Ситуация, когда работник по каким-либо причинам не уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск в сроки, установленные графиком отпусков, встречается на практике довольно часто. Причины бывают разные: производственная необходимость, болезнь, личное нежелание сотрудника, отказ писать заявление. Разберёмся, что в таких случаях должен делать кадровик и работодатель, какие документы оформлять и что именно писать.

Правовая основа: статья 123 ТК РФ

Согласно статье 123 Трудового кодекса РФ, очерёдность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, который утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года (то есть не позднее 17 декабря).

Ключевой момент: график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Это означает, что сотрудник не может по своему усмотрению отказаться идти в отпуск, а работодатель не может оставить сотрудника без отпуска более двух лет подряд (ст. 124 ТК РФ).

Нужно ли заявление, если отпуск по графику?

Важный нюанс, о котором часто забывают: если работник идёт в отпуск строго по графику, заявление на отпуск писать не нужно. Обязанность работодателя в этом случае:

• известить работника о времени начала отпуска под подпись не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ);
• издать приказ о предоставлении отпуска (форма Т-6 или самостоятельно разработанная);
• выплатить отпускные не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).

Заявление требуется только в случаях, когда сотрудник просит отпуск вне графика, переносит его или относится к категории лиц, имеющих право на отпуск в удобное время.

Сотрудник не идёт в отпуск: пошаговый алгоритм действий

Шаг 1. Уведомление о начале отпуска

За две недели до даты, указанной в графике, направьте работнику письменное уведомление. Пример формулировки:

«Уважаемый Иванов И.И.! В соответствии с графиком отпусков на 2026 год, утверждённым приказом № * от , Вам предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 календарных дней с по . С уведомлением ознакомлен: подпись, дата».

Шаг 2. Фиксация отказа

Если работник отказывается знакомиться с уведомлением или заявляет, что в отпуск не пойдёт, необходимо:

• составить акт об отказе от ознакомления с подписями двух-трёх свидетелей;
• истребовать с работника письменное объяснение причин отказа;
• при отказе дать объяснение — также составить акт.

Шаг 3. Издание приказа

Даже если сотрудник против, работодатель вправе издать приказ о предоставлении отпуска по графику. Если работник в период отпуска продолжит выходить на работу — это его нарушение, а не работодателя. Самовольный выход на работу во время отпуска может рассматриваться как нарушение трудовой дисциплины.

Что писать в графике отпусков, если сотрудник не ушёл в отпуск

Если отпуск фактически не использован, в графике отпусков (форма Т-7) делаются следующие записи:

• Графа 7 «Фактическая дата» — указывается фактическая дата ухода в отпуск (если отпуск состоялся позже или частично);
• Графа 8 «Основание перенесения» — реквизиты документа, на основании которого отпуск перенесён (заявление работника, приказ);
• Графа 9 «Дата предполагаемого отпуска» — новая согласованная дата;
• Графа 10 «Примечание», причина переноса (например: «перенесён по заявлению работника», «перенесён в связи с производственной необходимостью», «работник болел»).

Уважительные причины переноса отпуска

Статья 124 ТК РФ допускает перенос отпуска в следующих случаях:

1. Временная нетрудоспособность работника — если сотрудник заболел перед отпуском или во время него, отпуск продлевается или переносится;
2. Исполнение государственных обязанностей во время отпуска;
3. Производственная необходимость — только с письменного согласия работника, и отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года;
4. Несвоевременная выплата отпускных или несвоевременное предупреждение о начале отпуска — работник вправе требовать переноса.

Важно: запрещается непредоставление отпуска более двух лет подряд, а также работникам до 18 лет и занятым на вредных работах — ежегодно.

Если работник отказывается писать заявление о переносе

Когда сотрудник не хочет идти в отпуск и отказывается писать заявление о переносе, работодателю следует:

• зафиксировать отказ актом;
• направить работнику письменное предложение о переносе отпуска с указанием новых дат;
• при согласии — издать приказ о внесении изменений в график отпусков;
• при несогласии — предоставить отпуск в сроки, установленные графиком, в одностороннем порядке (это законно, так как график обязателен для обеих сторон).

Ответственность работодателя

Если трудовая инспекция обнаружит, что сотрудник фактически не использовал отпуск и изменения в график не внесены, работодателю грозит штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

• для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей;
• для организаций — от 30 000 до 50 000 рублей.

Если сотрудник не идёт в отпуск по графику, работодателю необходимо: уведомить работника под подпись, зафиксировать отказ актом, оформить перенос отпуска приказом и внести корректные записи в графы 7–10 графика отпусков. Помните: просто «не отпустить» сотрудника и ничего не оформить — самый рискованный вариант, ведущий к штрафам и накоплению неиспользованных отпусков.

При возникновении спорных ситуаций рекомендуется обращаться за консультацией к специалистам по кадровому делопроизводству или в юридическую службу по телефону 8 (800) *—.