Система пропускного режима сегодня применяется на большинстве предприятий, в учебных заведениях и на охраняемых объектах. Потеря или забывчивость в отношении пропуска — частая ситуация, которая требует официального оформления в виде объяснительной записки. В этой статье мы подробно разберем, как правильно составить документ, какие нормативные акты регулируют процесс, приведем актуальные образцы на 2025–2026 годы и дадим советы юристов, чтобы избежать дисциплинарных взысканий.

Правовая основа: зачем и когда это нужно

Согласно ст. 193 ТК РФ, работодатель (или администрация учебного заведения) имеет право потребовать от сотрудника (студента) письменные объяснения в случае нарушения трудовой (учебной) дисциплины. Проход на территорию без пропуска или его утрата квалифицируется как нарушение внутреннего трудового распорядка (ПТР) или правил внутреннего распорядка обучающихся.

• Срок составления: 2 рабочих дня с момента получения требования написать объяснительную (исключая время отпуска, больничного, командировки).
• Форма: Единого утвержденного бланка (форма №) не существует. Документ пишется в свободной форме, но с соблюдением делового стиля и структуры.
• Последствия отказа: Отказ от написания не избавляет от ответственности. Комиссия составляет акт об отказе, и решение принимается на основе имеющихся материалов (часто не в пользу сотрудника).

Структура объяснительной записки: обязательные элементы

Любая официальная записка должна содержать следующие блоки (стандарт «шапка» + текст + итог):

1. Кому адресуется (шапка): Должность и ФИО руководителя организации (директора,ректора, начальника отдела) в дательном падеже. Название организации.
2. От кого (шапка): Ваша должность, структурное подразделение, ФИО полностью в родительном падеже.
3. Название документа: ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА (по центру строки).
4. Заголовок темы: Например: «Относительно утери пропуска», «Об отсутствии пропуска на входе», «О причинах прохода без пропуска».
5. Основная часть (описание ситуации): Дата, время, обстоятельства. Где и когда пропуск был виден в последний раз. Причины потери/забывчивости.
6. Меры, принятые для поиска/восстановления: Обращение в охрану, в бухгалтерию/Кадры, заявление в полицию (если кража).
7. Просьба (решающая часть): «Прошу принять к сведению», «Прошу не применять дисциплинарное взыскание», «Прошу разрешить оформить дубликат».
8. Дата и подпись: Текущая дата, расшифровка подписи.

Пошаговая инструкция: как написать грамотно

Шаг 1. Соберите факты

Прежде чем писать, восстановите хронологию: «В последний раз пропуск видел(а) (дата/время/место). Обнаружил(а) потерю (дата/время). Сразу обратился(ась) к commandant/охране/HR-менеджеру *». Конкретика, ваш главный союзник.

Шаг 2. Опишите причину честно, но профессионально

• Забыл дома: «В связи с срочным уходом из дома (помощь родственникам, ЧС) забыл пропуск на столе/в сумке».
• Утерял на территории/в пути: «Вероятно, выпал из кармана/сумки на парковке/в общественном транспорте».
• Порча/повреждение: «Пропуск стал нечитаем/сломан в результате износа/повреждения».

Совет юриста: Не пишите «пропал», пишите «утратил» или «обнаружил отсутствие». Избегайте сленга и эмоций.

Шаг 3. Укажите принятые меры (это смягчает вину)

Работодатели ценят инициативу. Обязательно укажите:

• Своевременное сообщение о проблеме ответственным лицам (ФИО охранника, HR-специалиста, можно скрыть под *).
• Написание заявления на выдачу дубликата (если предусмотрено ППР).
• Предложение компенсировать ущерб (оплата изготовления нового пропуска, ст. 238 ТК РФ). Пример фразы: «Готов(а) возместить затраты организации на изготовление нового пропуска в порядке ст. 238 ТК РФ».

Шаг 4. Оформите документ

Пишите от руки (синей ручкой) или на компьютере. Оба варианта допустимы, но рукописный вариант сложнее оспорить на предмет подделки подписи. В правом верхнем углу — адресат, ниже — автор. Текст, с красной строки, абзацами.

