Архив администрации города Томска — это не просто место хранения старых бумаг‚ а ключевой информационный ресурс‚ обеспечивающий правовую защищенность муниципального управления‚ сохранение исторической памяти региона и доступ граждан к социально-значимым документам. Учреждение выполняет функции государственного архива в отношении документов органов местного самоуправления‚ а также ведет работу с обращениями населения и организациями.

Историческая справка

История архивного дела в Томске неразрывно связана с историей самого города‚ основанного в 1604 году. Официальное формирование архива как структурного подразделения администрации (ранее — городской думы‚ исполкома‚ мэрии) прошло несколько этапов:

• Дореволюционный период: Документы городской думы и управы хранились в специальных комнатах ратуши. Значительная часть фондов этого периода сейчас находится в Государственном архиве Томской области (ГАТО).
• Советский период: Архив исполнительного комитета Томского городского Совета депутатов трудящихся функционировал в составе органов власти. В 1930–1940-е годы проводилась централизация архивных фондов.
• Современный этап (с 1991 года): С принятием Конституции РФ и законодательства о местном самоуправлении архив получил статус архива органа местного самоуправления. В 2000-х годах началась активная автоматизация процессов и создание электронных баз данных.

Структура и состав фондов

На 2024 год архив администрации города Томска хранит более * тысяч дел (точная цифра меняется ежегодно при сдаче новых дел). Фонды делятся на несколько основных групп:

1. Фонды органов местного самоуправления (после 1991 г.): Постановления мэра и администрации‚ распоряжения‚ протоколы заседаний Думы‚ нормативные правовые акты‚ материалы проверок и ревизий.
2. Фонды ликвидированных предприятий и учреждений: Документы бывших городских ЖЭКов‚ ДЭЗов‚ комбинатов хлебопродуктов‚ автопарков‚ больниц и школ‚ переданные в архив в порядке преемственности.
3. Персональные фонды: Документы почетных граждан города‚ глав администрации (меров) разных лет: * (ФИО маскировано) и других видных деятелей.
4. Коллекции: Фотодокументы (более * единиц хранения)‚ кинофотофонограммы‚ картографические материалы (планы генеральной застройки‚ схемы инженерных сетей)‚ печатная продукция (газеты «Томский вестник»‚ «Красное знамя» и др.).

Уникальные документы

Среди ценностей архива выделяются:

• Оригиналы генеральных планов города 1930-х‚ 1960-х‚ 1980-х годов.
• Документы по строительству Транссибирской магистрали через Томск.
• Материалы эвакуационных комиссий Великой Отечественной войны (Томск был крупным тыловым центром).
• Реестры присвоения звания «Почетный гражданин города Томска».

Основные направления деятельности

Деятельность архива регулируется Федеральным законом № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»‚ Уставом города Томска и локальными нормативными актами администрации.

Учет и хранение документов

Обеспечивается прием документов от структурных подразделений администрации и муниципальных учреждений по утвержденным номенклатурам дел и срокам хранения. Хранение ведется в специализированных хранилищах‚ соответствующих требованиям ГОСТ Р 7.0.99-2018 (температура °C‚ влажность %). Внедряется система электронного документооборота (СЭД) для формирования электронных архивов.

Научно-справочная работа и использование

Это наиболее востребованное направление для граждан и организаций. Архив выдает:

• Справки-выписки из приказов‚ постановлений‚ протоколов (например‚ о присвоении квартир в прошлом‚ о переименовании улиц‚ о награждении).
• Копии документов (бумажные и электронные) для подтверждения стажа‚ факта проживания‚ собственности на жилье (для судов‚ нотариусов‚ МФЦ).
• Тематические подборки для СМИ‚ писателей‚ исследователей‚ школьников и студентов (Дни рождения города‚ юбилеи предприятий).

Информатизация и цифровизация

С 201* года ведется массовая цифровизация фондов. Созданы базы данных:

• «Нормативные правовые акты администрации» (полнотекстовый поиск).
• «Улицы города Томска: история названий».
• Электронный каталог фондов (описания фондов‚ дел).

Доступ к части баз открыт на официальном портале администрации в разделе «Архив».

Методологическая помощь

Архив курирует архивное дело во всех муниципальных учреждениях (школы‚ больницы‚ ДК‚ спортивные школы‚ управляющие компании). Проводит семинары‚ проверки состояния делопроизводства‚ помогает составлять акты отбора и ликвидации документов;

Режим работы и контакты (маскированные данные)

Архив находится в здании администрации города Томска (или в отдельном пристроенном помещении на территории городской администрации).

Порядок обращения в архив

Для физических лиц (граждан):

1. Личный визит: Необходимо иметь при себе паспорт РФ. Заполняется заявление на бланке архива (образец выдается на месте или скачивается с сайта).
2. Через МФЦ («Мои Документы»): Многие типовые справки (например‚ об архивном подтверждении стажа работы в муниципальном учреждении) можно заказать через МФЦ без посещения архива.
3. Почта / Электронная почта: Направляется официальное письмо с указанием реквизитов заявителя‚ точной формулировки запроса и копией паспорта. Ответ направляется заказным почтовым отправлением или на электронную почту (если согласовано).
4. Госуслуги / Портал администрации: Возможность подачи электронного обращения через раздел «Обращения граждан» на сайте adm.tomsk.ru.

Для юридических лиц и нотариусов:

Обращения направляются на официальном бланке организации с указанием основания запроса (номер исполнительного производства‚ наследственное дело и т.д.)‚ заверяются печатью и подписью руководителя. Срок исполнения запроса, до 30 календарных дней (ст. 22 Закона об архивном деле)‚ в сложных случаях продлевается до 60 дней с уведомлением заявителя.

Платные услуги

Выдача справок‚ выписок и копий документов для граждан‚ обращающихся в личных интересах‚ как правило‚ бесплатна (в пределах установленных нормами лимитов). Платные услуги оказываются:

• При сложных тематических поисках (исторические справки‚ генеалогические запросы).
• При изготовлении копий на фото/видеоматериалах‚ сканировании больших форматов (А1‚ А0).
• При срочном исполнении (с согласия руководителя).

Тарифы утверждаются приказом администрации города Томска и публикуются на стенде архива и на сайте.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Значение архива для города

Архив администрации города Томска выполняет миссию гаранта законности и прозрачности муниципальной власти. Без доступа к архивным документам невозможно:

• Разрешать земельные и имущественные споры.
• Восстанавливать трудовой стаж для пенсии (особенно «северный» и вредный).
• Проводить экспертизу градостроительной документации при реконструкции исторического центра.
• Формировать достоверную историю города для учебников‚ музеев и туристических маршрутов.

В последние годы архив активно интегрируеться в цифровую экосистему «Умного города»‚ обеспечивая межведомственное электронное взаимодействие (МЭВ) для автоматической верификации данных о назначении на должность‚ присвоении льгот‚ предоставлении жилья‚ что значительно сокращает время ожидания услуг гражданами.

Примечание: В статье использованы маски (*) для защиты персональных данных сотрудников и точных реквизитов в соответствии с политикой конфиденциальности. Актуальные контакты‚ реквизиты руководителя и тарифы на платные услуги обязательно уточняйте на официальном сайте adm.tomsk.ru или по телефону справочной перед визитом.