Обнаружение излишков товарно-материальных ценностей (ТМЦ) на складе — это ситуация‚ требующая не только пересчета и акта инвентаризации‚ но и выяснения причин их возникновения. Согласно законодательству (в частности‚ ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» и Приказу Минфина № 119н)‚ все расхождения‚ выявленные при инвентаризации‚ подлежат документальному оформлению. Одним из ключевых документов является объяснительная записка от материально ответственного лица (МОЛ) или иных заинтересованных сотрудников.

В данной статье подробно разберем‚ как правильно составить объяснительную записку об излишках‚ приведем актуальные образцы 2024–2025 годов‚ разберем типичные ошибки и ответим на частые вопросы.

Правовая база: зачем нужна объяснительная записка?

Наличие излишков (как и нехватки) фиксируется в Акте инвентаризации (формы ИНВ-3‚ ИНВ-5‚ ИНВ-19 или иных утвержденных организацией). Однако акт лишь констатирует факт. Руководитель организации обязан установить причины расхождений (ст. 11 ФЗ-402).

• Для бухгалтерии: Основание для списания излишков на доходы организации (Дт 94 / Кт 10‚ 41 и др.) и начисления НДФЛ/страховых взносов‚ если излишки безвозмездно переданы МОЛ (хотя чаще они оприходовываются).
• Для МОЛ: Защита от обвинений в хищении или некомпетентности. Грамотная записка снимает подозрение в умышленном скрытии ТМЦ.
• Для налоговой/аудита: Доказательство хозяйственной целесообразности операций и отсутствия «серых» схем.

Важно: Отказ сотрудника писать объяснительную не освобождает организацию от обязанности выяснить причины. В таком случае составляется Акт об отказе от написания объяснительной записки (подписывается комиссией и 2–3 свидетелями).

Структура и обязательные реквизиты объяснительной записки

Строгой унифицированной формы для объяснительной записки не существует (форма ИНВ-20 отменена еще в 2013 году). Организация утверждает свой бланк в Учетной политике или использует свободную форму на фирменном бланке. Обязательные реквизиты (п. 4 ст. 9 ФЗ-402):

1. Наименование документа: «Объяснительная записка».
2. Дата составления (число‚ месяц‚ год).
3. Наименование организации (полное или сокращенное).
4. Текст объяснения: суть происшествия‚ обстоятельства‚ причины.
5. Должность‚ ФИО автора (Материально ответственного лица‚ кладовщика‚ менеджера закупок и т.д.).
6. Подпись автора с расшифровкой.

Рекомендуемые дополнительные реквизиты: номер документа (по журналу учета)‚ адресат (Генеральному директору / Руководителю)‚ ссылку на Акт инвентаризации (номер‚ дату).

Типовые причины излишков и формулировки для записки

Причина должна быть конкретной. Фразы «не знаю»‚ «случилось»‚ «ошибка» — недопустимы для аудитора и налоговой. Ниже приведены частые сценарии и грамотные формулировки.

Ошибки при приемке (пересорт‚ перевес‚ ошибка в ТОРГ-12/УПД)

«Излишки в количестве * шт. (наименование ТМЦ) сформировались вследствие арифметической ошибки кладовщика * при приемке поставки по накладной № * от . В приходный ордер (ПКО) было принято количество‚ превышающее фактическое на единиц‚ так как кладовщик учл количество мест как количество единиц товара. Фактическое количество мест — ‚ в каждом месте по * шт. Ошибка выявлена при инвентаризации № от .»

Ошибки при отпуске/комплектации (недовыдача покупателю)

«Излишки ТМЦ «*» (артикул ) в количестве * шт. возникли в результате ошибки комплектовщика при сборке заказа № от . В накладную на отпуск (М-15/ТОРГ-12) было внесено количество * шт.‚ фактически же покупателю было выдано шт. Разница в * шт. осталась на складе‚ но не была отражена в учете своевременно. Подтверждается видеофиксацией с камеры № * (фрагмент с * по ).»

