Начальник отдела кадров (HR-директор, руководитель HR-департамента) — это ключевое управленческое звено в структуре любой организации․ От его графика работы зависит не только соблюдение трудового законодательства, но и эффективность управления персоналом в целом․ В данной статье подробно разберем правовые основы, виды режимов работы, процедуру установления графика и нюансы учета рабочего времени для данной категории руководителей․

Правовая база: что регулирует график работы

Основным документом, регулирующим трудовое время руководителя кадровой службы, является Трудовой кодекс РФ (ТК РФ)․ Ключевые статьи:

• Ст․ 91 ТК РФ, норма продолжительности рабочего времени (не более 40 часов в неделю)․
• Ст․ 100 ТК РФ — виды режимов рабочего времени (полный день, сменная работа, гибкий график и др․)․
• Ст․ 101 ТК РФ — установление режима рабочего времени (внутренний трудовой распорядок, сменные расписания)․
• Ст․ 273–276 ТК РФ — особенности регулирования труда руководителей организаций, их заместителей и главных бухгалтеров (часто распространяется и на руководителей структурных подразделений по решению работодателя)․
• Постановление Правительства РФ от № 1475 — об утверждении Типовых положений об отделах кадров (как ориентир для структуры и функций)․

Важно: Если начальник отдела кадров не относится к категории «руководитель организации», на него действуют общие нормы ТК РФ для работников․ Применение статей 273–276 ТК РФ к руководителям структурных подразделений допускается только при прямом указании в трудовом договоре и локальных нормативных актах (ЛНА)․

Основные варианты режима работы

Стандартная пятидневная рабочая неделя (пн–пт, сб–вс — выходные)

Наиболее распространенный вариант для офисных сотрудников и руководителей линейных подразделений․

• Норма часов: 40 часов в неделю (8 часов в день)․
• Обеденный перерыв: от 30 минут до 2 часов (не включается в рабочее время, ст․ 108 ТК РФ)․
• Пример графика: 09:00–18:00 (перерыв 13:00–14:00) или 10:00–19:00․

Гибкий график работы (ст․ 102 ТК РФ)

Позволяет сотруднику самостоятельно определять начало и конец рабочего дня в пределах, установленных работодателем․

• Обязательное условие: наличие «фиксированной части» (например, 11:00–15:00), когда сотрудник обязан быть на рабочем месте․
• Учет: ведется по табелю учета рабочего времени (ф․ Т-12 или Т-13), но с отметкой о гибком графике․
• Преимущество для HR: возможность уйти на собеседование с кандидатом ранним утром или поздно вечером, скомпенсировав время в другое время․

Неполное рабочее время (ст․ 93 ТК РФ)

Устанавливается по письменному заявлению сотрудника (например, при совмещении с обучением или уходе за детьми)․

• Оплата производится пропорционально отработанному времени или выполненной работе․
• График фиксируется в трудовом договоре (например: пн, ср, пт — 09:00–14:00)․

Сверхурочная работа и нерегламентированный рабочий день (ст․ 101 ТК РФ)

Часто работодатели хотят назначить руководителю отдела кадров «нерегламентированный день»․ Это возможно только при выполнении трех условий:

1. Должность включена в перечень, утверждаемый работодателем с учетом мнения выборного органа профсоюза․
2. Указано в трудовом договоре․
3. Сотрудник действительно периодически привлекается к работе за пределами установленного графика по распоряжению работодателя․

Компенсация: дополнительный ежегодный оплачиваемый отпуск (минимум 3 календарных дня, ст․ 119 ТК РФ)․ Оплата сверхурочных по ст․ 152 ТК РФ для данной категории не производится (кроме работы в выходные/праздничные дни без предоставления отгула)․

Процедура установления и утверждения графика

График работы не может существовать «устно»․ Он должен быть зафиксирован в документах:

Этап 1: Внутренний трудовой распорядок (ВТР)

Базовый ЛНА, определяющий общие правила для всех․ Утверждается приказом работодателя с учетом мнения профсоюза․ Содержит:

• Режим рабочего дня (время начала/окончания, перерывы)․
• Порядок учета рабочего времени․
• Порядок вызова к работе в нерабочее время․

Этап 2: Трудовой договор (ТД)

Индивидуальное условие․ В разделе «Режим работы» указывается ссылка на ВТР или конкретный график (например: «Пятидневная рабочая неделя с 09:00 до 18:00, перерыв с 13:00 до 14:00»)․

Этап 3: Приказ о графике работы (если индивидуальный)

Если график руководителя отличается от общего (например, сменный или гибкий), издается отдельный приказ по форме Т-5 (или свободной формы с обязательными реквизитами)․

Этап 4: Табель учета рабочего времени

Ведется ежедневно ответственным лицом (часто самим HR-руководителем или его заместителем/секретарем)․ Формы: Т-12 (для ручного заполнения) или Т-13 (для автоматических систем СКУД/1С)․

• Коды: «Я» / «01» — явка, «РВ» — нерегулярный день, «ОТ» — отпуск, «Б» — больничный․
• Хранение: 50 лет (для табелей, используемых для пенсионного исчисления) или 5 лет (остальные) — согласноRosarkhiv․

