справка о режиме работы и когда она нужна

Справка о режиме работы — это официальный документ, выдаваемый работодателем, который подтверждает факт трудоустройства сотрудника и содержит информацию об установленном для него графике работы. Унифицированной формы такого документа законодательством не предусмотрено, поэтому справка составляется в свободной форме с соблюдением общих требований к оформлению кадровых документов.

Чаще всего справка требуется в следующих ситуациях:

• при оформлении кредита или ипотеки, банк запрашивает подтверждение занятости и графика работы;
• в судебных спорах, например, при определении порядка общения с ребёнком или алиментных обязательств;
• при поступлении на учёбу — для согласования учебного и рабочего графика;
• в органах социальной защиты — для назначения пособий и льгот;
• при трудоустройстве по совместительству — чтобы подтвердить основной график работы;
• для получения визы или оформления документов за границей.

Обязательные реквизиты справки

Несмотря на свободную форму, документ должен содержать ряд обязательных сведений; Их отсутствие может стать причиной отказа в принятии справки в организации-адресате.

Сведения о работодателе

В «шапке» документа указываются:

• полное наименование организации, например: Общество с ограниченной ответственностью «»;
• ИНН и ОГРН компании: ИНН 77, ОГРН 115;
• юридический и фактический адрес: г. Москва, ул. , д. , офис ;
• контактные телефоны для подтверждения информации: +7 (4) —.

Оптимальный вариант — оформить справку на фирменном бланке организации, где все реквизиты уже присутствуют.

Реквизиты самого документа

• наименование документа — «Справка»;
• исходящий номер в соответствии с журналом регистрации, например: № /2026;
• дата составления: ;
• место составления (город).

Сведения о работнике

• фамилия, имя, отчество — например: Иванов Алексей* Сергеевич;
• занимаемая должность и структурное подразделение;
• дата приёма на работу и номер трудового договора: трудовой договор от ..20 № ;
• форма занятости, полная, неполная, по совместительству;
• при необходимости — паспортные данные или адрес работника (указываются частично, по требованию адресата).

Как правильно прописать режим работы

Это ключевая часть документа. Режим работы следует описывать максимально конкретно, со ссылкой на документ, которым он установлен (трудовой договор, правила внутреннего трудового распорядка, приказ руководителя).

Стандартная формулировка

Для сотрудника с обычной пятидневной рабочей неделей формулировка может выглядеть так:

«Для Иванова* А. С. установлена пятидневная рабочая неделя продолжительностью 40 (сорок) часов с двумя выходными днями (суббота, воскресенье). Режим рабочего времени: с 09:00 до 18:00, перерыв для отдыха и питания — с 13:00 до 14:00. Режим работы установлен трудовым договором от ..20 № * и правилами внутреннего трудового распорядка».

Если график нестандартный

Для сменного, гибкого или вахтового графика рекомендуется оформить режим работы в виде таблицы:

• в первом столбце, дни недели или порядковые номера смен;
• во втором, время начала и окончания работы;
• в третьем, продолжительность перерывов;
• в четвёртом — общее количество рабочих часов.

Пример формулировки для сменного графика:

«Работнику установлен сменный режим работы по графику «два через два»: рабочие дни — с 08:00 до 20:00, перерыв на обед — 1 час. Суммарный учёт рабочего времени, учётный период — месяц. Норма рабочего времени определяется графиком сменности, утверждённым приказом от *..20 № ».

Для неполного рабочего времени

«Сотруднику установлен режим неполного рабочего времени: неполная рабочая неделя — 3 рабочих дня (понедельник, среда, пятница) по 8 часов, с 09:00 до 18:00, перерыв — с 13:00 до 14:00. Общая продолжительность рабочего времени — 24 часа в неделю».

Завершающая часть справки

В конце документа указываются:

1. Цель выдачи — «Справка выдана для предъявления по месту требования» или конкретный адресат, например: «для предъявления в ПАО Банк «»».
2. Дата, по состоянию на которую выдана справка: «Справка выдана по состоянию на ».
3. Подпись руководителя или уполномоченного лица с расшифровкой: Генеральный директор Петров П. П.
4. Подпись ответственного исполнителя (специалиста отдела кадров) с контактным телефоном: +7 (4) *—, доб. *.
5. Печать организации — если она используется в компании;

Кто составляет справку и сроки выдачи

За подготовку документа отвечает кадровая служба: именно кадровый отдел располагает сведениями о должности, датах приёма и увольнения, особенностях графика работы. Если в справке требуется указать размер заработной платы, к оформлению подключается бухгалтерия.

По закону работник в любое время может обратиться к работодателю с просьбой о выдаче справки. Документ должен быть подготовлен и выдан не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления. Если сотрудник увольняется, справки выдаются в последний день работы при наличии письменного заявления.

Типичные ошибки при оформлении

• отсутствие исходящего номера и даты — документ теряет юридическую силу;
• размытая формулировка режима работы («работает по графику») без конкретных часов;
• отсутствие ссылки на документ, устанавливающий режим (трудовой договор, приказ);
• отсутствие подписи уполномоченного лица или печати;
• неуказание цели выдачи справки;
• ошибки в наименовании организации и реквизитах.

Краткий образец справки

Общество с ограниченной ответственностью «»
ИНН 77, ОГРН 115
Адрес: 123, г. Москва, ул. , д.
Тел.: +7 (4) —

Исх. № /2026 от

СПРАВКА

Настоящая справка выдана Иванову Алексею* Сергеевичу* в том, что он работает в ООО «*» в должности менеджера отдела продаж с ..20 (трудовой договор № * от ..20).

Работнику установлена пятидневная рабочая неделя продолжительностью 40 часов с выходными днями суббота и воскресенье. Режим рабочего времени: с 09:00 до 18:00, перерыв для отдыха и питания — с 13:00 до 14:00.

Справка выдана по состоянию на для предъявления по месту требования.

Генеральный директор ____________ /Петров* П. П./
Исполнитель: специалист отдела кадров Сидорова* Е. В., тел. +7 (4) *—
М.П.

Справка о режиме работы составляется в свободной форме, но должна содержать полные реквизиты работодателя, сведения о сотруднике, точное описание графика работы со ссылкой на устанавливающий его документ, а также подпись руководителя и печать. Чёткое и грамотное оформление документа гарантирует, что он будет принят любой организацией-адресатом без дополнительных запросов и уточнений.