Несвоевременная оприходовка возвратов от покупателей

«Излишки по позиции «» (код ) в размере шт. обусловлены возвратом товара от покупателя ООО «» по акту приемки возврата № от . Товар фактически поступил на склад *‚ однако из-за отсутствия менеджера на рабочем месте возвратный накладной (внутренний перемещения) не был оформлен в 1С / бухгалтерии до момента инвентаризации. Товар лежал в зоне возвратов на паллете № .»

Естественная убыль / пересортица (для весовых/насыпных грузов)

«Излишки насыпного материала «» в массе * кг возникли вследствие разницы между учетной естественной убылью (норма %) и фактической убылью при хранении в сухом помещении. При приемке партии № вес составил * кг. При инвентаризации фактический вес, * кг. Разница * кг (излишек) объясняется тем‚ что норма убыли заложена с запасом‚ фактические условия хранения (влажность %‚ температура °C) обеспечили лучшую сохранность. Расчет прилагается.»

Ошибки учета в 1С / программе (двойная оприходовка‚ «висячие» документы)

«Излишки в учетной системе (1С:Управление торговлей / ERP) по номенклатуре «» в количестве шт. не имеют под собой реального товара на полке. Причина: двойная оприходовка одной и той же поставки. Поставщик * привез товар по накладной № . Кладовщик оформил ПКО № . Менеджер закупок независимо оформил еще один ПКО № * на ту же накладную. Фактический остаток на полке соответствует одной партии. Вторая запись в базе — ошибочная.»

Готовые образцы объяснительных записок (Шаблоны)

Ниже приведены три универсальных образца. Данные в квадратных скобках и маски * подлежат замене на реальные.

Образец №1: От кладовщика (МОЛ) — ошибка при приемке/отпуске (Классический)

Образец №2: От менеджера закупок / логиста — ошибка документооборота

Образец №3: Коллективная записка (Комиссии инвентаризации), если МОЛ отказывается писать или причина системная

Пошаговый алгоритм действий при обнаружении излишков

1. Фиксация факта: Комиссия составляет Акт инвентаризации (ИНВ-3/ИНВ-19) в 2-х экземплярах (один — МОЛ‚ второй — бухгалтерия).
2. Запрос объяснений: Руководитель (или комиссия) вручает МОЛу требование написать объяснительную записку в течение 2 рабочих дней (срок устанавливается локальным актом).
3. Получение записки / Акта об отказе: Сбор документа.
4. Анализ причин: Бухгалтерия и комиссия проверяют обоснованность причины (сверяют с накладными‚ ПКО‚ РКО‚ видеоархивом‚ 1С).
5. Приказ о списании/оприходовании: На основании Акта и Записки издается Приказ (Распоряжение) руководителя:
   • Об оприходовании излишков (Дт 10/41 — Кт 91.01 / 98.01).
   • О списании излишков на доходы‚ если собственник не выявлен (Дт 91.09 — Кт 10/41).
   • О возмещении ущерба виновными лицами (если излишки — следствие ошибки‚ приведшей к потере др. товаров‚ или если МОЛ присвоил излишки).
6. Бухгалтерские проводки: Оформление в программе учета.
7. Налоговый учет: Излишки‚ оприходованные на счет 91.01 — доход по налогу на прибыль. НДС не восстанавливается (если не было вычета ранее)‚ но если излишки, это возврат НДС от поставщика — другие правила.

Бухгалтерские проводки по излишкам (Справочно)

Типичные ошибки при оформлении (Чек-лист для проверки)

• Отсутствие ссылки на Акт инвентаризации. Записка висит в вакууме. Обязательно укажите номер и дату Акта.
• Общие фразы без конкретики. «Ошибка программы» — плохо. «Двойное проведение ПКО № 123 от менеджером Ивановым» — хорошо.
• Нет подписи и расшифровки. Документ не имеет юридической силы.
• Исправления и зачеркивания. Объяснительная записка — первичный документ. Исправления недопустимы (п. 2 ст. 9 ФЗ-402). Перепишите чисто.
• Поздняя дата. Записка должна быть написана до издания Приказа о списании/оприходовании‚ идеально, в день инвентаризации или в ближайшие 1-2 дня.
• Игнорирование НДС. Если излишки оприходованы на 91.01‚ по ним не нужно «восстанавливать» НДС (это не приобретение)‚ но если это возврат от покупателя — нужен корректировочный счет-фактура.

