Акт проверки начисления заработной платы — это ключевой документ, фиксирующий результаты внутреннего или внешнего аудита расчетов с персоналом. Его грамотное составление необходимо для выявления ошибок, подтверждения законности выплат и защиты интересов организации при проверках Государственной инспекции труда (ГИТ) или в суде. В статье разберем нормативную базу, структуру документа, пошаговый алгоритм заполнения и типичные ошибки.

Нормативная правовая основа

Процедура проверки и составление акта регулируются совокупностью нормативных актов. Основные из них:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ): ст. 136 (сроки и порядок выплаты), ст. 135 (принципы определения заработной платы).
• ФЗ от № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»: ст. 9 (обязательность документирования хозяйственных операций первичми учетными документами).
• Постановление Госстата от № 132: утверждены единые формы первичной учетной документации (например, форма Т-51 «Расчетная ведомость для выплаты заработной платы»), которые являются основой для сверки.
• Приказ Минтруда России от № 55: рекомендации по ведению табелей учета рабочего времени (формы Т-12, Т-13).
• ФЗ от № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве»: ст. 12 (п. 5.1 ч. 1) — решения госинспекторов труда по взысканию задолженности по зарплате являются исполнительными документами.

Согласно информации из справочно-правовых систем (например, КонсультантПлюс), к документам, подтверждающим начисление заработной платы, относятся: приказы о приеме/увольнении, трудовые договоры, табели учета рабочего времени, расчетные ведомости (Т-51, Т-53), платежные поручения, кассовые ордера, ведомости начислений (форма Т-51а или собственная форма). Именно эти документы становятся объектом проверки.

Подготовка к проверке: состав комиссии и план

Перед составлением акта необходимо организовать процесс проверки.

Приказ о создании комиссии

Руководитель организации издает приказ (распоряжение) о создании ревизионной комиссии. В приказе указываются:

• Состав комиссии (председатель, члены, секретарь) — ФИО полностью скрыты ().
• Сроки проведения проверки.
• Период проверки (например, за квартал 2026 года).
• Перечень вопросов, подлежащих проверке.

Сбор документационной базы

Комиссии предоставляются следующие массивы документов (согласно практике расследования невыплаты зарплаты):

1. Нормативно-правовые акты организации: Положение об оплате труда, коллективный договор, локальные нормативные акты (ЛНА) о премировании, доплатах, надбавках.
2. Первичные документы по персоналу: Трудовые договоры (ТД), дополнительные соглашения, приказы о приеме, переводах, отпусках, увольнении, поощрениях. Личные карточки работников (форма Т-2).
3. Документы учета рабочего времени: Табели учета рабочего времени (Т-12, Т-13), заявления на отпуска/отгулы, справки нетрудоспособности.
4. Расчетные документы: Расчетные ведомости (Т-51), ведомости начислений, ведомости удержаний, реестры на выплату зарплаты через банк, платежные поручения, кассовые ордера (РКО/ПКО).
5. Документы по страховым взносам: Расчеты страховых взносов (РСВ), отчеты в СФР.

Структура акта проверки

Единой утвержденной формы акта проверки зарплаты не существует (кроме форм для инвентаризации), поэтому организация разрабатывает свою форму, закрепляя её в учетной политике или Положении о внутреннем аудите. Обязательные реквизиты (по ст. 9 ФЗ-402):

Пошаговый алгоритм заполнения раздела «Результаты проверки»

Это самая важная часть акта. Работа ведется по методике «Сверка — Анализ — Фиксация».

Шаг 1. Сверка начислений с первичкой и ЛНА

• Оклад/Тарифная ставка: Сверьте суммы в ведомости начислений с трудовыми договорами и приказами о изменении зарплаты. Проверьте: применялись ли индексации (ст. 134 ТК РФ)?
• Отработанное время: Сравните часы/дни в табеле (Т-12/Т-13) с начисленными. Проверьте: оплачены ли ночные часы, сверхурочные, работа в праздники/выходные (ст. 152, 153 ТК РФ) по повышенным коэффициентам.
• Стимулирующие выплаты: Премии, надбавки за вредность, стаж, квалификацию. Проверьте наличие оснований: приказы о премировании, Положение о бонусах, протоколы КЭК (комиссии по оценке условий труда).
• Компенсационные выплаты: Отпускные (сверка с графиком отпусков и приказами), выплата за неиспользованный отпуск при увольнении, северные коэффициенты.

