Дата актуальности информации:

Общие сведения об архиве

Казенное учреждение Воронежской области «Государственный архив Воронежской области документов по личному составу» (КУВО ГАВОДЛС) — это специализированное архивное учреждение‚ входящее в систему Архивной службы Воронежской области․ Основная миссия архива — обеспечение сохранности‚ комплектование и предоставление на пользование документов по личному составу‚ формируемых органами управления‚ предприятиями и организациями области․

Архив является ключевым ресурсом для:

• Генеалогических исследований (поиск предков‚ восстановление родословных);
• Подтверждения трудового стажа и пенсионных прав граждан;
• Научной и историко-краеведческой работы;
• Обеспечения правовых интересов физических и юридических лиц;

Согласно данным портала «Архивы России» и официальному сайту Архивной службы Воронежской области‚ ГАВОДЛС работает в тесном взаимодействии с Государственным архивом Воронежской области (ГАВО) и Государственным архивом общественно-политической истории Воронежской области (ГАОПИ)‚ образуя единое архивное пространство региона․

Контактная информация и реквизиты

Внимание: В соответствии с политикой конфиденциальности и требованиями безопасности‚ персональные данные сотрудников‚ точные номера домов и внутренние телефоны частично скрыты маской ․

Почтовый и фактический адрес:

Телефоны справок и приемной:

• Единый справочный телефон Архивной службы / ГАВО: +7 (473) -12-79-70 (через автоинформатор или оператора можно уточнить внутренний номер Отдела использования документов по личному составу)․
• Прямой телефон Отдела использования документов по личному составу: +7 (473) -* ⎯ ー * (уточняйте на сайте Архивной службы)․

Электронные ресурсы:

• Официальный сайт Архивной службы Воронежской области: содержит раздел «Контакты» с актуальными реквизитами ГАВОДЛС‚ политикой обработки персональных данными и ссылками на ИПС․
• ИПС ЦФП ВО (Информационно-поисковая система Цифрового фонда пользования Воронежской области): основной портал для удаленного доступа к оцифрованным фондам․
• Портал «Архивы России» (archives․gov․ru): страница учреждения с базовыми реквизитами․
• Электронная библиотека исторических документов (ЭБИД): указатели и описи фондов ГАВО (включающие фонды‚ переданные на хранение в ГАВОДЛС)․

Структура и основные подразделения

Внутренняя структура архива ориентирована на полный цикл работы с документами личного состава:

1. Отдел комплектования‚ организации государственного хранения и учета документов — прием документов от ведомств и организаций-образователей‚ экспертиза стоимости и сроков хранения‚ формирование фондов․
2. Отдел использования документов по личному составу — ключевое подразделение для посетителей․ Осуществляет выдачу документов в читальный зал‚ прием и исполнение письменных запросов (в т․ч․ генеалогических)‚ оформление справок и выписок․
3. Отдел материально-технического снабжения и охраны — обеспечение режима хранения (температура‚ влажность‚ пожаробезопасность)‚ оцифровка документов․
4. Сектор оцифровки и электронного документооборота — создание высококачественных цифровых копий для ИПС ЦФП ВО․

Состав фондов и типы документов

Фонды ГАВОДЛС формируются преимущественно из документов постоянного срока хранения (75 и 100 лет)‚ относящихся к личному составу․ Основные массивы:

• Трудовые книжки и вкладыши к ним (предприятий‚ учреждений‚ организаций Воронежской области‚ ликвидированных или реорганизованных)․
• Личные дела работников (административно-хозяйственных органов‚ советов народных депутатов‚ промышленных предприятий‚ сельскохозяйственных организаций‚ учебных заведений‚ медицинских учреждений)․
• Документы о награждении орденами и медалями СССР (перечни награждаемых‚ листы представлений)․
• Списки к пенсионным делам‚ пенсионные дела (документы органов соцобеспечения)․
• Документы об образовании (выпускные аттестаты‚ дипломы‚ зачетные книжки ликвидированных вузов и техникумов)․
• Кадровые заказы‚ распоряжения‚ личные карточки учетных форм․

Важно: В ГАВОДЛС нет метрических книг (акты гражданского состояния до 1917 г․ и ЗАГСов после 1917 г․)․ Они хранятся в Государственном архиве Воронежской области (ГАВО) (фунды духовных консисторий‚ уездных управлений ЗАГС) и в территориальных органах ЗАГС․

Цифровизация и удаленный доступ (ИПС ЦФП ВО)

Ключевое достижение последних лет, массовая цифровизация фондов; По информации компании «ЭЛАР» (февраль 2016 г․ и последующие этапы)‚ завершен перевод в электронный вид научно-справочного аппарата (описей‚ указателей) и особо ценных документов․

Как пользоваться ИПС ЦФП ВО (Информационная поисковая система Цифрового фонда пользования Воронежской области):

1. Перейдите на официальный сайт Архивной службы Воронежской области․
2. Найдите раздел «Цифровой фонд пользования» или «ИПС ЦФП ВО» (обычно доступен по поддомену типа cip․archives․gov․ru или через виджет на сайте)․
3. Выберите архив: КУВО ГАВОДЛС․
4. Используйте поиск по фондам‚ описям‚ делам или полнотекстовый поиск (если доступен для данного фонда)․
5. При необходимости просмотра сканов — следуйте инструкции системы (возможно требование регистрации/авторизации через Госуслуги)․

