График отпусков — обязательный документ, который каждый работодатель должен утвердить не позднее чем за две недели до начала календарного года (ст. 123 ТК РФ). Чаще всего для этого используется унифицированная форма Т-7, утверждённая Постановлением Госкомстата, либо самостоятельно разработанный бланк. Особые вопросы у кадровиков вызывает графа 10 «Примечание» — она не имеет строгих правил заполнения, но при грамотном использовании значительно упрощает кадровый учёт. Разберём подробно, что именно стоит указывать в этой графе.
Назначение графы «Примечание»
Графа 10 формы Т-7 предназначена для любой дополнительной информации, которая не помещается в основные графы документа, но важна для учёта и контроля. Законодательство не ограничивает содержание примечаний, поэтому работодатель вправе фиксировать там всё, что поможет избежать споров и ошибок.
Что писать в примечании: основные ситуации
Неиспользованные дни отпуска прошлых лет
Если у сотрудника остались неотгулянные дни за предыдущие периоды, их нужно включить в график. В графе 5 указывается суммарное количество дней, а в примечании делается расшифровка:
- «В том числе 7 дней за рабочий год 2024/2025»;
- «35 календарных дней, из них 7 дней — перенесённый отпуск за 2025 год».
Дополнительные дни отпуска
Если работнику положен удлинённый отпуск (за ненормированный рабочий день, вредные условия труда, работу в районах Крайнего Севера и т.п.), в примечании указывают состав общего отдыха:
- «В том числе 3 дня дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день (ЛНА № * от ..20)»;
- «28 дней основного + 8 дней дополнительного отпуска за вредные условия труда».
Разделение отпуска на части
По ст. 125 ТК РФ отпуск может быть разделён на части при условии, что одна из них — не менее 14 календарных дней. Если сотрудник подал заявление о разделении, в примечании фиксируют реквизиты документа:
- «Отпуск разделён на части на основании заявления от *..20 № **».
Перенос отпуска
Если отпуск переносится на другое время (по заявлению работника или в связи с производственной необходимостью), корректирующие сведения вносятся в графы 8 и 9, а в примечании можно указать причину:
- «Отпуск перенесён по заявлению работника от **..20 в связи с отпуском по беременности и родам супруги»;
- «Перенос с согласия работника по производственной необходимости».
Отзыв из отпуска
При отзыве работника из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ) в примечании указывают:
- «Отозван из отпуска *..20 (приказ № **), неиспользовано 10 дней, перенесены на 2027 год».
Особые категории работников
Для сотрудников, имеющих право на отпуск в удобное время (несовершеннолетние, многодетные родители, ветераны, доноры и др.), целесообразно сделать отметку:
- «Имеет право на отпуск в удобное время (ст. 262.2 ТК РФ)».
Отпуск с последующим увольнением
- «Отпуск с последующим увольнением на основании заявления от **..20».
Пример заполнения графы 10
| ФИО | Кол-во дней | Примечание (графа 10) |
|---|---|---|
| Иванов И. И; | 35 | В том числе 7 дней за рабочий год 2024/2025 |
| Петрова А. С. | 31 | В том числе 3 дня дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день |
| Сидоров В. П. | 28 | Отпуск разделён на части (заявление от *..20 № **) |
Практические рекомендации
- Пишите конкретно. Формулировки должны позволять однозначно понять, о чём идёт речь, даже спустя годы.
- Ссылайтесь на документы. Указывайте реквизиты заявлений, приказов, ЛНА — это защитит при проверках ГИТ.
- Обновляйте примечания. При внесении изменений в график (графы 8–9) корректируйте и примечание.
- Не перегружайте. Графа 10 — не место для лишней информации, только существенные сведения.
Графа «Примечание» графика отпусков, гибкий инструмент кадрового учёта. Правильно заполненные примечания помогают контролировать остатки отпусков, обосновывать переносы и разделение отдыха, а также минимизируют риски претензий со стороны работников и трудовой инспекции. Формируйте записи чётко, со ссылками на первичные документы, — и график отпусков станет действительно рабочим инструментом, а не формальностью.