Шаг 2. Проверка удержаний

• НДФЛ (ставки 13%, 15%, 30% — в зависимости от резидентства и типа дохода).
• Исполнительные документы (приказы судов, решения приставов) — в пределах 20%/50%/70% от заработка (ст. 138 ТК РФ, ст. 99 ФЗ-229).
• Удержания по вине работника (не более среднемесячной зарплаты, ст. 137 ТК РФ).
• Погашение задолженностей по судебным решениям (алименты и т.д.).

Шаг 3. Сверка выплат (фактического перечисления)

• Сверка реестров на зарплатный проект с расчетными ведомостью (Т-51).
• Проверка платежных поручений в банке: даты, суммы, БИК/номер счета получателя.
• Выявление просроченной задолженности (сверка с данными бухгалтерии и СФР по РСВ).

Шаг 4. Фиксация фактов в акте

Каждое выявленное несоответствие оформляется отдельным пунктом:

1. Суть нарушения: «В ведомости начислений за 2026 г. работнику (таб. № ) начислена премия за кв. I без приказа о премировании».
2. Норма нарушения: «Нарушение п. 3 Положения об оплате труда ООО «», ст. 135 ТК РФ».
3. Сумма расхождения: «Перерасход ФОТ: руб. коп.».
4. Причина: «Ошибка кадровика / сбой в 1С / отсутствие ЛНА».

Типовые ошибки при составлении акта

• Отсутствие приказа о проверке: Акт без основания не имеет юридической силы.
• Общие фразы вместо фактов: Писать «Нарушений не выявлено» нельзя, если проверялась выборка. Нужно писать: «По выборке сотрудников за период нарушений не выявлено».
• Игнорирование кассовых разрывов: Не сверяли начисления с фактической выдачей денег (через кассу/банк).
• Неполный состав комиссии: Отсутствие представителя профсоюза (если есть) или главного бухгалтера снизит доказательную силу.
• Скрыание данных: Нельзя маскировать суммы ошибок в самом акте (маскировка * применяется только при публикации/передаче третьим лицам, во внутреннем документе указываются точные цифры).

Образец структуры акта (шаблон для адаптации)

УТВЕРЖДАЮ
Директор ООО «»
___________ /  /«___» ___________ 202_ г.

АКТ ПРОВЕРКИ ПРАВИЛЬНОСТИ НАЧИСЛЕНИЯ И ВЫПЛАТЫ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ
за ___________ 202_ г.

г. * «___» ___________ 202_ г.
Мы, нижеподписавшиеся:
Председатель комиссии: * (должность, ФИО, подпись)
Члены комиссии: * (должность, ФИО, подпись), * (должность, ФИО, подпись)
Секретарь: * (должность, ФИО, подпись)

в составе ревизионной комиссии по приказу № * от «___» ___________ 202_ г.,
проверили правильность начисления и выплаты заработной платы
работникам ООО «» за период с ___ по ___ 202_ г.

ПРОВЕРЯЛИСЬ ДОКУМЕНТЫ:
Локальные нормативные акты (Положение об оплате труда, Положение о премировании).
Трудовые договоры и дополнительные соглашения (выборка: таб. № , , ).
Приказы о приеме, переводах, отпусках, увольнении, поощрении.
Табели учета рабочего времени (формы Т-12/Т-13) за проверяемый период.
Расчетные ведомости (форма Т-51), ведомости начислений и удержаний.
Реестры на выплату зарплаты через банк , платежные поручения № ;
Кассовые ордера (РКО/ПКО) на выдачу зарплаты.
Расчеты страховых взносов (РСВ) за соответствующие периоды.

