С 1 января 2020 года в России вступил в силу институт электронной трудовой книжки (ЭТК). На переход на цифровой формат стал повседневной практикой, однако действия HR-специалиста при получении заявления от сотрудника остаются строго регламентированными. Ошибки в оформлении несут риски штратов и судебных споров. В этой статье подробно разбираем алгоритм действий, сроки отчетности перед СФР и нюансы, о которых часто забывают.

Правовая природа заявления: право выбора, а не обязанность

Согласно ст. 66.1 ТК РФ, ведение трудовой книжки в электронном виде осуществляется только с письменного согласия работника. Это ключевой момент: работодатель не имеет права заставлять сотрудника переходить на ЭТК (исключение — лица, впервые трудоустраивающиеся после , для них ЭТК ведется по умолчанию).

Кто и когда может подать заявление?

• Работники, принятые до : могли подать заявление в течение 2020 года. Если не успели — право сохраняется в любое последующее время (п. 4 ст. 4 Закона № 439-ФЗ).
• Работники, не исполнявшие обязанности на (больничный, отпуск, отстранение), но у которых сохранялось место работы: подают заявление после выхода на работу.
• Лица без трудовых отношений на , имеющие стаж: подают заявление при следующем трудоустройстве.

Важно: Заявление пишется в свободной форме (единой утвержденной бланки нет), но должно содержать: ФИО, дату, четкую волю («Прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде»), подпись с расшифровкой. Обычно готовится в 2 экземплярах: один остается у работодателя (в личном деле), второй — на руках у сотрудника с отметкой о принятии;

Пошаговый алгоритм действий работодателя (Чек-лист HR)

Получив заявление, кадровый сотрудник должен выполнить следующие действия в строгой последовательности:

1. Регистрация входящего документа. Завести заявление в журнале учета входящей корреспонденции или в ЭДО. Поставить дату получения (это точка отсчета сроков).
2. Внесение записи в бумажную трудовую книжку (если она есть).
   • Графа 1: Порядковый номер (продолжаем нумерацию).
   • Графа 2: Дата получения заявления (ДД.ММ.ГГГГ).
   • Графа 3: «В связи с подачей работником заявления о переходе на ведение трудовой книжки в электронном виде, трудовая книжка выдана на руки» (ссылка на ст. 66.1 ТК РФ).
   • Графа 4: Номер и дата приказа/распоряжения о выдаче ТК на руки (см. п. 4).
3. Издать приказ (распоряжение) о выдаче трудовой книжки на руки. Основание — заявление сотрудника. В приказе указать: «Выдать трудовую книжку № * серии * гражданину * на руки в связи с переходом на ЭТК».
4. Выдать трудовую книжку сотруднику под роспись.
   • В журнале учета движения ТК (форма Т-3 или свой вариант) сделать отметку: «Выдана на руки в связи с переходом на ЭТК».
   • В самой книжке на последней заполненной странице раздела «Сведения о работе» поставить печать (при наличии) и подпись ответственного лица, дату выдачи.
   • Критически важно: Предупредить работника (лучше под роспись в журнале или на 2-м экземпляре заявления), что бумажная ТК не теряет силы. Она хранится у работника и является единственным подтверждением стажа до 2020 года. ЭТК содержит сведения только с 2020 года.
5. Передать сведения в Социальный фонд России (СФР). Это обязательное требование ст. 23;1 Закона № 27-ФЗ «Об индивидуальном учете…».

Отчетность в СФР: Форма ЕФС-1 (СЗВ-ТД) и сроки

С 1 января 2023 года сведения о трудовой деятельности представляются только в составе Единой формы ЕФС-1 (ранее — СЗВ-ТД). Отдельная форма СЗВ-ТД больше не применяется.

Сроки сдачи (п. 5 ст; 23.1 Закона № 27-ФЗ, Постановление Правительства РФ № 2345):

Перевод на другую постоянную работу

Что именно заполняется в ЕФС-1 (блок «Сведения о трудовой деятельности»):

• Код основания: «ТД» (трудовая деятельность).
• Вид мероприятия: «Выбор формы ведения трудовой книжки» (или аналогичный код по справочнику СФР).
• Дата мероприятия — дата получения заявления.
• Номер и дата документа-основания — номер и дата заявления сотрудника (или приказа о выдаче ТК).

Внимание: Если работодатель пропустит срок сдачи ЕФС-1 с указанием выбора ЭТК, в информационной системе СФР у сотрудника будет «висеть» статус «Ведется бумажная ТК», что приведет к ошибкам при назначении пенсии и расчете стажа.

Особые ситуации и «подводные камни»

А. Сотрудник хочет вернуться к бумажной ТК

Ст. 66.1 ТК РФ дает это право. Сотрудник пишет заявление: «Прошу предоставить мне сведения о трудовой деятельности и вести трудовую книжку в бумажном виде».

