Оформление ежегодного оплачиваемого отпуска — это обязательная процедура, регулируемая Трудовым кодексом РФ (ст․ 123 ТК РФ)․ Работник должен написать заявление, а работодатель, издать приказ․ В этой статье мы разберем, как правильно составить документ, какие существуют виды отпусков и какие нюансы учитывать в 2026 году․

Общие правила написания заявления

Согласно ст․ 123 ТК РФ, отпуск предоставляется на основании заявления работника․ Закон не устанавливает строгой формы бланка, поэтому документ пишется в свободной форме на чистом листе бумаги формата А4 или на бланке организации (если таковой утвержден локальным нормативным актом)․

Обязательные реквизиты документа:

• Шапка: Кому (ФИО руководителя организации, должность, название ООО/ИП/учреждения)․
• От кого: ФИО работника, должность, структурное подразделение․
• Название документа: «Заявление» (по центру строки)․
• Текст просьбы: Четкое указание вида отпуска, дат начала и окончания, общего количества календарных дней․
• Основание (при необходимости): Ссылка на ст․ ТК РФ, коллективный договор или локальный акт (например, «согласно графика отпусков на 2026 год»)․
• Дата составления и подпись работника с расшифровкой․

Важно: Заявление пишется от руки или печатается на компьютере․ Подпись должна быть обязательно своеручной․

Классические образцы заявлений (для копирования)

Ниже приведены универсальные шаблоны․ Данные в квадратных скобках заменяются на реальные, конфиденциальная информация замаскирована (*)․

Образец 1: Основной ежегодный оплачиваемый отпуск (по графику)

Образец 2: Отпуск за свой счет (без сохранения заработной платы)

Предоставляется по соглашению сторон (ст․ 128 ТК РФ)․ Работодатель имеет право отказать, если это не предусмотрено законом для данной категории работников (пенсионеры, инвалиды, участники ВОВ и др․)․

Образец 3: Разделение отпуска на части

Допускается по соглашению сторон, но одна из частей должна быть не менее 14 дней (ч․ 2 ст․ 125 ТК РФ)․

Особенности оформления в 2026 году: праздничные дни

При расчете дат отпуска в 2026 году необходимо учитывать государственные праздники, которые не включаются в срок отпуска и не оплачиваются как дни отпуска (ст․ 120 ТК РФ, ст․ 112 ТК РФ)․ Это продлевает фактическое отсутствие работника, но не увеличивает количество дней отпуска․

Ключевые праздничные периоды 2026 года:

1. Новогодние каникулы: 01–08 января 2026 г․
2. День защитника Отечества: 23 февраля (понедельник)․
3. Международный женский день: 8 марта (воскресенье, перенос на рабочий день обычно не производится, если не определено иначе Правительством)․
4. Праздник Весны и Труда: 1 мая (пятница)․
5. День Победы: 9 мая (суббота)․
6. День России: 12 июня (пятница)․
7. День народного единства: 4 ноября (среда)․

Пример: Если отпуск начинается 29 июня 2026 г․ на 14 дней, он заканчивается 12 июля․ Но если он начинается 8 июня, то 12 июня (День России) выпадает, и отпуск продлится на один календарный день дольше (закончится 22 июня вместо 21 июня), а оплачиваться будет только 13 дней отпуска + 1 праздничный (оплачивается отдельно)․

Процедура согласования и приказа

После написания заявления работником запускается внутренний документооборот:

1. Регистрация входящего документа (журнал регистрации или ЭДО)․
2. Согласование непосредственным руководителем (подпись «Согласен», дата, виза);
3. Подготовка приказа кадровиком по форме Т-6 (утв․ Госкомстатом РФ № 1) или собственной форме организации․
4. Подписание приказа руководителем организации․
5. Ознакомление работника с приказом под роспись (лист ознакомления или ЭЦП в ЭДО) не позднее чем за 3 дня до начала отпуска․
6. Расчет и выплата отпускных не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска (ст․ 136 ТК РФ)․

Электронный документооборот (ЭДО) и дистанционное оформление

В 2026 году большинство организаций перешли на безбумажный документооборот․ Если в компании действует локальный акт об ЭДО (в соответствии со ст․ 312․1–312․5 ТК РФ), заявление на отпуск можно подать через:

• Корпоративный портал / HR-систему (1С:ЗУП, SAP, Bitrix24 и др․)․
• Электронную почту (если допущено локальным актом) с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП)․
• Мобильное приложение компании․

Важно: Простая скан-копия заявления без ЭЦП, отправленная с личной почты на корпоративную, может не иметь юридической силы, если не оговорено иное во внутренних документах компании․ Рекомендуется использовать УКЭП или авторизацию в корпоративной системе․

Частые ошибки, которых стоит избегать

• Неуказание вида отпуска: Пишут просто «Прошу в отпуск», не указывая «ежегодный основной», «дополнительный за вредность», «за свой счет»․ Это ведет к ошибкам в приказе и расчете․
• Ошибки в датах: Указание рабочих дней вместо календарных (отпуск считается в календарных днях)․
• Игнорирование графика: Подача заявления на даты, не совпадающие с утвержденным графиком, без согласования с руководителем и HR․
• Поздняя сдача: Заявление подано за 1–2 дня до предполагаемого начала․ Кадровик не успевает подготовить приказ и рассчитать отпускные за 3 дня (нарушение ст․ 136 ТК РФ)․
• Отсутствие подписи ознакомления с приказом: Работник ушел в отпуск, не подписав приказ Т-6․ Это риск для работодателя при проверках ГИТ․

Специфические ситуации (шпаргалка)

Хранение документов

Заявление на отпуск, приказ (Т-6) и расчетный листок (или ведомость начислений) хранятся в личном деле работника (или в отдельном деле по отпускам) в течение 75 лет (для организаций, не являющихся архивами, согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, утр․ Росархивом № 2368)․ В электронном виде — в системе ЭДО с обеспечением целостности и подлинности․

Резюме

Грамотно составленное заявление — залог своевременного ухода в отдых и корректного расчета отпускных․ Используйте приведенные выше образцы как базу, адаптируйте их под свою ситуацию (вид отпуска, даты, основание) и всегда согласовывайте даты с руководителем и HR-отделом заранее (желательно за 2 недели)․ Не забывайте про праздничные дни 2026 года при планировании дат!

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией․ В сложных случаях обращайтесь к трудовому юристу или инспектору ГИТ․