Объяснительная записка — это официальный документ, который сотрудник составляет по требованию работодателя или по собственной инициативе для разъяснения причин совершенного проступка, нарушения трудовой дисциплины или инцидента на производстве. Когда адресатом является начальник службы безопасности (СБ), требования к документу становятся более строгими: текст должен быть максимально точным, деловитым и юридически грамотным, так как от его содержания часто зависит решение о применении дисциплинарных взысканий, отстранении от допуска к гостайне или даже передаче материалов в правоохранительные органы.

Ниже представлена пошаговая инструкция, основанная на актуальной судебной практике и нормах Трудового кодекса РФ (ст. 193 ТК РФ), с учетом специфики работы подразделений безопасности.

Общие правила оформления и структуры

Хотя единой утвержденной формы (бланка) для объяснительной записки не существует (с 2013 г. форма Т-2 не обязательна), документ должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Документы управленческие. Общие требования к составу и оформлению».

Обязательные реквизиты документа:

1. Шапка документа (адресат и автор).
2. Наименование документа («ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА»).
3. Текст записки (описание обстоятельств, причин, аргументация).
4. Дата составления.
5. Подпись составителя с расшифровкой (ФИО).
6. Приложения (при наличии).

Пошаговое заполнение шапки (самый важный этап)

В правом верхнем углу указываются данные адресата и автора. Ошибки здесь могут привести к тому, что документ не будет принят к рассмотрению или будет утерян в делопроизводстве.

Кому (Адресат):

Обращение пишется в дательном падеже (Кому?). Обычно это руководитель организации или непосредственный руководитель структурного подразделения. В контексте СБ адресатом может быть:

• Директор / Генеральный директор ООО/АО «Название организации» Фамилия И.О.
• Начальник службы безопасности ООО/АО «Название организации» Фамилия И.О.

Пример из практики: Начальнику службы безопасности ЗАО «Инфосистемы» Зайцеву З.З.* от системного администратора Белова Б.Б.

От кого (Автор):

Указывается в родительном падеже (От кого?). Необходимо написать полную должность по штатному расписанию и полные ФИО.

• Должность: Системный администратор отдела ИТ
• ФИО: Белов Борис Борисович*

Составление основной части: логика и аргументация

Текст записки начинается со слов «ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА» (по центру строки, заглавными буквами). Далее следует повествовательная часть.

Алгоритм изложения:

1. Факт инцидента: Четко укажите дату, время и место события. Ссылайтесь на документ, зафиксировавший нарушение (акт, протокол, служебную записку, отчет дежурного сотрудника СБ).
   
   Пример: «В отношении факта нарушения режима доступа на территорию объекта в 14:30, зафиксированного актом № от *…»
2. Ваша версия событий: Излагайте хронологию своих действий. Пишите только факты, имеющие отношение к делу. Эмоции, мнения о коллегах, погода и пробки не указывайте.
3. Причины (мотивы): Объясните, почему произошло нарушение. Причины делятся на:
   • Уважительные: болезнь (справка *), форс-мажор, неисправность оборудования (бракованные детали, сбой СКУД), действия третьих лиц, незнание локального нормативного акта (ЛНА) из-за отсутствия ознакомления под роспись.
   • Неуважительные: неосторожность, грубое нарушение инструкции, личные мотивы.
4. Обстоятельства смягчающие вину: Отсутствие умысла, предотвращение более тяжелых последствий, признание ошибки, положительная характеристика, нетрудовые заслуги.

Специфика обращения к Службе Безопасности (СБ)

Написание объяснительной в СБ имеет нюансы, отличающиеся от стандартной записки руководителю отдела:

• Режим конфиденциальности: Если инцидент затрагивает гостайну, коммерческую тайну или личные данные, в тексте запрещено разглашать детали, составляющие охраняемую тайну. Пишите обобщенно: «нарушение процедуры работы с носителями конфиденциальной информации», а не «утерял флешку с базой клиентов ».
• Документальное подтверждение: СБ опирается на доказательную базу. К записке обязательно прикладывайте копии подтверждающих документов: справки о нетрудоспособности (ЛМ ), акты неисправности оборудования, скриншоты систем доступа, письма с согласованием действий.
• Отказ от написания: Если сотрудник отказывается писать объяснительную, комиссия (не менее 3 человек) составляет Акт об отказе (ст. 193 ТК РФ). Отказ не лишает права на защиту, но усложняет позицию сотрудника.
• Сроки: Работодатель обязан запросить объяснительную в течение 2 рабочих дней после обнаружения нарушения (не считая дни болезни/отпуска). Сотрудник пишет её в разумный срок (обычно 2 рабочих дня).

Образец структуры готового документа

НАЧАЛЬНИКУ СЛУЖБЫ БЕЗОПАСНОСТИ
ООО «НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ »
ИВАНОВУ И.И.
ОТ СИСТЕМНОГО АДМИНИСТРАТОРА
ОТДЕЛА ИТ ПЕТРОВА П.П.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Я, Петров Петр Петрович, занимаю должность системного администратора отдела ИТ ООО «Название организации » с  г.


В отношении служебной записки начальника отдела ИТ Сидорова С.С.* № 123 от * о факте несанкционированного доступа к серверной комнате * в 22:15, сообщаю следующее.

 в 22:10* я прибыл на территорию офиса для проведения планового технического обслуживания серверного оборудования по графику работ № 45 от . Доступ в серверную осуществлял через СКУД личной картой доступа № . Система зафиксировала вход в 22:12.

В 22:15 дежурный сотрудник СБ  зафиксировал мое присутствие в серверной без сопровождающего лица. Данное действие расценивается как нарушение п. 4.2 Инструкции по режиму доступа к помещениям повышенной секретности (утв. приказом № 10 от ).

Причиной нарушения стало неисправность системы вентиляции серверной (перегрев выше критического порога), о чем свидетельствует автоматический алерт системы мониторинга Zabbix (скриншот прилагается). В связи с угрозой выхода из строя оборудования стоимостью более  руб., я принял решение о внеплановом входе для аварийной перезагрузки систем охлаждения. О действиях уведомил дежурного администратора СБ по телефону  в 22:14* (запись разговора сохранена).
Умысла на нарушение режима не имел, действия были продиктованы необходимостью предотвращения материального ущерба организации. Ранее дисциплинарных взысканий не имел.

На основании вышеизложенного,

ПРОШУ: Принять к сведению изложенные обстоятельства как уважительную причину нарушения режима доступа и воздержаться от применения ко мне дисциплинарного взыскания.

ПРИЛОЖЕНИЯ:

 
Копия графика работ № 45 от * (1 л.).
 
Скриншот алерта системы мониторинга Zabbix (1 л.).
 
Выписка из журнала регистрации вызовов дежурного администратора СБ (1 л.).


* г. Подпись: _____________ /Петров П.П.*/