Обнаружение недопоставки товара при приемке, частая ситуация в деловой практике. Грамотно составленный акт недопоставки является основным документом, подтверждающим факт нарушения поставщиком обязательств по количеству. Без этого документа невозможно выставить претензию, вернуть деньги или взыскать неустойку через суд. В статье разберем правовую базу, формы документов, пошаговый алгоритм заполнения и частые ошибки.

Правовая основа и виды актов

Согласно ГК РФ (ст. 514, 471), поставщик обязан передать покупателю товар в количестве, предусмотренном договором. Если количество не соответствует накладной или договору, покупатель имеет право требовать:

• допоставки недостающего товара;
• соразмерного уменьшения цены;
• возврата уплаченной суммы за непоставленное;
• взыскания неустойки (штрафов, пени), если это предусмотрено договором.

В документообороте существует два основных подхода к оформлению акта:

1. Унифицированные формы (ТОРГ-2, ТОРГ-3) — обязательны для бюджетных организаций и рекомендованы остальным (Постановление Госкомстата от № 132).
2. Собственная форма — разработанная компанией самостоятельно и утвержденная в учетной политике приказом руководителя (ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ).

Важно: Типовой формы акта недопоставки для коммерческих организаций не существует с 2013 года (отмена обязательности унифицированных форм для бизнеса). Однако формы ТОРГ-2 и ТОРГ-3 остаются стандартом де-факто, понятным налоговой и судам.

Выбор формы: ТОРГ-2, ТОРГ-3 или свой бланк?

Форма ТОРГ-2 (Акт о расхождении в количестве и качестве при приемке товарно-материальных ценностей)

Самый популярный вариант. Состоит из двух частей:

• Основная часть — заполняется комиссией при приемке (1 экземпляр хранителю, 2 — перевозчику, 3-4, приложены к накладной МХ-1 для грузополучателя).
• Сопроводительная часть (оборот) — заполняется бухгалтерией для списания/капитального ремонта.

Применяется при приемке по количеству и качеству.

Форма ТОРГ-3 (Акт о расхождении, выявленном при приемке груза перевозчиком)

Заполняется, если расхождение обнаружено перевозчиком при погрузке/разгрузке (повреждение упаковки, несоответствие пломб). Подписывается представителем перевозчика и грузополучателя.

Собственная форма

Допускается для ИП и ООО, не работающих с госсектором. Должна содержать реквизиты, установленные ст. 9 402-ФЗ (наименование, дата, содержание хозяйственной операции, физические/денежные измерения, лица, совершившие операцию).

Пошаговая инструкция: как заполнить акт недопоставки

Шаг 1. Подготовка и осмотр

• Не подписывайте транспортную накладную (ТН) или накладную в торг-12 без замечаний, если видите недопоставку.
• Вызовите представителя поставщика (если возможно) и перевозчика для совместного осмотра.
• Составьте комиссию приемки (приказ о создании комиссии должен быть заранее).

Шаг 2. Заполнение «Шапки» документа

Шаг 3. Табличная часть: фиксация расхождений

Это ключевой раздел. Заполняется по каждой номенклатурной позиции.

1. По накладной: Наименование, единица изм., количество по документу поставщика.
2. Фактически принято: Количество, фактически пересчитанное/взвешенное на месте.
3. Расхождение (недопоставка): Разница (в штуках, кг, метрах).
4. Цена за единицу / Сумма недопоставки: Закупочная цена (с НДС или без, по договору) и общая сумма долга поставщика.
5. Причина: «Недопоставка», «Отсутствие мест», «Разбитая упаковка с недовесом».

Шаг 4. Описание обстоятельств (Текстовая часть)

В свободной форме или в поле «Примечания» опишите:

• Состояние упаковки (цела, повреждена, следы вскрытия).
• Состояние пломб/переплеток (номера пломб по накладной и фактические).
• Погодные условия (если приемка на открытом складе).
• Заявления сторон (например: «Представитель поставщика * * * отказался подписывать акт / не явился / согласился с расхождением»).

Шаг 5. Подписание и распределение экземпляров

• Акт подписывают все члены комиссии покупателя.
• Представитель поставщика/перевозчика подписывает при наличии. Если отказывается — составляется протокол отказа от подписания (или делается пометка в акте), акт отправляется поставщику заказным письмом с описью вложения.
• Проставляются печати (есть — ставим, нет, не обязательно для ИП/ООО, но желательно для веса в суде).

