Объяснительная записка по основным средствам — это документ, который сотрудник составляет, когда требуется разъяснить обстоятельства, связанные с учётом, использованием, порчей, недостачей или выбытием основных средств (ОС) организации. Такие ситуации возникают при инвентаризации, поломке оборудования, утрате имущества или расхождениях в учётных данных. Ниже разберём, как правильно составить такой документ.
Когда требуется объяснительная по основным средствам
- выявлена недостача основных средств по итогам инвентаризации;
- обнаружена порча или поломка оборудования, мебели, транспорта;
- имущество выбыло раньше срока полезного использования;
- выявлены расхождения между фактическим наличием ОС и данными бухгалтерского учёта;
- основное средство использовалось не по назначению;
- нарушены сроки или порядок постановки объекта на учёт.
Общие правила оформления
Единой законодательно утверждённой формы объяснительной записки не существует, поэтому документ составляется в свободной форме, но с соблюдением делового стиля и стандартной структуры:
- Шапка документа (правый верхний угол): наименование организации, должность и Ф.И.О. руководителя, которому адресуется записка, а также должность, подразделение и Ф.И.О. составителя.
- Название документа — по центру: «Объяснительная записка».
- Основная часть — описание фактов, причин и обстоятельств произошедшего.
- Дата и подпись составителя с расшифровкой.
Как написать основную часть
Основной текст должен содержать:
- Фактическую часть, что именно произошло: «При проведении инвентаризации выявлена недостача ноутбука Lenovo ThinkPad, инвентарный номер 00*45, первоначальная стоимость 68 000 руб.»;
- Причины и обстоятельства — почему это случилось: поломка вследствие износа, кража, форс-мажор, ошибка при перемещении между подразделениями;
- Личную позицию — признаёте ли вы ответственность, какие меры приняты для устранения последствий;
- Ссылки на подтверждающие документы — акты осмотра, заявления в полицию, служебные записки (приложения перечисляются в конце).
Пример объяснительной записки
Генеральному директору
ООО «ПромТехСервис»
Иванову И.И.
от заведующего складом №2
Петрова П.П.
Объяснительная записка
при проведении плановой инвентаризации основных средств на складе №2 (г. Москва, ул. Заводская, д. 1) выявлена недостача электропогрузчика, инвентарный номер 0012, балансовая стоимость 245 000 руб.
Поясняю, что погрузчик был передан водителю Сидорову С.С. для выполнения погрузочных работ в цехе №3, о чём составлена служебная записка от № 1. Обратно на склад погрузчик не возвращён. По факту обращался к начальнику цеха №3, обстоятельства выясняются.
Полезные советы
- Пишите кратко, по существу, без эмоциональных оценок и лишних деталей.
- Указывайте точные данные: инвентарные номера, даты, суммы, наименования объектов ОС.
- Не отказывайтесь от дачи объяснений без веской причины, но и не признавайте вину, если обстоятельства не выяснены — используйте нейтральные формулировки.
- Сохраните копию записки с отметкой о принятии (входящий номер, дата).
- Если в организации есть утверждённый шаблон — воспользуйтесь им.
Грамотно составленная объяснительная по основным средствам помогает работодателю объективно разобраться в ситуации, а сотруднику — защитить свои интересы. Главное — излагать факты честно, последовательно и со ссылками на документы, подтверждающие вашу позицию.