Образцы объяснительных записок (Шаблоны 2026)

Внимание: В образцах персональные данные и названия организаций частично заменены на * для конфиденциальности. Подставьте свои реальные данные.

Образец 1: Забыл пропуск дома (Работа)

Генеральному директору ООО «»
Иванову И.И.

От инженера отдела 
Петрова П.П.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Относительно отсутствия пропуска на входе  (дата)

Добрый день! Привожу объяснение в связи с фактом моего прохода на территорию ООО «»  (дата) без пропуска.

Утром  (дата) в связи с внезапным нездоровьем ребенка/ЧС/пожарной сигнализацией в доме, я уходил(а) из квартиры в спешке и нечаянно оставил(а) личный пропуск №  на прикроватном столе/в входной двери. Об отсутствии пропуска обнаружил(а) уже на контрольно-пропускном пункте (КПП) при предъявлении документов охраннику  (ФИО/позывной).

Сразу же сообщил(а) о ситуации дежурному администратору/HR-менеджеру . В целях подтверждения личности предъявил(а) паспорт РФ серии  № *. Написал(а) заявление на выдачу временного/постоянного дубликата пропуска.

Прошу принять данные объяснения к сведению и не применять ко мне дисциплинарное взыскание ввиду отсутствия умысла и принятых меры по устранению нарушения. Готов(а) оплатить стоимость изготовления нового пропуска.

 (дата) 
 Подпись: _____________ /Петров П.П./

Начальнику отдела безопасности ООО «»
Сидорову С.С.

От менеджера отдела продаж 
Смирнова С.С;

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Об утере пропуска № 

Привожу объяснение об утере пропуска № , выданного мне при приеме на работу  (дата).

 (дата) в период с  до  (время) я находился(ась) на территории предприятия/возвращался(ась) с обеда/командировки. В последний раз пропуск визуально контролировал(а)  (например: «при оплате в столовой», «на турникете корпуса Б»). Далее, по прибытии на рабочее место/в гардероб, обнаружил(а) его отсутствие.

Немедленно обратился(ась) к коменданту/охране (ФИО ) с просьбой проверить журналы прохода и осмотреть территорию. Одновременно написал(а) заявление на выдачу дубликата в кадровую службу (вх. номер *). Принял(а) меры по поиску: опросил(а) коллег, проверил(а) личные вещи, маршрут движения.

Причиной утери, вероятнее всего, стало неаккуратное хранение во внешнем кармане куртки/потери в общественном транспорте. Умысла на нарушение пропускного режима не имел(а).

Прошу считать пропуск №  недействительным, принять меры к его аннулированию в базе данных и разрешить оформить новый. Готов(а) возместить материальный ущерб за изготовление бланка.

 (дата) 
 Подпись: _____________ /Смирнов С.С;/

Декану  факультета ВУЗа «»
Профессору  * 

От студента(ки) группы 
Козлова К.К.*

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Относительно пропуска занятий  (даты) и отсутствия студенческого билета/пропуска

Привожу объяснение в связи с пропуском занятий по дисциплине «» * (даты пар) и фактом отсутствия студенческого билета/пропуска в здании учебного корпуса.

Причиной пропуска занятий стало: выберите нужное:

 
Острое респираторное заболевание (справка 095/у № * от * приложена).
 
Необходимость ухода за больным родственником (справка из поликлиники/больничного листа родственника приложена).
 
Задержка общественного транспорта/ДТП (распечатка Яндекс.Карт/свидетельство ДТП приложена).



Студенческий билет/пропуск в здании не имел(а) при себе, так как выберите нужное:

 
Оставил(а) в другой сумке/одежде при смене рюкзака.
 
Документ утерян  (дата), заявление на дубликат подано в деканат  (вх. номер).



Прошу принять объяснение к сведению, признать пропуски уважительной причиной и не применять меры дисциплинарного воздействия (отчисление). Обязуюсь в трехдневный срок предъявить восстановленный/новый документ.
 (дата) 
 Подпись: _____________ /Козлов К.К./