На рабочем месте может случиться всякое, и далеко не всегда виновником происшествия становится сам сотрудник. Объяснительная записка — это официальный документ, в котором работник излагает свою версию событий, причины совершённого поступка или бездействия. Каждый руководитель хочет, чтобы подчинённые соблюдали дисциплину, приходили вовремя и выполняли свои обязанности. Но случается, что обстоятельства складываются иначе — и тогда работодатель вправе потребовать письменные объяснения.
Что такое объяснительная записка и когда она требуется
Объяснительная записка чаще всего составляется по требованию вышестоящего руководителя, чтобы объяснить какой-либо проступок со стороны сотрудника. Согласно статье 193 Трудового кодекса РФ, до применения дисциплинарного взыскания работодатель обязан затребовать от работника письменное объяснение.
Типичные ситуации, когда требуется объяснительная:
- опоздание на работу или отсутствие на рабочем месте;
- невыполнение или ненадлежащее выполнение должностных обязанностей;
- нарушение трудовой дисциплины (прогул, появление в нетрезвом виде);
- причинение материального ущерба работодателю;
- нарушение внутренних регламентов и инструкций;
- ошибки в документах, отчётности.
Структура и формат документа
Унифицированной формы объяснительной записки законодательством не установлено, однако сложилась устойчивая практика её оформления. Документ составляется в произвольной форме, но должен содержать обязательные реквизиты.
Обязательные элементы объяснительной
- Шапка документа (правый верхний угол): кому адресована записка, должность, наименование организации, Ф.И.О. руководителя; от кого — должность, структурное подразделение, Ф.И.О. работника.
- Название документа — «Объяснительная записка» (по центру).
- Основной текст, изложение фактических обстоятельств и причин произошедшего.
- Дата составления документа.
- Личная подпись работника с расшифровкой.
Образец объяснительной записки
Ниже приведён типовой образец (персональные данные частично скрыты):
Генеральному директору
ООО «Пример»
Иванову И.И. ()
от менеджера отдела продаж
Петрова П.П. ()
Объяснительная записка
Я, Петров Пётр Петрович (*), опоздал на работу на 1 час 20 минут по причине дорожно-транспортного происшествия, произошедшего на маршруте следования к месту работы. Движение общественного транспорта было парализовано. Справку о ДТП прилагаю. Свою вину в произошедшем не усматриваю, однако обязуюсь впредь выезжать на работу с запасом времени.
Правила написания: рекомендации
- Пишите от первого лица, кратко и по существу, без лишних эмоций.
- Указывайте только факты: даты, время, конкретные обстоятельства.
- Излагайте причины случившегося, при наличии — прикладывайте подтверждающие документы (справки, чеки, медицинские документы).
- Не используйте оскорбления, оценочные суждения в адрес коллег и руководства.
- Признавать или не признавать вину — право работника; формулируйте позицию чётко.
- Записка пишется от руки или печатается, оба варианта допустимы, главное — личная подпись.
Сроки предоставления и отказ от дачи объяснений
На предоставление объяснительной работнику отводится два рабочих дня. Если по истечении этого срока объяснение не предоставлено, составляется соответствующий акт. Важно помнить: непредоставление объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания, однако и отказ от дачи объяснений не может считаться самостоятельным дисциплинарным проступком.
Грамотно составленная объяснительная записка, это инструмент защиты работника. Чёткое изложение фактов, ссылки на уважительные причины и приложенные доказательства помогут руководству объективно оценить ситуацию и принять справедливое решение. Храните копию поданной записки с отметкой о принятии, это может пригодиться при возможных трудовых спорах.