Технические секретари приемной комиссии играют ключевую роль в обеспечении бесперебойной и прозрачной работы процедуры приема граждан в образовательные организации; Их деятельность регламентируется Приказом Минобрнауки России‚ локальными нормативными актами учебного заведения и Положением о приемной комиссии. В данной статье подробно разбираются основные функции‚ права и обязанности данной категории сотрудников.

Нормативно-правовая база деятельности

Деятельность технических секретарей строится на следующих документах:

• Федеральный закон от № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» (ст. 55‚ 62‚ 63);
• Приказ Минобрнауки России от № 1147 (Правила приема для обучения по основным общеобразовательным программам);
• Приказ Минобрнауки России от № 621 (Правила приема для обучения по программам высшего образования — для вузов);
• Приказ Минпросвещения России от № 458 (Правила приема для обучения по программам СПО);
• Локальные акты организации: Положение о приемной комиссии‚ Должностная инструкция технического секретаря‚ Положение о защите персональных данных.

Основные функции технического секретаря

Функции можно разделить на несколько ключевых блоков: организационно-технические‚ документооборот‚ работа с абитуриентами и информационная безопасность.

Организационно-техническое обеспечение работы комиссии

1. Подготовка рабочих мест: оснащение мест работы членов приемной комиссии необходимой техникой (КИП‚ сканеры‚ принтеры)‚ бланками‚ печатьми‚ справочной литературой.
2. Обеспечение доступа к АИС: регистрация учетных записей членов комиссии в автоматизированных информационных системах (ЕПГУ‚ РЕП‚ региональные системы‚ локальные АИС вуза/колледжа)‚ настройка прав доступа по ролевой модели.
3. Организация заседаний: составление повесток дня‚ уведомление членов комиссии о времени и месте заседаний (в т.ч. через *)‚ ведение протоколов заседаний приемной комиссии.
4. Контроль сроков: мониторинг соблюдения сроков приема документов‚ проведения вступительных испытаний‚ публикации конкурсных списков и зачисления.

Работа с документами абитуриентов (Документооборот)

Это самая объемная группа функций‚ требующая высокой ответственности и внимательности.

• Прием заявлений: консультирование абитуриентов по заполнению заявлений (электронных и бумажных)‚ проверка полноты комплектов документов (паспорт‚ документ об образовании‚ СНИЛС‚ фото‚ документы о льгах/инд. достижениях).
• Регистрация в АИС: внесение данных абитуриента в информационную систему‚ сканирование и прикрепление электронных копий документов к личному делу.
• Ведение журналов учета: ведение журнала регистрации входящих заявлений (форма согласно Приказу)‚ журнала выдачи оригиналов документов об образовании.
• Формирование личных дел: сборка бумажных личных дел абитуриентов (при необходимости)‚ их нумерация‚ сшивка‚ передача в архив или в отделы после зачисления.
• Обработка согласий: учет согласий на обработку персональных данных‚ согласий на зачисление (оригинал документа об образовании)‚ отзывов согласий.

Обеспечение проведения вступительных испытаний (ВИ)

• Подготовка аудиторий: рассадка абитуриентов‚ подготовка пакетов КИМ (контрольно-измерительных материалов)‚ бланков ответов‚ черновиков.
• Работа с КИМ: получение КИМ от ответственных лиц (под роспись в журнале *)‚ обеспечение сохранности‚ раздача и сбор КИМ во время экзамена.
• Техническая поддержка онлайн-экзаменов: проверка работоспособности платформ (прокторинг‚ видеоконференцсвязь)‚ регистрация абитуриентов в системах дистанционного проctoring‚ техническая помощь во время сдачи.
• Обработка результатов: внесение баллов в протоколы ВИ‚ сканирование бланков ответов‚ загрузка результатов в АИС‚ обеспечение доступа к протоколам для абитуриентов (в личном кабинете или на стенде).

Работа с конкурсными списками и приказами о зачислении

1. Расчет конкурсных баллов (сумма баллов ЕГЭ/ВИ + индивидуальные достижения) в АИС.
2. Формирование и публикация конкурсных списков (общих‚ по квотам‚ по целевым договорам) в установленные сроки на официальном сайте и информационных стендах.
3. Подготовка проектов приказов о зачислении/отказе в зачислении для подписи руководителя организации.
4. Рассылка уведомлений абитуриентам о необходимости подать оригинал документа об образовании (согласие на зачисление) через АИС / почту / СМС (номер телефона *).
5. Контроль подачи оригиналов документов и согласий‚ формирование итоговых списков зачисленных.

Информационная безопасность и защита персональных данных

Технический секретарь — ответственное лицо по защите ПДн в структуре приемной комиссии.

