Данная статья представляет собой подробный разбор Инструкции по делопроизводству Администрации Краснодарского края, утвержденной в 2021 году. Документ регламентирует порядок работы с документами во всех структурных подразделениях администрации, обеспечивая единство требований к учету, регистрации, исполнению, хранению и уничтожению дел.

Нормативная база и правовое основание

Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством РФ и региональными правовыми актами. К ключевым документам, на которые ссылается инструкция, относятся:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Федеральный закон от № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
• Постановление Правительства РФ от № 115 «Об утверждении Положения о делопроизводстве в федеральных органах исполнительной власти» (применяется по аналогии).
• Закон Краснодарского края от .. № * «Об администрации Краснодарского края».
• Приказы и распоряжения Главы Администрации Краснодарского края (Губернатора) и Управделами Администрации.

Важно: Инструкция 2021 года пришла на смену предыдущим версиям (например, 2015 или 2018 гг.), внедрив актуальные требования к работе с электронными документами и взаимодействию через АИС «Делопроизводство» (или иную используемую в крае автоматизированную систему).

Сфера действия и основные определения

Кому применяется документ

Действие Инструкции обязательно для:

• Всех структурных подразделений Администрации Краснодарского края (департаментов, управлений, отделов, секторов).
• Служащих, осуществляющих работу с документами (делопроизводителей, секретарей, руководителей, исполнителей).
• Подведомственных организаций в части взаимодействия с Администрацией по документообороту.

Ключевые термины (согласно Инструкции)

1. Дело — совокупность документов, связанных единой темой, собранных в установленном порядке и оформленных в твердой обложке (или сформированных в электронном виде).
2. Номенклатура дел — утвержденный перечень названий дел с указанием сроков хранения, формируемый ежегодно.
3. Единый реестр входящих/исходящих документов, электронный журнал учета в АИС.
4. Электронный документ, документ в электронной форме, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
5. Исполнитель — служащий, на которого возложено исполнение документа.

Организация делопроизводства: структура и ответственность

Роль Управдела (Управления делами)

Централизованное методическое руководство делопроизводством осуществляет Управление делами Администрации Краснодарского края (далее — Управдела).

Основные функции Управдела:

• Методическое обеспечение и контроль за соблюдением Инструкции.
• Формирование и утверждение Номенклатуры дел ежегодно до *. (обычно 1 февраля);
• Организация работы с секретными и конфиденциальными документами.
• Приемка дел в архив Администрации.
• Администрирование АИС «Делопроизводство».

Ответственные лица в структурных подразделениях

В каждом структурном подразделении назначается ответственный за делопроизводство (делопроизводитель/секретарь) приказом руководителя подразделения.

Его обязанности включают:

• Своевременную регистрацию входящих и исходящих документов.
• Рассылку документов на исполнение по согласованию с руководителем.
• Контроль сроков исполнения поручений.
• Сборку и оформление дел по Номенклатуре.
• Подготовку дел к архивированию.

Примечание: ФИО ответственных лиц и контактные телефоны указываются во внутренних приказах и справочниках Администрации (например, тел.: +7 () -*-, доб. ).

Учет и регистрация документов

Регистрация производится в день поступления (входящих) или в день подписания (исходящих) исключительно в АИС «Делопроизводство». Бумажные журналы не ведутся, за исключением случаев сбоев в работе АИС (тогда ведется временный журнал с последующим переносом данных).

Входящие документы

• Поступление: Почта (в т.ч. ЭДО), курьерская доставка, лично от граждан, через портал Госуслуг/Региональный портал, факс (если применяется).
• Сканирование: Бумажные оригиналы сканируются в ЦПО (Центре обработки оригиналов) или у секретаря с разрешением не менее 300 dpi, формат PDF/A.
• Регистрационный номер: Присваивается автоматически АИС (формат: ВХ-ГГГГ-ННННН).
• Резолюция руководителя: Ставится на электронном образце документа в АИС (вида «На исполнение», «На рассмотрение», «В дело» и т.д;).

Исходящие документы

• Создание: Исполнитель готовит проект в АИС или загружает файл.
• Согласование: Проходит этапы электронного согласования (маршрут задается делопроизводителем/руководителем). Обязательно согласование с юристами (правовое управление) и финансовым блоком (если затрагиваются бюджетные вопросы).
• Подписание: Только УКЭП уполномоченного лица (Губернатор, Заместители, Начальник Управдела — в пределах компетенции).
• Регистрация: Номер присваивается после подписания (формат: ИСХ-ГГГГ-ННННН).
• Отправка: Через ЭДО (СБИС, Диадок, ТКС и др.), Почту России (ЕМС/Заказное), курьером, на портал;

Внутренние документы (Приказы, Распоряжения, Письма внутренние)

Регистрируются в отдельных реестрах АИС. Нумерация сквозная за год. Проект приказа размещается на согласование минимум на 3 рабочих дня (если иное не установлено руководителем).

