С 1 января 2020 года в России действует принцип добровольного выбора формата трудовой книжки․ По умолчанию ведется электронная трудовая книжка (ЭТК), однако сотрудник имеет право оставить бумажный вариант, написав соответствующее заявление․ Но что делать, если работник изменил решение и подал заявление о переходе на электронный формат? В этой статье подробно разберем алгоритм действий кадровика, сроки, отчетность в Социальный фонд России (СФР) и нюансы работы с бумажным носителем․

Актуально на 2026 год: Согласно данным Социального фонда региона, к уже более 87 тысяч работников Владимирской области выбрали электронную трудовую книжку․ Тренд на полный цифровой переход усиливается, поэтому грамотная обработка таких заявлений — обязательный навык любого HR-специалиста․

Нормативная база: на что ссылаться

Главный документ, регулирующий процедуру, ст․ 66․1 ТК РФ (в ред․ ФЗ от № 439-ФЗ) и Постановление Правительства РФ от № 1556 «Об утверждении Правил ведения электронных трудовых книжек»․

• П․ 4 ст․ 66․1 ТК РФ: Работник может в любое время написать заявление о переходе на ЭТК (если ранее выбрал бумажную) или, наоборот, вернуть бумажную (не чаще одного раза в год)․
• П․ 5 ст․ 66․1 ТК РФ: Работодатель обязан уведомить СФР о выборе работника в течение 1 рабочего дня со дня получения заявления․

Алгоритм действий HR-специалиста: по шагам

Шаг 1․ Принятие и регистрация заявления

Сотрудник пишет заявление свободной формы (образец обычно есть во внутреннем локальном акте — Положении о трудовой книжке)․ В заявлении обязательно должны быть:

1. ФИО работника (полностью)․
2. Номер структурного подразделения / табельный номер․
3. Текст просьбы: «Прошу перевести ведение моей трудовой книжки в электронную форму»․
4. Дата составления и личная подпись․

Важно: Отказ в приеме заявления недопустим․ Дата получения заявления работодателем — это точка отсчета сроков․ На заявлении ставится входящий номер/дата или подпись лица, принявшего документ (ФИО кадровика: , тел․: )․

Шаг 2․ Извещение Социального фонда России (СФР)

Это критически важный этап․ Уведомление направляется через систему отчетности СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности)․

• Форма: СЗВ-ТД (утв․ Приказом СФР от № 15н)․
• Срок: Не позднее 1 рабочего дня после получения заявления․
• Ключевое поле: В блоке «Сведения о выборе работником формы ведения трудовой книжки» указывается код «1» — электронная форма․

Примечание: Если сотрудник ранее уже имел ЭТК (например, при приеме на работу после 2020 г․ не писал заявления на бумажную), повторная отправка СЗВ-ТД с кодом «1» не требуется — достаточно внутреннего оформления․ Если же он ранее официально выбрал бумажную (код «2» в СЗВ-ТД), — отправка обязательна․

Шаг 3․ Работа с бумажной трудовой книжкой (если она есть у работодателя)

Если бумажная ТК хранилась у работодателя (сотрудник ранее писал заявление на бумажный формат), её нужно вернуть владельцу с отметкой о переводе на электронный вид․

Порядок оформления отметки (согласно П․ 38 Правил № 1556):

1. На титульном листе или на первой свободной странице раздела «Сведения о работе» ставится печать организации (при наличии)․
2. Пишется запись: «Трудовая книжка ведется в электронном виде»․
3. Указывается дата записи (дата получения заявления работником)․
4. Подпись уполномоченного лица (кадровика), расшифровка подписи․
5. Номер и дата приказа о переводе (если издается)․

Книжка выдается работнику под роспись в журнале учета движения трудовых книжек (Колонка «Дата выдачи», «Подпись получателя»)․

Шаг 4․ Издание приказа (распоряжения) — по усмотрению

ТК РФ не обязывает издавать приказ при смене формата ТК․ Однако на практике многие организации издают приказ для фиксации факта и даты для бухгалтерии и контроля сроков СЗВ-ТД․