• Соблюдение режима доступа к АИС (не передача логина/пароля третьим лицам‚ блокировка сессии при уходе).
• Обеспечение физической безопасности носителей информации (блокировка шкафов с делами‚ пароли на компьютеры).
• Уничтожение черновиков‚ списков с ПДн после завершения приемной кампании по актам утилизации.
• Участие в расследовании инцидентов безопасности (утечка данных‚ сбой АИС) совместно с администратором безопасности организации (ФИО *).

Права технического секретаря

Для эффективного выполнения функций техническому секретарю предоставляются следующие права:

• Требовать от абитуриентов предоставления документов‚ необходимых для приема‚ в установленном законом перечне.
• Запрашивать у структурных подразделений организации (военной кафедры‚ медпункта‚ общежития) справки и заключения‚ необходимые для зачисления.
• Иметь доступ к АИС приемной кампании с правами «Оператор приемной комиссии» / «Секретарь».
• Привлекать волонтеров и студентов-стажеров для помощи в организационных вопросах (раздача бланков‚ навигация абитуриентов) под своим контролем.
• Докладывать руководителю приемной комиссии (Председателю / Заведующему приемной комиссией * ) о выявленных нарушениях‚ технических сбоях‚ конфликтных ситуациях.
• Проходить повышение квалификации по вопросам приемной кампании и работы в АИС не реже 1 раза в 3 года.

Ответственность

Технический секретарь несет ответственность в соответствии с ТК РФ‚ КоАП РФ‚ УК РФ и должностной инструкцией:

• Дисциплинарная: за неисполнение или ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей (предупреждение‚ выговор‚ увольнение).
• Материальная: за ущерб‚ причиненный организации (утеря оригиналов документов абитуриентов‚ порча имущества)‚ в пределах среднемесячного заработка (ст. 241 ТК РФ)‚ при умышленном ущербе — в полной величине.
• Административная: за нарушение законодательства о персональных данных (ст. 13.11 КоАП РФ)‚ за нарушение правил приема (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Уголовная: за злоупотребление служебным положением (ст. 285 УК РФ)‚ подделку документов (ст. 327 УК РФ)‚ несанкционированный доступ к компьютерной информации (ст. 272 УК РФ).

Типичные ошибки и рекомендации по их предотвращению

Взаимодействие с заинтересованными сторонами

С Председателем и членами приемной комиссии

Технический секретарь обеспечивает техническую сторону заседаний: готовит проекты протоколов‚ раздает материалы‚ фиксирует результаты голосования. Все решения оформляются протоколом‚ который подписывает Председатель (*) и секретари.

С абитуриентами и их законными представителями

Секретарь является «лицом» приемной комиссии на приеме документов. Необходимо владеть навыками деловой коммуникации‚ знать ответы на FAQ (часто задаваемые вопросы)‚ уметь работать с недовольными абитуриентами‚ перенаправлять сложные вопросы в приемную комиссию или к прокурору/роспотребнадзору (при необходимости).

С ИТ-подразделением и администраторами АИС

Оперативное сообщение о сбоях системы‚ ошибках импорта данных‚ проблемах с ЭЦП. Контакты дежурного администратора АИС: тел. ‚ email .

С прокуратурой и Рособрнадзором

В ходе проверок предоставляют доступ к журналам учета‚ протоколам ВИ‚ конкурсным спискам‚ приказам о зачислении. Секретарь готовит пакет документов для проверяющих органов по запросу руководителя.

Особенности работы в электронном виде (Электронная приемная комиссия)

С переходом на «беспаперную» технологию функции технического секретаря трансформируются:

• Работа исключительно в личном кабинете оператора АИС / ЕПГУ.
• Верификация абитуриентов через ЕСИА (Госуслуги) — проверка соответствия данных паспорта и СНИЛС.
• Автоматическое формирование конкурсных списков и проектов приказов системой.
• Цифровая подпись (ЭЦП) секретаря / председателя на приказах и протоколах.
• Архивирование электронных личных дел в электронном архиве организации (с соблюдением сроков хранения — 75 лет для личных дел).

Технический секретарь приемной комиссии, это профессионал‚ обеспечивающий юридическую чистоту‚ прозрачность и техническую выполнимость одной из самых социально значимых процедур в системе образования. Качество его работы напрямую влияет на права абитуриентов‚ репутацию учебного заведения и законность формирования контингента студентов. Непрерывное обучение‚ знание актуальных нормативных актов‚ владение АИС и стрессоустойчивость, ключевые компетенции для успешной работы на этой позиции.

Статья подготовлена на основе действующего на законодательства РФ. Данные о конкретных должностных лицах‚ контактных телефонах и адресах структурных подразделений частично скрыты (*) в целях защиты персональной информации и информационной безопасности.