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Обязан ли кладовщик писать объяснительную‚ если он не виноват (ошибка бухгалтерии/менеджера)?

Ответ: Да‚ обязан. МОЛ отвечает за сохранность и правильность учета на своем участке. Даже если ошибка чужая‚ МОЛ должен описать ситуацию: «Я принимал товар по накладной‚ в 1С пришло двойное количество по вине менеджера закупок». Это защищает кладовщика от субсидиарной ответственности.

Вопрос 2: Можно ли не оприходовывать излишки‚ а просто «подправить» остатки в 1С?

Ответ: Категорически нет. Любое изменение остатков без документа — грубое нарушение ФЗ-402 (ст. 9‚ 11). Это прямой путь к штрафам по ст. 120 НК РФ (нарушение правил учета) и проблемам при аудите/проверке; Только через Акт инвентаризации + Приказ + Проводки.

Вопрос 3: Какая стоимость берется для оприходования излишков?

Ответ: По ФЗ-402 (п. 28 ПБУ 1/2008‚ нынче ФСБУ 5/2019 «Запасы»), по рыночной (текущей) стоимости на дату инвентаризации. Если рыночная ниже учетной стоимости аналогичных запасов — могут возникнуть сложности‚ обычно берут фактическую стоимость приобретения (если известен поставщик) или рыночную.

Вопрос 4: Что делать‚ если излишки найдены у уволенного кладовщика?

Ответ: Комиссия составляет Акт. Объяснительную просит написать нового МОЛ или члены комиссии (Образец №3). Излишки оприходованы на доходы организации. Поиск виновного для взыскания ущерба (если есть нехватка по другим позициям) ведется отдельно.

Вопрос 5: Нужно ли платить НДС с суммы излишков‚ оприходованных на доходы (счет 91.01)?

Ответ: Нет. Согласно п. 1 ст. 39 НК РФ‚ доходы в виде излишков‚ выявленных при инвентаризации‚ не облагаются НДС (это не реализация‚ не передача имущества). Однако если излишки — это товар‚ по которому вы не вычели НДС при покупке (например‚ купили у физлица/самозанятого)‚ то НДС исчислять не нужно. Если же вы вычели НДС при покупке‚ а теперь оприходовываете «лишний» товар — НДС не восстанавливается‚ так как это не расходы‚ а доход.

---

Объяснительная записка об излишках — это не формальность‚ а инструмент управления рисками. Грамотно написанный документ:

• Спасает МОЛ от материальной ответственности и увольнения (ст. 81 ТК РФ).
• Дает бухгалтерии законное основание для проводок (защита от ст. 120 НК РФ).
• Помогает найти системные дыры в логистике (ЕИ‚ возвраты‚ приемка) и устранить их.

Совет: Внедрите в организации Регламент работы с расхождениями при инвентаризации (Локальный нормативный акт). В нем пропишите: сроки написания записки (например‚ «в течение 1 рабочего дня»)‚ форму бланка‚ порядок согласования с бухгалтерией и юристами‚ матрицу ответственности. Это сэкономит часы споров при каждой инвентаризации.

Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к аудитору или юристу‚ специализирующемуся на трудовом и налоговом праве.

---

Статья подготовлена на основе действующего на г. законодательства РФ (ФЗ-402‚ НК РФ‚ ТК РФ‚ ФСБУ 5/2019‚ Приказ Минфина № 119н). Персональные данные‚ номера телефонов‚ адреса и конкретные наименования организаций в образцах замаскированы символами * в целях конфиденциальности.