Вопрос «где в заявлении писать копия» возникает у граждан и организаций регулярно․ Ответ зависит от типа документа, адресата (суд, работодатель, налоговая, нотариус) и цели обращения․ В этой статье мы разберем основные сценарии, требования законодательства и дадим практические рекомендации по оформлению реквизитов заявления на 2025–2026 годы․
Общие правила структуры заявления
Согласно ст․ 9 ФЗ «Об обращениях граждан РФ» и ГОСТ Р 7․0․97-2016, любое официальное заявление должно содержать обязательные реквизиты․ Упоминание о копиях документов относится к разделу приложений или указывается в решающей части (после слов «Прошу:»)․
Обязательные реквизиты (шапка и тело):
- Кому: Должность, ФИО руководителя организации/судьи (частично скрыто: )․
- От кого: ФИО заявителя, адрес проживания/место нахождения (частично скрыто: г․ , ул․ , д․ ), телефон (+7 () —), email․
- Название документа: «Заявление на выдачу копии․․․», «Ходатайство о предоставлении копии․․․»․
- Описательная часть: Суть просьбы, ссылки на нормы закона (ст․ 62 ТК РФ, ст․ 50 ГПК РФ и др․)․
- Решающая часть: Конкретная просьба (например: «Прошу выдать мне заверенную копию трудовой книжки»)․
- Приложения: Перечень прилагаемых документов (копия паспорта, доверенность, квитанция о госпошлине)․
- Дата и подпись․
Основные ситуации и место указания «Копия»
Заявление на выдачу копии трудовой книжки (Работодатель)
Это самая частая ситуация․ Согласно ст․ 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать копию трудовой книжки не позднее 3 рабочих дней с дня обращения․
- Где писать: В решающей части («Прошу выдать мне копию трудовой книжки․․․»)․
- Причина: Закон не обязывает указывать причину запроса и инстанцию, куда будет предоставлен документ․ Допустимо написать: «Копия трудовой книжки нужна мне по месту требования»․
- Рекомендация: HR-специалисты часто спрашивают цель (банк, ПФР, новый работодатель), так как у некоторых ведомств есть свои требования к заверению (простая копия vs нотариально заверенная vs заверенная работодателем)․ Лучше уточнить это заранее․
- Образец 2025-2026: Доступен на порталах типа «Ассистентус» или «КонсультантПлюс» (файлы
․docx, актуальные версии от и новее)․
Запрос копии устава/учредительных документов (Налоговая инспекция / Реестры)
Для получения копии устава ООО или ИП обращаются в ФНС (ЕГРЮЛ/ЕГРИП) или к нотариусу․
- Форма подачи: Бумажная (почта/лично) или электронная (веб-сервисы ФНС, Госуслуги)․
- Где указывать: В электронных формах (ЛК ФНС/Госуслуг) есть отдельное поле «Вид документа» — выбирается «Копия устава»․ В бумажном заявлении — в наименовании и решающей части․
Ходатайство о выдаче копии судебного акта/решения (Суд)
Регулируеться ГПК РФ (ст․ 199, 200), АПК РФ, КАС РФ․ Используется Форма № 63 (утверждена приказом Минюста/Судебного департамента)․
- Кому адресуется: Председателю суда (председательствующему судье) ․
- От кого: Участник дела (ФИО, процессуальное положение — истец, ответчик, третье лицо)․
- Где писать про копию: В тексте ходатайства: «Прошу выдать мне копию решения суда по делу № ․․․»․
- Важный нюанс: При выдаче подлинников из дела на копиях должны быть указаны: ФИО получателя (), его процессуальное положение, данные удостоверения личности (серия номер *), дата выдачи и подпись судебного пристава/секретаря с печатью суда․
- Сроки: Копия решения выдается в 3-дневный срок после вступления в законную силу (или сразу после оглашения резолютивной части, копия резолютивной части)․
Заявление на выдачу копий документов дела (Архив / Нотариус / Банк)
Если вам нужны копии из дела, хранящегося в архиве суда или нотариальной палате:
- Пишется заявление на имя руководителя архива/нотариуса․