РЕЗУЛЬТАТЫ ПРОВЕРКИ:

Начисления заработной платы:
 1.1. Оклады/тарифные ставки соответствуют ТД и приказам. Несоответствий нет.
 1.2. Отработанное время: по табелю Т-12 за * 2026 г. фактически отработано * чел.-дней, начислено за * чел.-дней. РАСХОЖДЕНИЕ: * чел.-дней (перерасчет за работника * таб. № * — переплата * руб.).
 1.3. Сверхурочные работы: начислены по коэф. 1.5/2.0 согласно ст. 152 ТК РФ. Приказы на привлечение к СР есть. Нарушений нет.
 1.4. Премиальные: выявлено начисление квартальной премии работнику * (таб. № ) в размере  руб. без основания (отсутствует приказ о премировании, не выполнены KPI). Перерасход ФОТ: * руб.

Удержания:
 2.1. НДФЛ исчислен верно (ставка 13% для резидентов).
 2.2. Удержания по исполнительным документам: в ведомости удержано * руб., по исполнительному листу № * подлежит удержанию * руб. НЕДОУДЕРЖАНИЕ: * руб.

Выплата заработной платы:
 3.1. Сроки выплаты (аванс/окончательный расчет) соблюдены (не позднее 15-го и 30-го числа).
 3.2. Суммы по реестрам банка совпадают с ведомостями Т-51. Различий нет.
 3.3. Задолженность по зарплате на конец периода: * руб. (работник * — не явился за картой/счетом).

ВЫВОДЫ И РЕКОМЕНДАЦИИ:
Признать начисления за * 2026 г. частично недостоверными в части переплаты работнику * (* руб.) и недодержания НДФЛ/исполнительских удержаний (* руб.).
Главному бухгалтеру * до «___» ___________ 202_ г.:
 ─ произвести перерасчет зарплаты работника * с удержанием переплаты (с согласия работника или в судебном порядке);
 ⎼ доначислить удержания по исполнительному листу № ;
 ─ скорректировать РСВ и 6-НДФЛ при необходимости.
Начальнику кадровика  до «___» ___________ 202_ г. обеспечить своевременное предоставление в бухгалтерию приказов о премировании и привлечении к СР;
Контроль за исполнением: Директор ООО «».

Председатель: _____________ /  /
Члены: _____________ / * /, _____________ / * /
Секретарь: _____________ / * /

Что делать после подписания акта?

Акт — это не просто отчет, это основание для корректирующих действий:

1. Корректировка учета: Главный бухгалтер оформляет проводки по корректировке начислений/удержаний (Дт 70 — Кт 91/99 или наоборот).
2. Исправление отчетности: Если ошибки затрагивают прошлые периоды (до подписания баланса) — корректируем РСВ, 6-НДФЛ, ЕФС-1. Если после, вносим в отчетность текущего периода.
3. Взыскание переплат: Если выявлена переплата зарплаты не по вине бухгалтерии (ст. 137 ТК РФ), взыскать можно только с письменного согласия работника или через суд.
4. Архивирование: Акт хранится в составе дела проверки/ревизии в соответствии с сроком хранения документов по зарплате (75 лет для персонализированного учета, 5 лет для расчетных ведомостей и акта проверки как первички).

Особенности при проверке ГИТ (Государственной инспекцией труда)

Если проверку проводит инспектор ГИТ, он составляет свой Акт проверки (протокол) по форме, утвержденной Приказом Минтруда. Ваша внутренняя проверка и акт к ней помогут:

• Подготовить документы к выезду инспектора заранее.
• Исправить ошибки до прихода проверяющих (право на исправление в установленные инспектором сроки без наложения штрафа по ст. 5.27 КоАП РФ — в случае устранения нарушения).
• Обжаловать неправомерные предписания инспектора, ссылаясь на данные собственной ревизии.

Качественный акт проверки начисления заработной платы — результат системной работы: от наличия актуальных ЛНА и дисциплины в кадрах до настроек учетной политики в 1С. Используйте чек-листы, автоматизируйте сверку табелей и ведомостей, и тогда акт будет фиксировать не хаотичные ошибки, а подтверждать прозрачность и законность вашей системы оплаты труда. Помните, что согласно судебной практике (например, дела по страховым пенсиям, рассматриваемые судами * области), документы, подтверждающие начисление и уплату взносов, являются основой для зачета стажа, а ошибки в них влекут серьезные последствия для работников и ответственность для работодателя.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ на и материалов справочно-правовых систем (КонсультантПлюс, Гарант). Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных вопросов рекомендуется обратиться к профессиональному бухгалтеру или юристу.