Делопроизводство является основой организационной деятельности любого органа местного самоуправления. В Администрации города Кирова данный процесс регламентируется локальными нормативными правовыми актами‚ разработанными в соответствии с федеральным законодательством. Ниже представлен подробный разбор структуры‚ основных положений и контактной информации ответственного структурного подразделения.

Нормативная правовая основа

Деятельность по делопроизводству в Администрации города Кирова строится на следующих ключевых документах:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (основной федеральный стандарт).
• Приказ Росархива от № 76 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах» (базовый методический документ).
• Устав города Кирова и Регламент Администрации города Кирова.
• Распоряжение Главы администрации (Мэра) города Кирова об утверждении локальной Инструкции по делопроизводству (актуальная редакция).

Примечание: По аналогии с практикой других крупных городов (например‚ г. Сочи‚ где утверждено Распоряжением № 93-р от )‚ в Кирове данный документ утверждается распоряжением Главы администрации и является обязательным для всех структурных подразделений.

Ответственное структурное подразделение

Координацией‚ методологическим обеспечением и контролем за соблюдением правил делопроизводства занимается специализированный орган администрации.

Управление делопроизводства и архива Администрации города Кирова

Согласно информации с официального портала admkirov.ru‚ Управление является отраслевым (функциональным) органом администрации.

Основные функции Управления:

1. Организация единого делопроизводства в Администрации.
2. Методологическое руководство делопроизводством в подведомственных учреждениях.
3. Обеспечение режима секретности и защита персональных данных при работе с документами.
4. Формирование архива Администрации‚ экспертиза документов на предмет ценности и сроков хранения.
5. Внедрение и сопровождение системы электронного документооборота (СЭД).
6. Контроль за исполнением поручений‚ контрольных сроков и качеством оформления документов.

Контактная информация Управления (частично маскирована):

• Адрес: г. Киров‚ ул. ‚ д. (Здание Администрации города Кирова‚ кабинеты ).
• Телефон справочно-информационной службы / приемной: +7 () —* (доб. ).
• Электронная почта (общая для обращений): @admkirov.ru.
• Официальный сайт: www.admkirov.ru (раздел «Структура» → «Управление делопроизводства и архива»).

Важно: Для направления официальных обращений (письменных‚ электронных) рекомендуется использовать единый портал обращений граждан или почтовый адрес Администрации: 610000‚ г. Киров‚ ул. Преображенская‚ д. (точный номер дома уточняйте на сайте).

Структура и ключевые разделы Инструкции по делопроизводству

Типовая Инструкция по делопроизводству в муниципальном образовании (образцы которых представлены в справочно-правовых системах‚ напр.‚ КонсультантПлюс) и применяемая в Администрации Кирова‚ включает следующие главы:

Глава 1. Общие положения

• Цели‚ задачи и сфера действия Инструкции.
• Основные понятия (документ‚ дело‚ номенклатура дел‚ срок хранения и т.д.).
• Принципы построения делопроизводства (единообразие‚ своевременность‚ достоверность‚ законность).

Глава 2. Организация делопроизводства

• Полномочия руководителя Администрации‚ заместителей и начальника Управления делопроизводства и архива.
• Обязанности делопроизводителей (ответственных исполнителей) в структурных подразделениях.
• Рабочий график делопроизводителей‚ обеспечение документацией и бланками строгой отчетности.

Глава 3. Учет и регистрация документов

Ключевой раздел‚ регламентирующий жизненный цикл документа:

• Входящие документы: порядок приема (почты‚ курьерской связи‚ электронных каналов)‚ первичной обработки‚ регистрации в журнале/СЭД‚ присвоения регистрационного номера (индекса).
• Исходящие документы: регистрация проектов после согласования и подписания‚ учет направленных ответов.
• Внутренние документы: учет приказов‚ распоряжений‚ служебных записок‚ актов‚ протоколов.
• Электронные документы: особенности регистрации в СЭД «*» (название системы уточняется локально)‚ использование усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).

Глава 4. Исполнение документов и контроль

• Распределение входящих документов по исполнителям (распоряжения руководителя).
• Установление и продление контрольных сроков исполнения.
• Организация контроля за исполнением поручений Главы администрации‚ Мэра‚ вышестоящих органов власти.
• Формирование отчетов о ходе исполнении (планки контроля‚ справки).

Глава 5. Оформление документов

• Требования к реквизитам документов (ГОСТ Р 7.0.97-2016‚ ГОСТ Р 7.0.100-2018).
• Образцы бланков Администрации города Кирова (с гербом города‚ реквизитами организации).
• Правила оформления приложений‚ таблиц‚ схем.
• Оформление документов‚ созданных в электронном виде.

Глава 6. Созведение дел и номенклатура дел

• Порядок создания дел из исполненных документов (сборка‚ пронумеровка листов‚ зашивка).
• Утверждение Номенклатуры дел (утверждается ежегодно до 1 февраля текущего года).
• Состав дел: постоянного‚ временного хранения (сроки: 10 лет‚ 50 лет‚ 75 лет‚ бессрочно).

Глава 7. Архивное дело и хранение документов

• Передача дел в архив Администрации (акты приема-передачи‚ описи).
• Обеспечение условий хранения (температура‚ влажность‚ пожаробезопасность).
• Предоставление документов по запросам граждан‚ организаций и должностных лиц (с соблюдением закона о доступе к информации и защите ПДн).
• Экспертиза документов на предмет ценности и сроков хранения (экспертная комиссия).
• Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акты экспертизы‚ акты уничтожения).

Глава 8. Электронное документооборот и информационная безопасность

• Порядок работы в СЭД: создание‚ согласование‚ подписание‚ регистрация‚ исполнение‚ архивирование электронных документов.
• Требования к электронной подписи (виды ЭП‚ ключевые носители).
• Резервное копирование‚ защита от несанкционированного доступа‚ учет инцидентов ИБ.

Особенности текущего этапа (2025–2026 гг.)

На современном этапе Администрация города Кирова делает акцент на:

• Полном переходе на электронное делопроизводство (минимизация бумажного оборота).
• Интеграции СЭД с региональными (ГИС КО РК) и федеральными (СМЭВ‚ ГОСУСЛУГИ) системами.
• Цифровизации архивных фондов (сканирование ценных документов для удаленного доступа).
• Соблюдению требований 152-ФЗ при обработке персональных данных в документообороте.

Порядок обращения за разъяснениями

Сотрудники структурных подразделений Администрации‚ а также граждане и организации‚ имеющие вопросы по правилам оформления обращений‚ срокам рассмотрения или работе с архивом‚ могут обратиться в Управление делопроизводства и архива:

• Через официальный сайт: раздел «Обращения граждан» (электронная приемная).
• По телефону справки: +7 (*) —*.
• Лично: по адресу г. Киров‚ ул. ‚ д. (режим приема: пн-пт с : до :‚ перерыв с : до :; точный график уточняйте на сайте).

Статья подготовлена на основе открытых данных официального сайта Администрации города Кирова (admkirov.ru)‚ федерального законодательства и типовых рекомендаций Росархива. Текст носит информационный характер. Для получения актуальной редакции Инструкции и Номенклатуры дел обращайтесь непосредственно в Управление делопроизводства и архива.