Исполнение документов и контроль сроков

Установление сроков

Контроль исполнения

• Ежедневный: Депопроизводитель проверяет реестр «На контроле» в АИС.
• Еженедельный: Руководитель подразделения совещание/отчет по просроченным.
• Ежемесячный: Управдела формирует сводную ведомость по исполнительской дисциплине для руководства Администрации.
• Поручения Главы края: Контроль ведет лично Начальник Управдела / Администратор АИС. Срок отчета — строгий.

Просрочка: В случае просрочки исполнитель пишет служебную записку с объяснением причин и указанием реального срока. Документ переводится в разряд «На контроле с просрочкой».

Работа с электронными документами и АИС «Делопроизводство»

Инструкция 2021 года делает акцент на «безбумажном» делопроизводстве.

Требования к электронным документам

• Формат: PDF/A-1b (для архивных копий) или DOCX/XLSX (для рабочих версий).
• Подпись: Только УКЭП (выданная аккредитованным УЦ, сертификат на ФЛ/ЮЛ). Простая ЭП недопустима для исходящих и приказов.
• Атрибуты карточки документа в АИС: Вид, Тип, Тема, Номер/Дата, Корреспондент, Исполнитель, Срок, Классификация (Гриф доступа).

Электронный документооборот (ЭДО)

Взаимодействие с федеральными органами, судами, прокуратурой, органами местного самоуправления Краснодарского края ведется через:

• СМЭВ (СМЭВ 3) — для межведомственного взаимодействия.
• Региональную систему ЭДО (интеграция с АИС «Делопроизводство»).
• Операторов ЭДО (Ростелеком, СБИС, Контур, Тензор и др.) — для взаимодействия с коммерческими организациями и физлицами.

Оригиналы бумажных документов

При получении бумажного оригинала (договоры, уставы, документы с печатями/подписями, не переданные по ЭДО):

1. Сканируется в АИС.
2. Оригинал передается в исполнение / в дело.
3. После исполнения оригинал складывается в дело (если дело бумажное) или передается в архив/контрагенту.

Номенклатура дел и формирование дел

Утверждение Номенклатуры

Номенклатура дел на очередной год готовится Управделами на основании типовых номенклатур (Росархив) и специфики работы подразделений. Утверждается приказом Начальника Управдела / Главы Администрации не позднее 1 февраля текущего года.

Принципы формирования дел

• Годовой цикл: Дела формируются за календарный год (1 января – 31 декабря).
• Тематический принцип: Одно дело — одна тема / один вопрос / один объект.
• Объем дела: Не более 250 листов (бумажных). При превышении дело продолжается (томируется): Дело № 1 т.1, Дело № 1 т.2.
• Электронные дела: Формируются в АИС автоматически на основе привязки документов к рубрикатору номенклатуры. Физическая сборка не требуется, формируеться «Электронное дело» с экспортом в ZIP/PDF-пакет для архива.

Оформление дела (бумажное/гибридное)

1. Обложка бланка установленного образца (цвет: желтый — временные, красный — постоянные, зеленый — учетно-хранительные).
2. Внутренний перечень документов (форма № 11 или аналог в АИС).
3. Документы хронологически (ранние — в начале).
4. Нумерация листов сквозная карандашом/печатью в правом верхнем углу.
5. Сшивка, склеивание корешка, простановка печени Управдела/подразделения.

Сроки хранения и архивирование

Категории сроков хранения (согласно Номенклатуре)

• Временные: до 10 лет (исполнительская документация, рутинная переписка, отчетность текущая).
• Долгосрочные: более 10 лет до 75 лет (персональные дела служащих — 75 лет, дела по кадрам, земельные, городстроительные).
• Постоянные: бессрочно (приказы о структуре, уставы, исторические документы, акты приема-передачи имущества).

Передача в архив Администрации

Производится ежегодно в I квартале года, следующего за отчетным (обычно январь–март).

Порядок:

1. Подразделение готовит Акт приема-передачи дел в архив (в 2 экз.).
2. Сдает дела в Управдела (каб. *, тел. +7 () -*-*).
3. Архивариус Управдела проверяет оформление, перечень, состояние.
4. Подписывает Акт. Один экземпляр остается в подразделении, второй — в архиве.

Работа с документами ограниченного доступа

Отдельный раздел Инструкции регламентирует работу с:

• Государственной тайной (согласно ФЗ-98, Инструкции ФСБ/ФСТЭК). Учет в спецжурналах/АИС «Секрет», хранение в сейфах/кабинетах спецхранения. Доступ только лицам с допуском.
• Служебной тайне / Конфиденциальной информации (персданные, коммерческая тайна, налоговая тайна). Грифы: «Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Персональные данные».
• Передача таких документов только под роспись в журнале или через защищенные контуры связи (ТКС, ВПН).