• Основание: заявление сотрудника․
• Содержание: «В связи с заявлением от перевести ведение трудовой книжки в электронную форму․ Контроль за сроками сдачи СЗВ-ТД возложить на »․

Шаг 5․ Внесение изменений в личную карточку (Т-2) и учетные системы

В личной карточке работника (ф․ Т-2) на обложке или во вложении делается пометка: «Трудовая книжка, электронная»․ В HR-системе (1С:ЗУП, СБИС, Контур и др․) проставляется соответствующий флаг/галочка в карточке сотрудника для корректного формирования отчетности आगे․

Сроки: шпаргалка для кадровика

Типичные ошибки и риски для работодателя

• Просрочка СЗВ-ТД․ Штраф по ст․ 15․5․1 КоАП РФ: на должностных лиц, от 500 до 1 000 руб․, на юрлицо — от 3 000 до 5 000 руб․ (повышаются при повторном нарушении)․
• Отказ в выдаче бумажной ТК․ Работодатель не имеет права удерживать ТК у себя после заявления на ЭТК․ Это нарушение ст․ 66 ТК РФ (штрафы до 50 000 руб․ для юрлица)․
• Отсутствие отметки «Ведется в электронном виде»․ Без этой записи бумажная ТК считается действующим документом, что создает правовые риски (двойной учет стажа)․
• Игнорирование заявления «наоборот»․ Если сотрудник через год напишет заявление на возврат к бумажной ТК (право по п․ 4 ст․ 66․1 ТК РФ), работодатель обязан принять его и вернуть учет на бумажный носитель (с уведомлением СФР кодом «2»)․

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Вопрос: Сотрудник ушел в отпуск/больничный, а заявление принес позже․ С какой даты считать переход?

Ответ: С даты фактического получения заявления работодателем (даты входящего номера/подписи кадровика)․ Не со дня написания сотрудником дома и не с даты приказа․

Вопрос: Нужно ли делать запись в ЭТК о том, что сотрудник перешел на электронный формат?

Ответ: Нет․ В самой ЭТК (базе СФР) записей о «выборе формата» не делается․ Информация содержится только в истории СЗВ-ТД․ Запись «Ведется в электронном виде» ставится только в бумажной книжке при ее возврате․

Вопрос: Сотрудник потерял бумажную ТК до того, как написал заявление на ЭТК․ Что делать?

Ответ: Сначала оформляется дубликат бумажной ТК (по общим правилам ст․ 66 ТК РФ, в течение 15 дней)․ После выдачи дубликата (или параллельно, если сотрудник пишет заявление на ЭТК до получения дубликата) — принимается заявление на ЭТК․ В дубликате (если он уже выдан) ставится отметка «Ведеться в электронном виде»․ Если заявление подано до оформления дубликата — дубликат не оформляется, так как учет переходит в электронный вид․

Вопрос: Можно ли принять заявление в электронном виде (по email/ЭДО)?

Ответ: Да, если в локальном акте организации (Положении о документообороте/ЭДО) предусмотрена возможность обращения работников через электронные каналы с использованием усиленной/квалифицированной ЭЦП․ Простая скан-копия без ЭЦП по email юридических последствий не имеет (требуется оригинал или ЭЦП)․

Резюме: чек-лист для закрытия вопроса

1. [ ] Принято заявление от *, поставлена дата/вх․ номер․
2. [ ] Сформирована и отправлена СЗВ-ТД с кодом «1» в СФР (срок 1 раб․ день)․ Получена квитанция․
3. [ ] Бумажная ТК (есть ли?) изъята из архива, сделана отметка «Трудовая книжка ведется в электронном виде», подпись, печать․
4. [ ] ТК выдана работнику * под роспись в журнале учета (КНД 1110081)․
5. [ ] Пометка внесена в личную карточку Т-2 и HR-систему․
6. [ ] (При необходимости) Издан приказ/распоряжение․

Статья подготовлена на основе законодательства РФ, актуального на ․ Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется консультироваться с трудовым юристом организации․