Это позволяет исследователям из других городов и стран проводить предварительный поиск без личного визита в читальный зал․

Порядок обращения за информацией

А․ Личный визит в читальный зал

• Режим работы: Уточняйте на сайте или по телефону +7 (473) -12-79-70 (часто читальные залы архивов работают в сокращенные часы или по предварительной записи)․
• Документы для допуска: Паспорт гражданина РФ․ При работе от имени третьего лица — нотариальная доверенность․
• Порядок: Заказ дел через электронный каталог/ИПС или заказные листы в зале -> Ожидание выдачи (обычно в тот же день или на следующий рабочий день) -> Работа с документом -> Оформление копий (фотоаппаратом без вспышки бесплатно‚ ксерокопия/скан, по тарифам)․

Б․ Письменные запросы (почта / электронная форма / Госуслуги)

Подходит для получения справок о стаже‚ заработной плате‚ награждениях‚ копий трудовых книжек․

• Адрес для почты: 394052‚ г․ Воронеж‚ ул․ Острогожская‚ д․ *‚ КУВО ГАВОДЛС‚ Отдел использования документов по личному составу․
• Срок исполнения: Согласно законодательству — до 30 календарных дней (может быть продлен до 30 дней при сложных запросах)․
• Необходимые данные в запросе: ФИО полностью (в т․ч․ фамилия до брака/смены имени)‚ дата рождения‚ место работы (название организации‚ годы работы)‚ что именно требуется (справка‚ копия л․к․‚ выписка из приказа)․
• Оплата: Платные услуги (поиск‚ копирование‚ заверение) оплачиваются по реквизитам‚ которые пришлет архив в ответном письме/уведомлении․

В․ Генеалогические запросы

Архивная служба Воронежской области выделяет отдельную рубрику «Генеалогические запросы»․

• Рекомендуется заполнить анкету-запрос (образец на сайте Архивной службы)․
• Указать максимально полную информацию: ФИО предка‚ примерные годы жизни‚ место жительства (уезд‚ волость‚ деревня/город)‚ социальное сословие/занятие․
• Поиск по фондам ГАВОДЛС эффективен для периода 1920–1990-е гг․ (советский период)․ Для дореволюционного периода обращайтесь в ГАВО․

Особенности взаимодействия с другими архивами региона

Понимание структуры Архивной службы Воронежской области экономит время:

Практические советы исследователю

1. Начинайте с ИПС ЦФП ВО․ Проверьте‚ оцифрован ли нужный фонд/опис/дело․ Это сэкономит поездку или почтовый запрос․
2. Точность названия организации․ Советские предприятия часто меняли названия (Завод №․․․ -> «Красный Октябрь» -> ОАО «Воронежский приборостроительный завод»)․ Уточните историю названия через справочники «Предприятия Воронежской области» (есть в читальном зале ГАВО/ГАВОДЛС или на сайте)․
3. Сохранность трудовых книжек․ Не во всех организациях трудовые книжки сдавались в архив․ Многие остались в правопреемниках (современных ООО/АО)․ Сначала проверьте‚ существует ли правопреемник (через ЕГРЮЛ/СБИС/Контур․Фокус)․
4. Запросы в ЗАГС․ Если нужны данные о рождении/браке/смерти — пишите в ЗАГС (МФЦ) по месту регистрации акта или в ГАВО (метрические книги до 1920-х гг․)․ В ГАВОДЛС этих документов нет․
5. Оплата услуг․ Уточняйте актуальные тарифы на сайте Архивной службы или по телефону․ Оплата производится безналичным расчетом (через Сбербанк Онлайн‚ Госуслуги‚ квитанцию в почтовом отделении)․

Нормативная база и политика конфиденциальности

Деятельность ГАВОДЛС регулируется:

• Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»․
• Федеральным законом от № 152-ФЗ «О персональных данных»․
• Постановлениями Правительства Воронежской области об Архивной службе․
• Локальными актами: «Политика в области обработки и защиты персональных данных в КУВО ГАВОДЛС»‚ «Правила пользования документами в читальном зале»․

Доступ к документам‚ содержащим персональные данные‚ срок хранения которых не истек (75/100 лет)‚ предоставляется только заинтересованным лицам (самому субъекту ПДн‚ наследникам‚ уполномоченным представителям) при предъявлении документов‚ подтверждающих личность и родственные/правовые отношения․

Государственный архив Воронежской области документов по личному составу (ГАВОДЛС) — это системообразующее учреждение для решения вопросов пенсионного обеспечения‚ подтверждения трудовой биографии и генеалогии советского периода в регионе․ Активная внедрение технологий (ИПС ЦФП ВО‚ оцифровка по проектам «ЭЛАР») делает фонды максимально доступными для удаленного пользования․

Для успешного поиска рекомендуется четко определить: КТО (ФИО‚ дата рождения)‚ ГДЕ (конкретное предприятие/организация с историей названий)‚ КОГДА (годы работы/службы) и ЧТО именно требуется (справка‚ копия л․к․‚ выписка из приказа)․ Грамотно составленный запрос — залог быстрого и положительного результата․

Статья подготовлена на основе открытых данных портала «Архивы России»‚ официального сайта Архивной службы Воронежской области‚ картографических сервисов (2ГИС) и пресс-релизов компании «ЭЛАР» по состоянию на ․ Контактные данные и режим работы могут меняться; перед визитом или отправкой запроса обязательно сверяйте информацию на официальных ресурсах․