Особенности учета рабочего времени руководителя HR

Системы контроля доступа (СКУД)

В современных компаниях (ООО «Ромашка», АО «Вектор»* и др․) учет часто автоматизирован․ Проходные карты/биометрия фиксируют время входа/выхода․ Данные выгружаются в 1С:ЗУП или SAP․

Риск: если начальник отдела кадров выходит на переговоры, на объекты компании (, ул․ , д․ ) или к подрядчикам, СКУД зафиксирует «отсутствие»․ Необходимо настроить в системе статусы: «Командировка», «Работа вне офиса», «Внеплановое отсутствие»․

Командировки и удаленная работа

• Командировка: оформляется приказом (ф․ Т-9/Т-9а), в табеле код «К» / «06»․ Дневные выплаты — по установленным в организации нормам (не ниже Минфина для госсектора)․
• Удаленная работа (ст․ 312․1–312․5 ТК РФ): требует доп․ соглашения к ТД․ График может быть свободным, но обязательна связь с работодателем в рабочее время․ Учет — по факту выполнения задач (KPI) или через трекеры времени (Yaware, Kickidler, Bitrix24)․

Работа в выходные и праздничные дни

Если HR-руководитель работает в выходной (например, проведение массового набора на․job-фейре в субботу):

• Необходимо письменное согласие (ст․ 113 ТК РФ) — исключения: аварийные работы․
• Оплата: в двойном размере (ст․ 153 ТК РФ) ИЛИ в однократном + предоставление отгула (на выбор сотрудника)․
• Для «нерегламентированного дня» — предоставляется отгул, доп․ оплата не производится (кроме работы в праздники без отгула)․

Типовые ошибки и риски для работодателя

Пример оформления графика в локальном акте (фрагмент Приказа)

ПРИКАЗ № -НОД
г․ , «___» _________ 202_ г․

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ГРАФИКА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ
НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА КАДРОВ
В соответствии со ст․ 100, 101 ТК РФ, Внутренним трудовым распорядком
ООО «» от ․․202_ № , ПРИКАЗЫВАЮ:

Установить для Начальника отдела кадров _______________ (ФИО *)
 следующий график рабочего времени:
 Режим: Пятидневная рабочая неделя (понедельник – пятница)․
 Выходные дни: Суббота, Воскресенье․
 Начало работы: 09:00․
 Окончание работы: 18:00․
 Перерыв на отдых и питание: с 13:00 до 14:00 (60 мин․, не входит в р․в․)․

В период проведения ежегодной инвентаризации кадровых дел (февраль)
 и подготовки отчетности за год (январь) допускается привлечение к работе
 в выходные дни по письменному согласию сотрудника с оформлением отгулов
 в порядке ст․ 153 ТК РФ․

Контроль за соблюдением графика возлагаю на Заместителя директора
 по администрированию _______________ (ФИО )․

Начальнику отдела кадров _______________ (ФИО ) под роспись
 срочно ознакомить с настоящим Приказом․

Генеральный директор _____________ / * / 
Дата «___» _________ 202_ г․

Рекомендации по оптимизации графика HR-руководителя

1. Внедрите гибкий график (ст․ 102 ТК РФ)․ Это «золотой стандарт» для HR: фиксированное ядро (11:00–15:00) для встреч с руководством и сотрудниками, плавающий хвост для собеседований, работы с документами, вебинаров․
2. Цифровой табель․ Используйте 1С:ЗУП, «МойСклад», Bitrix24 HR или специализированные HRM-системы․ Это исключит ошибки ручного заполнения и обеспечит аудиторский след․
3. Политика «Окна доступности»․ Зафиксируйте во ВТР часы, когда HR-руководитель гарантированно доступен для личного приема сотрудников (например: вт, чт 14:00–16:00)․ Это снижает хаос и очередях в кабинете * (каб․ № *)․
4. Компенсация ответственности․ Если нагрузка высокая (высокая текучесть, массовый набор), рассмотрите вариант «нерегламентированного дня» с доп․ отпуском 5–7 дней — это дешевле оплаты сверхурочных и мотивирует на результат․
5. Регулярный аудит․ Раз в квартал сверяйте табель с календарем встреч (Outlook/Google Calendar) и СКУД․ Расхождения — повод для разбора с руководителем HR․

График работы начальника отдела кадров — это не просто формальность для ГИТ, а инструмент управления эффективностью․ Правильно оформленный режим (через ВТР, ТД, Приказ, Табель) защищает компанию от штрафов, а руководителя — от выгорания и неоплачиваемых переработок․ Выбор между стандартным днем, гибким графиком или нерегламентированным днем должен обосновываться бизнес-задачами отдела кадров: объемом набора, сложностью сотруднечества, наличием филиалов (, г․ , г․ *) и корпоративной культурой․

Ключевой принцип: прозрачность для сотрудника и управляемость для работодателя․ Любое изменение графика, только по соглашению сторон (доп․ соглашение к ТД) и с уведомлением не позднее чем за 2 месяца (ст․ 74 ТК РФ), если изменяются существенные условия труда․

Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией․ При оформлении документов рекомендуется обращаться к трудовому юристу с учетом актуальных изменений в ТК РФ и судебной практики․ Контактный телефон юриста: —; email: *@*․ru