Акт, связанный с учетом рабочего времени и фиксацией фактов, касающихся работника, — важный кадровый и бухгалтерский документ․ Чаще всего под таким документом понимают акт об отсутствии работника на рабочем месте, акт о прогуле или акт, подтверждающий фактическое нахождение сотрудника на работе․ В этой статье разберем, как правильно составить такой документ, какие реквизиты он должен содержать и какие ошибки следует избегать․
В каких случаях составляется акт
Акт оформляется в следующих ситуациях:
- работник отсутствует на рабочем месте более 4 часов подряд без уважительной причины (это основание для фиксации прогула);
- необходимо зафиксировать факт нахождения сотрудника на рабочем месте (например, при проверках);
- требуется документальное подтверждение для табеля учета рабочего времени;
- готовится дисциплинарное взыскание или увольнение за прогул (пп․ «а» п․ 6 ч․ 1 ст․ 81 ТК РФ)․
Кто составляет акт
Документ составляет комиссия — как правило, не менее трех человек:
- непосредственный руководитель работника (например, начальник отдела Иванов И․ И․);
- специалист отдела кадров (Петрова А․ С․);
- свидетели — сотрудники, работающие рядом (Сидоров П․ В․*)․
В начале акта перечисляются в алфавитном порядке фамилии, инициалы и должности всех членов комиссии․
Обязательные реквизиты акта
Поскольку акт является первичным учетным документом, он должен содержать реквизиты, предусмотренные ч․ 2 ст․ 9 Закона от № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и п․ 4, 8 ФСБУ 27/2021:
- Наименование документа — «Акт об отсутствии работника на рабочем месте»;
- Дата и место составления (населенный пункт, адрес организации: г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 1);
- Наименование организации — ООО «»;
- Состав комиссии — ФИО и должности;
- Содержание факта хозяйственной жизни — описание ситуации: дата и период отсутствия, время начала и окончания фиксации;
- Измерители, продолжительность отсутствия в часах и минутах;
- Подписи членов комиссии с расшифровкой․
Пошаговый порядок составления
Шаг 1․ Зафиксируйте отсутствие
Если по прошествии четырех часов с момента, когда сотрудник должен был приступить к работе, он не появился, — составляйте акт․ Укажите точное время: «по состоянию на 14:00 работник Кузнецов М․ Н․* на рабочем месте отсутствует»․
Шаг 2․ Опишите обстоятельства
Подробно изложите факты: когда работник должен был приступить к работе, предпринимались ли попытки связаться с ним (звонки по телефону +7 (9) *—, письма на электронную почту), что ответили коллеги․
Шаг 3․ Оформите отметку в табеле
До выяснения причины отсутствия в табеле учета рабочего времени проставляется код «НН» или «30» (неявка по невыясненным причинам)․ Если табель ведется вручную, отметку ставят карандашом, чтобы потом можно было исправить․ Сотрудник, ответственный за заполнение табеля, обязан проставить соответствующие отметки․
Шаг 4․ Запросите объяснение
При появлении работника затребуйте от него письменное объяснение (ст․ 193 ТК РФ)․ Если работник отказывается давать объяснение — составьте об этом отдельный акт с отметкой об отказе․
Шаг 5․ Ознакомьте работника
Работник должен расписаться в акте․ При отказе подписывать — сделайте запись: «С содержанием акта ознакомлен, подписывать отказался» в присутствии свидетелей․
Пример структуры акта
АКТ № ___ об отсутствии работника на рабочем месте
г․ Москва «___» _______ 20__ г․
Нами, нижеподписавшимися: начальником отдела Ивановым И․ И․, специалистом по кадрам Петровой А․ С․, мастером участка Сидоровым П․ В․, составлен настоящий акт о нижеследующем:
Работник Кузнецов М․ Н․, занимающий должность _________, отсутствовал на рабочем месте «___» _______ 20__ г․ с 09:00 до 18:00, то есть в течение всего рабочего дня (8 часов)․ Попытки связаться с работником по телефону +7 (9) *— результата не дали․ Уважительные причины отсутствия работником не представлены․
Подписи членов комиссии: __________ /Иванов И․ И․*/ и др․
Полезные рекомендации
- Составляйте акт в день отсутствия — задним числом документ легко оспорить в суде;
- Если отсутствие длится несколько дней — составляйте акт ежедневно;
- Храните акты вместе с табелем и объяснительными — они понадобятся при споре в суде;
- Проверьте наличие всех обязательных реквизитов — без них документ не будет иметь доказательственной силы;
- Используйте готовые образцы и бланки актов, актуальные на текущий год, подставляя свои данные․
Правильно составленный акт на учет рабочего (об отсутствии на рабочем месте), это надежная защита работодателя при трудовых спорах и основание для корректного ведения табеля учета рабочего времени․ Соблюдайте процедуру, привлекайте свидетелей, фиксируйте все обстоятельства и не забывайте про обязательные реквизиты первичного документа․