Составление графика ежегодных оплачиваемых отпусков, одна из ключевых обязанностей кадровика и работодателя в целом. На актуальность этого процесса не снижается: ошибки в графике влекут штрафы, споры с сотрудниками и проблемы с проверяющими органами. В этой статье мы подробно разберем алгоритм действий, нормативную базу, форму Т-7, работу в 1С и нюансы внесения изменений.

Нормативная база: почему это обязательно

Главный документ, регламентирующий процесс, статья 123 Трудового кодекса РФ (ТК РФ). Она прямо обязывает работодателя:

• Утверждать график отпусков ежегодно.
• Ознакомлять с ним работников под роспись не позднее чем за две недели до начала календарного года (или до вступления в силу графика).
• Предоставлять отпуска в строгом соответствии с утвержденным графиком.

Важные разъяснения за 2024–2026 годы:

• Письмо Роструда от № ПГ/20978-6-1 — уточняет порядок указания периодов отпуска в графике.
• Письмо Роструда от № ПГ/26469-6-1 и Письмо Минтруда от № 14-6/ООГ-7025 — подтверждают обязательность ознакомления работников с графиком под подпись (в т.ч. в электронном виде при наличии ЭДО).

Выбор формы: Т-7 или свой бланк?

Согласно постановию Госкома статистики № 1 от , можно использовать:

1. Унифицированную форму № Т-7, классический вариант, понятный инспекторам ГИТ.
2. Самостоятельно разработанную форму, утвержденную локальным нормативным актом (ЛНА), приказом о документообороте или Положением об отпусках.

Рекомендация: Для малого и среднего бизнеса проще и безопаснее использовать форму Т-7. В шапке документа обязательно указывают:

• Наименование организации (ИП *).
• Номер кадрового документа.
• Дата составления проекта (например, для графика на 2026 год).
• Год графика отпусков (2026).
• Подпись руководителя и дата визирования.

Пошаговый алгоритм составления графика на 2026 год

Этап 1: Сбор исходных данных (октябрь–ноябрь 2025)

Перед заполнением таблицы кадровик должен получить:

• Список актуальных сотрудников на дату составления.
• Желания сотрудников по срокам отпуска (желательно в письменном виде или через ЭДО/портал 1С).
• Информацию о неиспользованных днях прошлых лет (переходные отпуска).
• Категории работников, имеющих право на дополнительные отпуска (вредные условия, Север, неполный день, ученые степени и т.д.).
• План производственной загрузки от руководителей отделов (чтобы не уйти все сразу).

Этап 2: Расчет продолжительности отпуска для каждого

Базовый минимум — 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Складываем:

• Основной ежегодный оплачиваемый отпуск.
• Дополнительные отпуска (за вредность, выслугу лет, нестандартный рабочий день, региональные коэффициенты и т.д.).
• Переносы с прошлых лет (если сотрудник не пользовался полностью).

Пример: Менеджер * (отдел продаж) — 28 дней (основной) + 3 дня (нестандартный день) = 31 день.

Этап 3: Заполнение таблицы формы Т-7

Колонки бланка заполняются следующим образом:

Этап 4: Утверждение и ознакомление

1. Руководитель ставит визу на проекте (дату и подпись).
2. Издается Приказ об утверждении графика отпусков на 2026 год (форма Т-7 становится приложением).
3. Критически важно: Ознакомить всех сотрудников из графика под роспись в листе ознакомления (или через ЭДО) не позднее (за 2 недели до ).

Автоматизация в 1С:ЗУП 8.3 (ред. 3)

Ручное заполнение Excel актуально только для микробизнеса (до 5–10 человек). В 1С процесс выглядит так:

1. Раздел «Кадры» → «Графики, переносы отпусков».
2. Создать документ «График отпусков».
3. Указать Год графика: 2026.
4. Нажать кнопку «Заполнить» — программа подтянет сотрудников, их стаж, категории и нормы продолжительности.
5. Проверить и скорректировать даты вручную (учесть пожелания сотрудников и производственный календарь).
6. Нажать «Утвердить» — сформируется приказ и печатная форма Т-7.
7. Использовать функцию «Ознакомление» для генерации листов росписи или отправки в личный кабинет сотрудника (ЭДО).

Работа с новыми сотрудниками (прием в течение года)

Согласно ст. 122 ТК РФ, первый отпуск предоставляется после 6 месяцев непрерывной работы (с исключениями). В график их включают по мере выхода на право.