Образец структуры акта (для собственной формы)

АКТ О НЕДОПОСТАВКЕ ТОВАРА № 15/НД от г.
г. Москва

Мы, нижеподписавшиеся:
Председатель комиссии: Иванов И.И. (должность, подпись )
Члены комиссии: Петров П.П. (подпись ), Сидоров С.С. (подпись )

Приняли к сведению представителя поставщика ООО "Поставщик" (ИНН ):
Смирнов А.А. (должность, подпись * / ОТКАЗАЛСЯ ПОДПИСЫВАТЬ)

СОСТАВИЛИ НАСТОЯЩИЙ АКТ о том, что по Договору поставки № 123 от г.
по Накладной № 456 от г. (Товаропроводная накладная ТОРГ-12 № 789)
при приемке товара на складе по адресу: г. Москва, ул. Складская, д. 5, кв. *
ВЫЯВЛЕНО РАСХОЖДЕНИЕ (НЕДОПОСТАВКА):

--------------------------------------------------------------------------------
| № | Наименование товара | Ед.изм. | По накладной | Фактически | Недопоставка | Цена (руб.) | Сумма (руб.) |
|---|--------------------------|---------|--------------|------------|--------------|-------------|--------------|
| 1 | Виджет тип А | шт. | 100 | 95 | 5 | 500,00 | 2 500,00 |
| 2 | Гаджет тип Б (партия 3) | кг | 500 | 480 | 20 | 150,00 | 3 000,00 |
--------------------------------------------------------------------------------
ИТОГО НЕДОПОСТАВКА: 5 500,00 руб. (НДС 20% ౼ 916,67 руб.)

ОБСТОЯТЕЛЬСТВА:
Груз поступил в целой упаковке, пломбы № 12345, 12346 целы, номера совпадают с накладной.
При пересчете мест (коробок) количество совпало (10 коробок).
При пересчете содержимого коробки № 5 не хватает 5 шт. Виджета А.
При взвешивании Гаджета Б недовес 20 кг.
Претензия поставщику направится в 3-дневный срок.

Подписи:
Председатель: ____________ /Иванов И.И./
Члены: ____________ /Петров П.П./, ____________ /Сидоров С.С./
Представитель поставщика: ____________ /Смирнов А.А./ (или отказ зафиксирован)

М.П. (Печать покупателя) М.П. (Печать поставщика ౼ при наличии)

Что делать после составления акта?

Акт — это фиксация факта. Дальнейшие действия:

1. Претензия поставщику. На основании акта составляется официальная претензия (требование допоставки, возврата денег, неустойки). Срок ответа — обычно 10 дней (или по договору). Образцы претензий по недопоставке можно найти в справочно-правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант) за 2024-2025 годы.
2. Бухгалтерский учет. На основании акта бухгалтер делает проводки:
   • Дт 60 / Кт 76.АВ (выявлена недопоставка, поставщик виновен) — списание долга поставщика.
   • Дт 19 / Кт 60 (если НДС выделялся при оплате) — восстановление НДС.
   • Дт 76.АВ / Кт 51/60 (возврат денег / зачет под будущие поставки).
3. Судебная практика. Если претензия проигнорирована — иск в арбитраж. Акт является главным письменным доказательством (ст. 75 АПК РФ). Суды требуют, чтобы акт был составлен сразу при приемке, а не через неделю.

Частые ошибки, которые стоят денег

• Подписание накладной «без замечаний». Если вы подписали ТОРГ-12 или ТН чисто, доказать недопоставку потом крайне сложно (нужны свидетели, видео, экспертиза). Всегда пишите на накладной: «Принято с замечанием: недопоставка 5 шт., акт составим».
• Отсутствие приказа о комиссии. Акт, подписанный одним кладовщиком, легко оспорить. Нужен приказ/распоряжение о создании приемо-сдаточной комиссии.
• Несоответствие цен в акте и договоре. Сумма в акте должна считаться по договорным ценам (с НДС или без), иначе поставщик оспорит сумму претензии.
• Игнорирование пломб/упаковки. Если пломбы целы, а товара нет — проблема поставщика (комплектации). Если пломбы сломаны/нет, проблема перевозчика. В акте обязательно фиксируйте состояние пломб и упаковки.
• Поздняя составление. Акт составлен через 3 дня после приемки? Суд может не принять его как доказательство, так как нарушен срок предъявления претензий по качеству/количеству (обычно разумный срок / сроки ГК РФ).

Электронный документооборот (ЭДО) и 2026 год

С 2025-2026 годов все активнее внедряется обязательный ЭДО для накладных (ФЗ-374, эксперименты). Акт недопоставки также можно и нужно оформлять в ЭДО (форматированный документ или неформализованный XML/PDF с ЭЦП).

• В ЭДО акт подписывается усиленной квалифицированной ЭЦП (УКЭП) обеих сторон.
• Это исключает проблемы с «отказом подписывать» и потерянной почтой — статус доставки фиксируется оператором ЭДО.
• Для налоговой и суда такой акт имеет полную юридическую силу.

Резюме: чек-лист правильного акта

1. [ ] Составлена комиссия (приказ есть).
2. [ ] Акт составлен в день приемки (или сразу при обнаружении).
3. [ ] Использована утвержденная форма (ТОРГ-2 или своя в учетной политике).
4. [ ] Есть ссылка на Договор и Накладную (номера, даты).
5. [ ] Указаны: наименование, единицы измерения, кол-во по накладной, факт, расхождение, цена, сумма.
6. [ ] Описана упаковка, пломбы, погода, обстоятельства.
7. [ ] Подписано всеми членами комиссии покупателя.
8. [ ] Представитель поставщика подписал ИЛИ зафиксирован отказ (протокол/пометка/посылка заказным).
9. [ ] Акт передан в бухгалтерию для учета и в юр. отдел для претензии.

Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к юристу * * * или в профильную организацию по адресу: г. , ул. , д. *.