Деятельность приемной комиссии — это ключевой этап жизненного цикла образовательной организации. От качества работы секретаря зависит не только соблюдение процедур приема, но и правовая чистота зачисления, сохранность документов и своевременность информирования поступающих. В данной статье подробно разбираются функциональные обязанности секретаря приемной комиссии на основе актуальных нормативных актов, профессиональных стандартов и типовых должностных инструкций (в т.ч. образцах 2024–2025 гг.).

Правовая база и регламентирование должности

Должностная инструкция секретаря приемной комиссии разрабатывается на основании:

• Трудового кодекса РФ (ст. 57, 60, 68 — о трудовой функции и инструкции);
• Федерального закона «Об образовании в РФ» (ст. 55, 62 — порядок приема);
• Приказа Минобрнауки РФ (Минпросвещения РФ) о Порядке приема в образовательные организации;
• Профессионального стандарта «Специалист по управлению кадровым потенциалом организации» (утв. Приказом Минтруда РФ) или профстандарта «Секретарь руководителя» (в части делопроизводства);
• Локальных нормативных актов организации (Положение о приемной комиссии, Правила внутреннего трудового распорядка).

Важно: Согласно типовой формулировке (образец 2025 г.), секретарь приемной комиссии подчиняется непосредственно председателю приемной комиссии (или директору/ректору организации).

Ключевые функциональные блоки обязанностей

Обязательства секретаря можно структурировать по четырем основным направлениям:

Организационно-методическое обеспечение работы комиссии

1. Подготовка к приемной кампании: разработка календарного плана приема, согласование графиков работы членов комиссии, подготовка печатных бланков, протоколов, журналов учета.
2. Организация заседаний: уведомление членов комиссии о времени и месте заседаний (не позднее чем за 3–5 дней), подготовка повестки дня, обеспечение кворума.
3. Ведение протоколов: фиксация хода заседаний, принятых решений, результатов голосования. Протоколы подписываются председателем и секретарем.
4. Информационное взаимодействие: связь с подразделениями организации (учебным отделом, бухгалтерией, IT-отделом для работы с АИС «Прием», ЕПГУ/Госуслуги), вышестоящими органами управления.

Работа с поступающими и их представителями (Фронт-офис)

• Прием и консультирование: личный прием документов, разъяснение правил приема, проходных баллов, льгот и квот (согласно п. 11 Порядка приема, именно секретарь организует личный прием).
• Прием документов через ЭПГУ/Госуслуги: контроль за автоматическим попаданием заявлений в АИС, верификация скан-копий с оригиналами при личном появлении.
• Регистрация заявлений: присвоение регистрационных номеров, внесение данных в журнал учета входящих заявлений (бумажный или электронный).
• Выдача справок и уведомлений: о принятии документах, о результатах вступительных испытаний, о зачислении/отказе.

Документальное обеспечение и делопроизводство (Бэк-офис)

Это наиболее трудоемкий блок, включающий:

• Формирование личных дел поступающих: оформление личных дел принятых на обучение (согласно данным Департамента внутренней и кадровой политики, это прямая обязанность секретаря).
• Работа с оригиналами документов: проверка подлинности аттестатов, дипломов, паспортов, медицинских справок (086-У), документов о льготах. Составление актов проверки подлинности.
• Организация вступительных испытаний: подготовка экзаменационных билетов, листов регистрации участников, обеспечение видеонаблюдения, передача работ экспертам.
• Расчет конкурсных баллов: сбор данных об ИД, ЕГЭ, вступительных экзаменах, индивидуальных достижениях; расчет суммы баллов, формирование рейтинговых списков.
• Подготовка приказов о зачислении/отказе: проектные приказы для подписи руководителя организации.

Архивирование и хранение документов

• Организация хранения документов приемной комиссии (заявления, протоколы, списки зачисленных, личные дела отчисленных/не явившихся) в соответствии с Списком типовых документов, подлежащих архивному хранению (утв. Росархивом).
• Сдача дел в архив организации по истечении сроков хранения с составлением описей.

Права секретаря приемной комиссии

Для эффективного исполнения обязанностей секретарю предоставляются права (согласно типовой инструкции, образец ГАРАНТ/КонсультантПлюс 2025):

• Запрашивать у структурных подразделений организации информацию и документы, необходимые для работы комиссии.
• Предлагать председателю комиссии меры по совершенствованию организации приема.
• Требовать от поступающих и их представителей предоставления документов, предусмотренных Порядком приема.
• Ознакомиться с проектами локальных нормативных актов, касающимися деятельности приемной комиссии.
• Пользоваться печатью приемной комиссии (если предусмотрено Положением) для заверения копий документов, справок.

Ответственность

Секретарь несет ответственность в соответствии с трудовым, гражданским, административным и уголовным законодательством РФ за:

• Неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей (ст. 192 ТК РФ, дисциплинарная ответственность).
• Нарушение сроков приема документов, публикации списков, выдачи приказов.
• Несанкционированный доступ к персональным данным поступающих (ст. 13.11 КоАП РФ, ст. 272 УК РФ).
• Утерю, повреждение или подлог документов образования/личности (ст. 327 УК РФ).
• Нарушение правил делопроизводства и архивного дела.
• Материальный ущерб, причиненный организации (в пределах ст. 238 ТК РФ).