- В тексте: «Прошу предоставить возможность ознакомиться с делом № и снять копии с листов ․․․»․
- Часто требуется нотариальное заверение копий — это указывается в просьбе․
Требования к оформлению копий самих документов (Приложений)
Часто в заявлении пишут: «Прилагаю копию паспорта», «Прилагаю копию доверенности»․ Важно правильно их оформить:
- Простая копия (ксерокс/скан): Допустима для подачи через Госуслуги, МФЦ, почту (если не требуется нотариальная форма)․
- Заверенная копия:
- Работодателем: Подпись уполномоченного лица, печать организации, надпись «Верно», дата․
- Нотариусом: Нотариальная заверка (подпись нотариуса *, печать, номер реестра)․
- Судебным приставом/секретарем суда: На копиях из материалов дела․
- Электронный документ: Подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), равносилен бумажному оригиналу (ФЗ-63 «Об электронной подписи»)․
Типичные ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствие | Как правильно |
|---|---|---|
| Не указано, какую именно копию нужно (простую, заверенную, нотариальную) | Отказ в приеме или выдаче не того документа | В решающей части: «Прошу выдать заверенную копию трудовой книжки» |
| Пропущены реквизиты заявителя (телефон, email) | Невозможно связаться для уведомления о готовности | Обязательно заполняйте контакты: тел․ +7 () —, e-mail: *@*․ru |
| Обращение не в тот орган (например, в суд за копией ТК вместо работодателя) | Потеря времени, возврат заявления | Копию ТК выдает только работодатель (ст․ 62 ТК РФ)․ В суд — только по спору о выдаче․ |
| Не приложена копия паспорта/доверенности (если требуется) | Приостановка рассмотрения / Отказ | В блоке «Приложения» пропишите: «1․ Копия паспорта РФ (стр․ 1, прописка) — 1 л․ 2․ Копия доверенности № от — 2 л;» |
Электронная подача: особенности 2025-2026 гг․
По состоянию на подача заявлений на выдачу копий максимально переведена в цифровой формат:
- Госуслуги / ЛК ФНС: Заполняется интерактивная форма․ Поле «Что запрашиваете» → «Копия документа»․ Файлы прикрепляются в блоке «Документы»․
- ПО «Мой Арбитр» / ГАС «Правосудие»: Ходатайство о копии решения подается как отдельный процессуальный документ․ Система сама подтянет реквизиты дела․
- ЭДО (СБИС, Диадок, Контур): Для межведомственного обмена копиями уставов, выписок ЕГРЮЛ используется формат XML/PDF с УКЭП․
Образцы и бланки (где скачать актуальные)
Используйте только свежие бланки с официальных ресурсов:
- Трудовая книжка: Сайт «Ассистентус», «КонсультантПлюс», «Гарант» (файлы
obrazec-zayavleniya-o-vydache-kopii-trudovoj-knizhki․docx, проверяйте дату обновления — не старше 2023-2024 гг․)․ - Судебные акты: Сайт суда вашего региона (раздел «Образцы документов») или портал sudact․ru — Форма № 63․
- Налоговая (ЕГРЮЛ/ЕГРИП): Сервис «Получение сведений из ЕГРЮЛ/ЕГРИП» на service․nalog․ru — заявление генерируется автоматически․
- Антикоррупционные формы: Разделы «Обратная связь», «Комиссия по служебному поведению» на сайтах госорганов (скачиваются в
DOC/PDF)․
Резюме: Чек-лист перед отправкой
- Адресат указан верно (организация, суд, ФНС)․
- В «шапке» ваши полные ФИО, адрес (), телефон ()․
- В названии и тексте четко написано: «Прошу выдать копию [Название документа]»․
- Указан вид заверения (простая, работодателем, нотариусом, судом)․
- Приложен перечень вложений (копия паспорта, доверенность, квитанция о госпошлине — для судов)․
- Дата, личная подпись (или УКЭП при электронной подаче)․
Данная статья носит информационный характер․ Для решения конкретных правовых вопросов рекомендуется обратиться к юристу или уполномоченному специалисту принимающего органа․ Актуальность нормативной базы проверена на ․