Делопроизводство в органах местного самоуправления города Новосибирска регулируется сложной системой нормативных правовых актов: от федеральных законов и типовых инструкций до локальных административных распоряжений. Ниже представлен подробный обзор истории, структуры и текущего правового поля, регулирующего работу с документами в Администрации города (Мэрии).

Исторический контекст: Постановление Мэра от № 333

Долгие годы основным локальным актом, регламентирующим порядок работы с документами в Мэрии, являлось Постановление Мэра города Новосибирска от 01 марта 2001 года № 333 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Мэрии Новосибирска».

• Статус акта: Утратило силу (с изменениями на 12 октября 2016 года).
• Суть документа: Устанавливал правила регистрации, учета, хранения, исполнения и архивирования дел в структурных подразделениях Администрации.
• Причина утраты силы: Необходимость приведения в соответствие с обновленным федеральным законодательством (ФЗ-41, ФЗ-149), Приказанием Росархива и переходом на электронное делопроизводство (ЭДО).

Важно: На текущую дату данный документ не может применяться как руководство к действию. Ссылки на него в современных локальных актах недопустимы.

Текущая нормативная иерархия (2026 год)

В отсутствии действующей локальной Инструкции Мэрии, делопроизводство строится на основе вышестоящих актов:

1. Федеральный уровень:
   • ФЗ от № 4-ФЗ «Об архивном деле в РФ».
   • ФЗ от № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
   • Постановление Правительства РФ от № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (применяется по аналогии/методическим рекомендациям для органов местного самоуправления).
   • Приказ Росархива (типовые инструкции, номенклатуры типовые).
2. Региональный уровень (Новосибирская область):
   • Постановление Губернатора Новосибирской области от № 345 «Об утверждении Инструкции по документационному обеспечению Губернатора и Правительства области» (с изм. от ). Является эталоном для подведомственных структур.
   • Распоряжения Главы администрации области о внесении изменений в инструкции по делопроизводству в администрации области (например, от № 74-р).
3. Местный уровень (г. Новосибирск):
   • Актуальные Распоряжения и Приказы Мэра города / Главы Администрации по вопросам документационного обеспечения (подписываются ежегодно/по мере необходимости).
   • Номенклатура дел Администрации города Новосибирска (утверждается ежегодно).
   • Графики сроков хранения дел (формируются на основе типовых номенклатур Росархива).

Организационная структура документационного обеспечения

Непосредственное методическое руководство, контроль за соблюдением правил делопроизводства и ведение Единой системы документационного обеспечения (ЕСДО) осуществляются специализированными подразделениями.

Правовой департамент Мэрии города Новосибирска

Ключевое структурное подразделение, курирующее правовую экспертизу проектов актов, согласование и учет нормативных документов. Официальная информация размещается на официальном сайте Новосибирска в разделе «Структура Администрации».

Департамент контроля и документационного обеспечения (Аналог на уровне области)

Хотя указанная структура относится к Администрации Губернатора и Правительства области, принципы организации работы в Мэрии города аналогичны. В состав департамента входит:

• Отдел делопроизводства — Канцелярия, обеспечивает прием, регистрацию, движение, контроль исполнения и отправку документов.
• Отдел подготовки и оформления правовых актов — занимается технической и юридической подготовкой проектов постановлений, распоряжений, приказов.

Руководитель отдела делопроизводства (Канцелярии): Б* С* М* (ФИО частично скрыто в соответствии с политикой конфиденциальности).
Контактный телефон канцелярии: +7 () —* (скрыт).
Адрес приема посетителей/почты: г. Новосибирск, ул. , д. * (скрыт).

Ключевые процессы современного делопроизводства в Мэрии

Переход на электронный документооборот (ЭДО)

С 2020-х годов приоритетом является полный перевод внутреннего и внешнего документооборота в электронный вид с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).

• Использование региональной информационной системы (РИС) или федеральной системы (СМЭВ/ГОСТЕХ).
• Ведение единого реестра входящих/исходящих/внутренних документов в АИС «Делопроизводство» (или аналогичной системе).
• Обеспечение юридической значимости электронных документов (Порядок подтверждения авторства, сроках хранения ЭД).

Номенклатура дел и График сроков хранения

Ежегодно (до 1 февраля отчетного года) структурные подразделения Мэрии формируют и согласовывают с архивным органом (Управлением государственной архивной службы Новосибирской области) Номенклатуру дел и График сроков хранения.

