График отпусков — это обязательный для всех работодателей документ, который планирует время ухода в отпуск всех сотрудников на следующий календарный год. Он нужен, чтобы обеспечить нормальную работу компании, гарантировать право сотрудников на отдых и избежать неразберихи, когда несколько человек хотят отдыхать одновременно.

Нормативная база и сроки утверждения

Порядок составления графика отпусков регулируется ст. 123 Трудового кодекса РФ. Основные правила:

• график утверждается работодателем не позднее чем за две недели до окончания календарного года (то есть график на 2027 год нужно утвердить не позднее 17 декабря 2026 года);
• график обязателен как для работодателя, так и для работника;
• при составлении учитывается мнение выборного профсоюзного органа (при его наличии);
• о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

Унифицированная форма Т-7

Форма графика отпусков утверждена Постановлением Госкомстата РФ от № 1 — это форма Т-7 (по ОКУД 0301020). С 2013 года использование унифицированной формы не обязательно: работодатель вправе разработать собственный бланк, однако на практике большинство организаций продолжают использовать Т-7, поскольку она удобна и проверена временем. Готовые образцы заполнения формы Т-7 доступны в справочных правовых системах «Гарант» и «КонсультантПлюс».

Структура формы Т-7: какие графы заполнять

График отпусков по форме Т-7 содержит следующие графы:

1. Графа 1 — наименование структурного подразделения;
2. Графа 2 — должность (специальность, профессия) работника;
3. Графа 3 — фамилия, имя, отчество работника;
4. Графа 4 — табельный номер;
5. Графа 5 — количество календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска;
6. Графа 6 — запланированная дата отпуска;
7. Графа 7, фактическая дата отпуска (заполняется в течение года);
8. Графа 8 — основание переноса отпуска (реквизиты заявления и приказа);
9. Графа 9 — предполагаемая дата отпуска при переносе;
10. Графа 10 — примечание.

Важно: графы 7–9 на этапе составления графика остаются пустыми. Фактическую дату вносят, когда работник ушел в отпуск, а графы переноса, если даты сдвинулись по заявлению работника и приказу руководителя.

Пример заполнения строки графика

Так выглядит корректно заполненная строка на этапе составления графика:

• Подразделение: Отдел продаж
• Должность: менеджер по продажам
• ФИО: Иванов И. И. (Ива)
• Табельный номер: 0
• Количество дней отпуска: 28
• Запланированная дата:
• Графы 7–9: не заполняются

Порядок составления графика: пошаговая инструкция

1. Соберите пожелания работников. Кадровая служба или руководители подразделений опрашивают сотрудников о желаемых датах отпуска.
2. Учтите льготные категории. Некоторые работники вправе уйти в отпуск в удобное для них время: несовершеннолетние, многодетные родители, ветераны боевых действий, супруги военнослужащих и др.
3. Проверьте неиспользованные отпуска. В график включают как отпуска за текущий рабочий год, так и перенесенные неиспользованные дни.
4. Согласуйте проект с руководителями подразделений и профсоюзом (при наличии);
5. Утвердите график приказом руководителя организации.
6. Ознакомьте работников с утвержденным графиком под роспись (можно добавить отдельную графу для подписи или вести лист ознакомления).

Изменение и перенос отпуска

Если отпуск нужно перенести, не изменяя утвержденный график, отпуск оформляется приказом на основании заявления работника и решения администрации. При этом работодателю необходимо:

• составить записку-расчет о предоставлении отпуска;
• внести сведения об отпуске в личную карточку работника;
• отразить перенос в графах 8–9 формы Т-7 (если график корректируется).

Хранение и ответственность

Хранить график отпусков нужно 3 года (п. 453 Перечня, утв. Приказом Росархива от № 236). Отсутствие графика отпусков — нарушение трудового законодательства, за которое ГИТ может оштрафовать организацию по ст. 5.27 КоАП РФ.

Где скачать образец

Актуальные бланки и образцы заполнения графика отпусков по форме Т-7 можно найти:

• в системе «Гарант» — раздел «Пример заполнения графика отпусков (Унифицированная форма № Т-7)»;
• в системе «КонсультантПлюс» — форма Т-7 (ОКУД 0301020) с образцом заполнения;
• на профильных порталах по кадровому учету — в форматах Word и Excel, в т.ч. с автоматическим расчетом дней отпуска и остатков.