• Работодатель обязан принять заявление.
• Сведения в СФР передаются в ЕФС-1 в срок до 25-го числа следующего месяца (вид мероприятия: «Изменение формы ведения трудовой книжки»).
• Работодатель начинает вести бумажную ТК параллельно с электронной (вносит записи за прошлые периоды работы у данного работодателя, начиная с 2020 г.).

Б. Увольнение сотрудника, перешедшего на ЭТК

В день увольнения работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя (ст. 66.1 ТК РФ).

• Способ предоставления: указан в заявлении сотрудника (на бумаге или в электронном виде с ЭЦП работодателя).
• Срок: в день прекращения ТД.
• Если сотрудник отсутствует/отказывается получать — отправить заказным письмом с уведомлением.

В. Первичное трудоустройство после 2020 года

Для лиц, впервые заключающих ТД после , ЭТК ведется автоматически. Заявление не требуется. Бумажная ТК не заводится. При приеме такой сотрудник предъявляет только паспорт и СНИЛС (если есть). Сведения о приеме сдаются в ЕФС-1 за 1 рабочий день.

Г. Исправление ошибок в ЭТК

Если сотрудник обнаружил неточность в выписке из ЭТК (Госуслуги, приложение СФР), он пишет заявление работодателю. Работодатель обязан исправить сведения и представить их в СФР через ЕФС-1 (вид мероприятия: «Исправление сведений о трудовой деятельности»). Сроки: общие (1 раб. день / 25-е число).

Ответственность работодателя

Нарушение процедуры ведения ЭТК и отчетности влечет санкции (КоАП РФ, ТК РФ):

• Ст. 5.27 КоАП РФ: за задержку выдачи ТК или предоставления сведений при увольнении — штраф на должностных лиц 1 000–5 000 руб., на юрлиц 30 000–50 000 руб. (повторно — дисквалификация или штраф до 70 000 руб.).
• Ст. 5.27.1 КоАП РФ: за непредставление или несвоевременное представление сведений в СФР (ЕФС-1), штраф на должностных лиц 500–1 000 руб., на юрлиц 3 000–5 000 руб..
• Ст. 234 ТК РФ: компенсация морального вреда по иску работника.
• Судебная практика: если ошибка в ЭТК (неверная формулировка причины увольнения) помешала трудоустройству — суд взысывает средний заработок за все время вынужденного прогула (ч. 6 ст. 66.1 ТК РФ).

Нормативная база (шпаргалка для юриста/кадровика)

1. ТК РФ: ст. 66 (бумажная ТК), ст. 66.1 (ЭТК), ст. 84.1 (выдача документов при увольнении).
2. ФЗ от № 439-ФЗ — базовый закон о внедрении ЭТК (порядок перехода, права работников).
3. ФЗ от № 436-ФЗ — обязанность работодателей представлять сведения в СФР (тогда ПФР).
4. ФЗ от № 237-ФЗ — переход на ЕФС-1 с .
5. Постановление Правительства РФ от № 1740 (ред. от № 2345) — Порядок представления сведений о трудовой деятельности (форма ЕФС-1, сроки, форматы).
6. Приказ Минтруда России от № 822н, форма выписки из ЭТК (для выдачи сотруднику).

Резюме: Ключевые действия за 15 минут после получения заявления

1. Поставить дату/визу на заявлении, зарегистрировать.
2. Выписать приказ о выдаче ТК на руки (основание — заявление).
3. Внести запись в саму ТК (графа 3: «Выдана на руки в связи с переходом на ЭТК»).
4. Выдать ТК сотруднику под роспись в журнале Т-3 и на 2-м экземпляре заявления.
5. Устно и письменно разъяснить: «Бумажная ТК храните вы, она подтверждает стаж до 2020 г. Новый стаж будет в ЭТК на Госуслугах».
6. Сформировать и подписать ЕФС-1 (блок СЗВ-ТД) с кодом «Выбор формы ведения ТК», сдать в СФР не позднее 25-го числа следующего месяца.

Заявление на ЭТК — это не просто бумажка для архива, а триггер для каскада кадровых и отчетных действий. Главная задача работодателя: корректно «закрыть» бумажную историю (выдать ТК, сделать запись), не упустить сроки ЕФС-1 (25-е число след. месяца) и грамотно проинформировать сотрудника о сохранении силы бумажного документа. Автоматизация через 1С:ЗУП или специализированные HR-системы значительно снижает риск ошибок, но контроль сроков и полноты данных остается зоной ответственности живого кадровика.

Материал подготовлен на основании действующего на года законодательства (ТК РФ, ФЗ № 27, ФЗ № 439, Постановление Правительства № 2345). Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией. Для решения конкретных спорных ситуаций обратитесь к трудовому юристу.