Ответственный за режим секретности в Администрации: Начальник отдела режима секретности Управдела (ФИО: , тел.: ).

Рассмотрение обращений граждан и юридических лиц

Регламентируется совместно Инструкцией по делопроизводству и Положением о порядке рассмотрения обращений… (утв. Постановлением Администрации).

Этапы работы с обращением

1. Регистрация в реестре обращений (модуль АИС).
2. Распределение руководителем Администрации / куратором (в течение 3 дней).
3. Исполнение профильным подразделением (срок 30 дней).
4. Подготовка ответа (проект ответа согласовывается в АИС).
5. Подписание ответа уполномоченным лицом (Заместителем Главы, Начальником Управдела).
6. Отправка заявителю (почта, ЭДО, личный кабинет Госуслуг).
7. Контроль качества (повторные обращения, жалобы на качество ответа).

Особенности 2021 года

Внедрена обязательная привязка обращения к классификатору тем (онтологии) для аналитики. Усилен контроль за соблюдением сроков через дашборды в АИС, доступные руководству в режиме реального времени.

Уничтожение документов

Уничтожение допускается только после истечения сроков хранения, установленных Номенклатурой, и проведения экспертизы ценности документов.

Комиссия по экспертизе

Создается приказом Начальника Управдела / Главы Администрации. Состав: председатель (зам. Начальника Управдела), секретарь (архивариус), представители юристов, профильных управлений.

Порядок действий

1. Формирование акта отбора к уничтожению (по результатам экспертизы).
2. Утверждение акта руководителем Администрации;
3. Уничтожение бумажных носителей: шредером (класс секретности П-3/П-4) или сжиганием (для секретных) в присутствии комиссии.
4. Уничтожение электронных: безвозвратное удаление из АИС и резервных копий по акту.
5. Составление Акта об уничтожении (хранится постоянно).

Контроль за соблюдением Инструкции

• Плановые проверки: Управдела проводит аудит делопроизводства в подразделениях 1 раз в полугодие (график утверждается в начале года).
• Внеплановые: по поручению руководства, при выявлении нарушений, при смене руководителя подразделения.
• Критерии проверки: своевременность регистрации, качество сканирования, исполнительская дисциплина, оформление дел, соблюдение режима доступа, наличие актуализированной Номенклатуры.
• Результаты: Акт проверки, предписание об устранении нарушений (срок устранения, 10 рабочих дней). Повторные нарушения, основание для служебного расследования / дисциплинарного взыскания.

Переходные положения и внедрение (актуально для 2021 г.)

При переходе на новую редакцию Инструкции в 2021 году были предусмотрены меры:

• Обучение служащих (семинары, вебинары, инструкции-помощники «Quick Start») в период *..2021 – ..2021.
• Миграция данных из старой АИС / бумажных журналов в новую АИС «Делопроизводство» (ведущий интегратор: ООО «» / ГБУ «*»).
• Параллельный ведение учета в старом и новом виде в течение 1 месяца для верификации.
• Актуализация должностных инструкций делопроизводителей с учетом новых функций АИС.

Инструкция по делопроизводству Администрации Краснодарского края 2021 года является основным локальным нормативным актом, обеспечивающим правовую силу, достоверность и доступность документов управления. Ее ключевые отличия от предыдущих версий, глубокая интеграция с АИС, обязательное использование УКЭП, стандартизация метаданных для межведомственного обмена и жесткий регламент контроля исполнительской дисциплины.

Рекомендации для служащих:

1. Ежедневно проверяйте личный кабинет в АИС «Делопроизводство» на предмет новых задач и сроков.
2. Используйте только корпоративные ключи УКЭП (на рутокенах/флешках), не передавайте их третьим лицам.
3. Сканы загружайте в качество не ниже 300 dpi, проверяйте читаемость перед отправкой на согласование.
4. Своевременно формируйте дела по Номенклатуре, не копите документы на рабочем столе/в почте до конца года.
5. При возникновении вопросов обращайтесь к ответственному за делопроизводство в своем подразделении или в Управдела (каб. *, тел. +7 () —, e-mail: *@admkrai.krasnodar.ru).

---

Данная статья носит информационный характер и представляет собой обобщенное описание типовой структуры Инструкции по делопроизводству Администрации Краснодарского края 2021 года. Для работы с конкретными документами необходимо обращаться к оригиналу локального нормативного акта, хранящемуся в АИС «Делопроизводство» или на интранет-портале Администрации.