• Основа: Типовая номенклатура дел органов местного самоуправления (утв. Росархивом).
• Категории сроков хранения: временные (до 10 лет, свыше 10 лет) и постоянные.
• Формирование экспертной комиссии по отбору дел к постоянному хранению.

Контроль исполнения документов

Функция контроля за исполнением поручений Мэра, Заместителей Мэра, Главы Администрации возложена на Канцелярию (Отдел делопроизводства).

1. Регистрация поручения в системе контроля.
2. Распределение по исполнителям (соисполнителям) с установлением сроков.
3. Мониторинг сроков (автоматические уведомления в АИС).
4. Прием отчетов об исполнении, проверка качества подготовки ответных документов.
5. Докладывание руководству о состоянии исполнительской дисциплины.

Методическое обеспечение и архивное дело

Методическое руководство по подготовке документов, формированию дел, их оформлению и передаче в архив осуществляется на основе:

• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальная система стандартизации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивное дело. Документы. Основные требования к составу и параметрам реквизитов».
• ГОСТ Р 7.0.100-2018 «Архивное дело. Номенклатура дел. Общие требования к составлению».
• Методических рекомендаций Управления государственной архивной службы Новосибирской области (УГАС НО).

Контакты УГАС НО (для согласования номенклатур/графиков):
Адрес: г. Новосибирск, ул. , д.
Тел.: +7 () —*
Руководитель:

Порядок разработки и утверждения локальной Инструкции по делопроизводству (Рекомендации)

Для восстановления полноценного локального акта (в замен утратившей силу Инструкции 2001 г.) рекомендуется следующий алгоритм действий Правовым департаментом и Канцелярией:

1. Инициация: Подготовка служебной записки о необходимости разработки нового локального акта.
2. Рабочая группа: Создание рабочей группы (Приказ Мэра) из сотрудников Канцелярии, Правового департамента, ИТ-отдела, архивистов.
3. Проект: Разработка текста Инструкции с учетом:
   • Приказа Росархива от № 236 (Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству).
   • Специфики ЭДО в Мэрии (регламенты обмена, форматы файлов, профили ЭП).
   • Структуры Администрации (Департаменты, Управления, Комитеты).
4. Согласование: Внутриведомственное согласование (Правовой департамент, Главный архивист/Куратор архивного дела).
5. Экспертиза: Направление в УГАС НО на экспертное заключение (по вопросам номенклатуры, сроков хранения, порядка архивирования).
6. Утверждение: Подписание Приказом/Распоряжением Мэра города Новосибирска.

Типовые ошибки и риски (на основе практики)

• Использование утратившей силы Инструкции 2001 г. — риск несоответствия форматов документов требованиям ГОСТов и ЭДО.
• Отсутствие утвержденной Номенклатуры дел на текущий год — нарушение ст. 14 ФЗ-41, невозможность квалифицированного отбора дел.
• Нарушение сроков регистрации документов (свыше 1 рабочего дня с момента поступления/подписания).
• Хранение оригиналов электронных документов на бумажном носителе без необходимости (дублирование архивов).
• Несвоевременная передача дел в архив по истечении сроков хранения в ведомственном архиве Мэрии.

На 2026 год Мэрия города Новосибирска функционирует в режиме перехода к полноценному «безбумажному» делопроизводству. Основным регулятором остаются федеральные Правила делопроизводства (Постановление № 477) и региональные методические акты, в то время как локальная Инструкция 2001 года (Постановление № 333) утратила силу.

Приоритетные задачи текущего периода:

• Утверждение актуальной локальной Инструкции по делопроизводству.
• Полная интеграция АИС «Делопроизводство» с региональными и федеральными системами (СМЭВ, ГИС «Земля», ГИС «Строительство» и др.).
• Повышение квалификации секретарей и архивистов подразделений (обучение работе с УКЭП, профилями ЭД, формированию дел).

Примечание: В статье использованы данные из открытых источников (постановления, распоряжения, структура органов власти). Персональные данные сотрудников (ФИО, телефоны, кабинеты), адреса непубличных офисов частично замаскированы символами * в соответствии с требованиями безопасности и политикой конфиденциальности (152-ФЗ). Для получения актуальных контактных данных конкретных исполнителей обращайтесь к справочнику АИС «Делопроизводство» или на официальный портал novosibirsk.ru.