Объяснительная записка — это служебный документ, в котором работник, студент или учащийся письменно излагает причины и обстоятельства совершения тех или иных действий (или бездействия). Ниже разберём, где именно пишут объяснительную, кому она адресуется и как её правильно оформить.
Где пишут объяснительную записку
Объяснительная записка требуется в самых разных сферах жизни:
- На работе — самый распространённый случай. Работодатель требует пояснений при опоздании, прогуле, отсутствии на рабочем месте, невыполнении обязанностей, срыве сроков, ошибках в документах, нарушении правил внутреннего трудового распорядка, порче имущества, служебном ДТП и т.д.
- В учебных заведениях — в школе, колледже или вузе объяснительную пишут студенты (или родители школьников) за пропуски занятий, невыполнение заданий, нарушение дисциплины.
- В государственных органах — например, в налоговой инспекции, ПФР, ГИБДД, когда требуется пояснить расхождения в отчётности или обстоятельства правонарушения.
- В военкомате, правоохранительных органах — при необходимости пояснить свои действия или бездействие.
Кому адресуется объяснительная
Записка всегда адресуется руководителю или уполномоченному лицу:
- на работе — директору организации, начальнику структурного подразделения;
- в вузе или колледже — ректору, декану факультета, заведующему кафедрой;
- в школе — директору школы (обычно от родителей ученика);
- в госорганах — руководителю соответствующего подразделения.
Как правильно написать объяснительную
Единой утверждённой законом формы нет, но при составлении можно ориентироваться на общие правила делопроизводства (ГОСТ Р 7.0.97-2016). Если в организации есть утверждённый бланк — образец можно попросить у делопроизводителя в отделе кадров или канцелярии. Если образца нет, записку пишут от руки или печатают в свободной форме, соблюдая деловой стиль.
Структура документа
- Шапка (правый верхний угол) — кому адресована записка (должность, ФИО руководителя) и от кого (должность, подразделение, ФИО автора).
- Место и дата — строку дополняют населённым пунктом, где зарегистрировано предприятие, и датой написания заявления.
- Наименование документа — по центру строки пишется «Объяснительная записка» с коротким обозначением сути, например, «об опоздании на работу».
- Основная часть, факты и причины проступка, сопровождающиеся корректными пояснениями и аргументами. Сначала констатируется факт («Я, Иванов И.И., опоздал на работу на 40 минут»), затем излагаются причины (ДТП на дороге, поломка транспорта, болезнь, семейные обстоятельства и т.п.).
- Подпись — личная подпись автора с расшифровкой.
Виды объяснительных записок
- Оправдательные, когда сотрудник нарушил правила организации (ушёл с работы раньше, опоздал) и объясняет причины;
- Пояснительные — когда нужно разъяснить обстоятельства ситуации, не обязательно связанной с нарушением (например, ошибка в отчёте, задержка документов).
Зачем нужна объяснительная
Как правило, нарушения, которые требуют пояснения со стороны работника, серьёзны и могут привести к дисциплинарному взысканию вплоть до увольнения. Объяснительная записка — это возможность работника изложить свою версию событий и смягчающие обстоятельства. Работодатель обязан истребовать письменное объяснение перед применением дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ). Если работник отказывается писать объяснительную, составляется соответствующий акт — но написать записку, как правило, в интересах самого сотрудника.
Полезные советы
- Пишите кратко, по существу, без эмоций и лишних деталей;
- Не отрицайте очевидные факты — лучше честно объяснить причины;
- Приложите подтверждающие документы, если они есть (справка из больницы, акт о ДТП и т.п.);
- Сохраните копию записки у себя;
- Зарегистрируйте документ в канцелярии или отделе кадров.
Справочно: образцы и шаблоны объяснительных записок можно найти на специализированных порталах, например ppt.ru (ООО «ППТ», г. Санкт-Петербург, Рыбацкий проспект, д. /2, тел.: +7 () *—25). Там доступны формы для разных типов нарушений: опоздание, прогул, ошибка в документах, служебное ДТП и другие.