Замещение во время отсутствия

Согласно стандартной формулировке (образец 2014, 2025 гг.):

«В период временного отсутствия ответственного секретаря приемной комиссии (отпуск, болезнь, командировка) его обязанности возлагаются на * (ФИО/должность заместителя), который несет полную ответственность за исполнение возложенных обязанностей».

Приказ о замещении изготавливается заранее, до ухода основного сотрудника в отпуск/на больничный.

Ключевые компетенции и требования к кандидату (2025–2026 гг.)

Типичные ошибки и риски в работе секретаря

1. Просрочка публикации списков: нарушение сроков размещения рейтинговых списков на сайте/инфостанде (штрафы для организации, жалобы в обрнадзор).
2. Ошибки в расчете баллов: неверное пересчет баллов ЕГЭ в шкале вуза, игнорирование ИД, математическая ошибка в формуле — основание для отмены приказа о зачислении судом.
3. Неполный пакет документов: пропуск медсправки, фото, копии паспорта при формировании личного дела — проблемы при верификации в ФИС ФРДО;
4. Нарушение процедуры апелляции: несообщение результатов апелляции в срок, отсутствие протокола апелляционной комиссии.
5. Работа с «левыми» документами: принятие заявления без оригинала документа об образовании (для бюджета) после установленного срока.

Взаимосвязь с другими участниками процесса

Схема взаимодействия:

• Председатель ПК, утверждает графики, подписывает протоколы и приказы, несет общую ответственность.
• Члены ПК (преподаватели) — проводят вступительные испытания, оценивают работы, заполняют протоколы экзаменации (секретарь выдает/собирает бланки).
• Учебный отдел/Деканаты — формируют планы приема (контрольные цифры), получают личные дела зачисленных для формирования групп/потоков.
• IT-отдел — администрирование АИС, настройка импорта из ЕПГУ, техническая поддержка видеонаблюдения.
• Бухгалтерия/Казначейство — контроль оплаты договорах (платное обучение), возврат средств при отказе.
• Отдел кадров/Юристы — консультации по трудовым вопросам (найм секретаря на срочный договор на период приема), рассмотрение жалоб.

Актуальные тренды 2025–2026 гг.

• Тотальная цифровизация: переход на полностью безбумажный прием через ЕПГУ. Секретарь становится оператором АИС, а не «перекладывателем бумаг».
• Проактивное информирование: внедрение чат-ботов в Telegram/VK для авто-ответов на типовые вопросы (сроки, проходные баллы), рассылка пуш-уведомлений об этапах.
• Видеонаблюдение и ИИ: использование систем распознавания лиц при входе на ЕГЭ/вступительные экзамены, автоматическая прокторская система.
• Единая база ФРДО: обязательная выгрузка данных о зачисленных в ФИС ФРДО в установленные сроки (секретарь отвечает за качество выгрузки, отсутствие дублей, ошибок в СНИЛС).
• Целевое обучение и квоты: усложнение работы с договорами целевого обучения, согласование с заказчиками (органами власти, предприятиями).

Примерный фрагмент должностной инструкции (для адаптации)

Должностные обязанности

Организует работу приемной комиссии и делопроизводство приемной комиссии.

Обеспечивает подготовку и проведение заседаний приемной комиссии: уведомляет членов, готовит повестку дня, материалы, ведет протоколы.

Организует прием документов от лиц, поступающих на обучение (в т.ч. через ЕПГУ/Госуслуги), проверяет комплектность и подлинность представленных документов.

Осуществляет регистрацию и учет поступивших заявлений на участие в конкурсе, формирует базы данных поступающих в АИС «Прием».

Обеспечивает организацию и проведение вступительных испытаний (расписание, аудитории, комиссии, видеонаблюдение, безопасность материалов).

Организует расчет конкурсных баллов, формирование конкурсных списков (рейтинговых списков) и их публикацию в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» и на информационных стендах.

Подготавливает проекты приказов о зачислении на обучение, об отказе в зачислении, об отчислении поступающих, не предоставивших оригиналы документов в срок.

Оформляет личные дела принятых на обучение и передает их в учебный отдел (деканат).

Обеспечивает хранение и учет документов приемной комиссии, своевременную сдачу дел в архив организации.

Осуществляет информирование поступающих и их родителей (законных представителей) о ходе приемной кампании, результатах вступительных испытаний, порядке обжалования.

Взаимодействует с уполномоченными органами (Обрнадзор, Рособрнадзор) при проведениях проверок по приему.

Соблюдает требования законодательства о персональных данных при обработке данных поступающих.

Исполняет иные поручения председателя приемной комиссии и руководителя организации, связанные с деятельностью приемной комиссии.

Роль секретаря приемной комиссии эволюционирует от исполнителя рутинных операций к менеджеру приемной кампании. Современный секретарь должен владеть не только делопроизводством, но и IT-инструментами (АИС, ЕПГУ, BI-аналитика рейтингов), знать нормы административного права (рассмотрение жалоб) и уметь управлять командой волонтеров/стажеров в пиковые периоды. Грамотно составленная должностная инструкция, учитывающая риски текущего года (новые приказы, изменения в ЕПГУ), — залог юридически безупречной приемной кампании.

Примечание: Данная статья носит обзорный характер. Для разработки локального нормативного акта необходимо использовать актуальные Приказы Минпросвещения/Минобрнауки текущего года и согласовать текст с юридическим отделом и профсоюзной организацией (если есть). Контактные данные ответственных лиц в конкретной организации: тел. —, e-mail: *@*.ru.