Как оформить: Составляется Дополнение к графику отпусков (образец есть в КонсультантПлюс, Гаране); Это отдельный документ (лист), который:

• Нумеруется сквозно или как приложение к основному приказу.
• Утверждается приказом.
• Ознакомляется с новым сотрудником под подпись.

Внесение изменений в течение 2026 года

Жизнь вносит коррективы: перенос, продление, отзыв, компенсация. График — это план, приказ — это факт.

Основные сценарии:

• Перенос отпуска (ст. 124 ТК РФ): По заявлению сотрудника или по инициативе работодателя (с согласия сотрудника). Оформляется Приказ о переносе. В графике (Т-7) старые даты зачеркиваются (одной линией, чтобы читать), новые пишутся рядом или в колонке «Примечания». Выдаеться новый приказ.
• Продление (дополнительные дни): Например, за работу в выходной во время отпуска. Оформляется приказ о продлении. В графике корректируются даты окончания.
• Замена части отпуска денежной компенсацией (ст. 126 ТК РФ): Только по письменному заявлению сотрудника (не более части, превышающей 28 дней). В графике в колонке «Примечания» ставится отметка: «Часть отпуска (Х дней) заменена компенсацией».
• Отзыв из отпуска (ст. 125 ТК РФ): Только с письменного согласия сотрудника. Нельзя отозвать беременных, несовершеннолетних, работников вредных производств. Оформляется приказ об отзыве. Невыполненная часть переносится в будущий период (в график вносится запись).

Типичные ошибки кадровика (чек-лист для самопроверки)

• Нет ознакомления под роспись. Самая частая статья штрафов (ст. 5.27 КоАП РФ). Подпись должна быть живой или ЭЦП/ЭДО.
• Игнорирование «переходных» отпусков. Сотрудник не отгулял 14 дней в 2025 — они должны висеть в графике 2026 года в первой очереди.
• Нарушение порядка предоставления частей. Одна из частей обязательно не менее 14 дней (ст. 125 ТК РФ). Нельзя дробить на 3 части по 5 дней без согласия.
• Пропуск категорий с доп. отпусками. Забыли добавить 3 дня за нестандартный день или 24 дня за вредность.
• График составлен «для галочки», а приказы пишутся по факту в другом порядке. Инспектор сверит приказ с графиком — расхождения = нарушение.
• Отпуск предоставлен не в рабочем году. Рабочий год, индивидуальный (от даты приема). График календарный (янв-дек). Нужно следить за пересечением.

Хранение и отчетность

• Срок хранения: 50 лет (документы, касающиеся пенсий/стажа) или 5 лет (административные приказы) — по Листу учета и хранения. График (Т-7) и приказ к нему, 50 лет (как документ по учету рабочего времени/стажа).
• Сдача в архив: В составе дела «Приказы по основной деятельности» или отдельного дела «Графики отпусков».

Пример структуры приказа об утверждении (шаблон)

ПРИКАЗ

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ГРАФИКА ЕЖЕГОДНЫХ ОПЛАЧИВАЕМЫХ ОТПУСКОВ
НА 2026 ГОД

г.  «___» _____________ 202_ г. № -о

В соответствии со ст. 123 ТК РФ ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить График ежегодных оплачиваемых отпусков на 2026 год (приложение по форме Т-7).
Ответственным за исполнение назначить начальника отдела кадров Петрова П.П..
Ознакомить работников организации с Графиком под роспись не позднее г.
Контроль за исполнением возложить на директора Сидорова С.С..

Директор ООО «Ромашка» Иванов И.И.* /Подпись/
М.П.

График отпусков на 2026 год — это не просто формальность для инспектора труда, а инструмент планирования кадровых ресурсов и финансов (резерв под оплату отпусков). Главные правила успеха:

1. Начинайте подготовку заранее (ноябрь).
2. Используйте 1С или специализированный софт (Контур, Мое Дело, Excel-шаблоны с формулами).
3. Строго следите за процедурой ознакомления под роспись.
4. Любое отклонение от графика фиксируйте приказом и вносите в журнал/дополнение к Т-7.

Грамотно составленный график экономит нервы кадровика, деньги компании (штрафы до 50-100 тыс. руб. за повторное нарушение) и сохраняет лояльность коллектива.

Материал подготовлен на основе актуальных разъяснений Роструда, Минтруда, ТК РФ и практики применения форм Т-7 (КонсультантПлюс, Контур.Экстерн, 1С:ЗУП) по состоянию на . Персональные данные (ФИО, номера телефонов, адреса) в примерах замаскированы символами *.