Современное здравоохранение стремительно переходит на цифровые технологии. Одним из важных направлений этой трансформации стало создание электронных приемных архивов медицинских документов — сервисов, позволяющих гражданам и организациям дистанционно обращаться за архивными медицинскими сведениями, копиями документов и справками.
Что такое электронная приемная медицинского архива
Электронная приемная — это онлайн-сервис, через который гражданин может подать запрос в архив медицинской документации без личного визита. Такие сервисы работают на базе государственных архивных учреждений, а также интегрируются с подсистемами ЕГИСЗ (Единой государственной информационной системы в сфере здравоохранения).
Ключевую роль в этом процессе играет Федеральный реестр электронных медицинских документов (РЭМД) — подсистема ЕГИСЗ, которая:
- получает, проверяет и регистрирует электронные медицинские документы;
- хранит сведения о медицинской документации в защищенном формате;
- содержит информацию о медицинской организации, в которой документ создан и хранится;
- обеспечивает невозможность определения состояния здоровья гражданина по составу хранимых сведений.
Какие услуги можно получить через электронную приемную
- Запрос копии медицинской карты или выписок из нее.
- Получение архивных справок о лечении, госпитализации, прививках.
- Уточнение места хранения медицинских документов (если учреждение было реорганизовано или закрыто).
- Запрос сведений для оформления пенсии, инвалидности, страховых выплат.
- Обращения юридических лиц по вопросам передачи архивов на хранение.
Как подать запрос
Существует несколько способов обращения в архив медицинских документов:
- через электронную приемную на официальном сайте архивного учреждения;
- направив запрос на электронную почту архива;
- через портал государственных услуг;
- по телефону справочной службы (для консультаций).
Например, в Москве функции централизованного хранения выполняет ГКУ «Центральный архив медицинских документов города Москвы». Для справок можно использовать единую справочную службу города: 8 (495) —*, секретариат: 8 (495) —, электронная почта: coasz*@**.ru.
Что указать в запросе
- ФИО заявителя (и пациента, если запрос подает представитель);
- дату рождения и адрес регистрации;
- наименование медицинского учреждения и примерный период обращения;
- цель получения документов;
- контактные данные для ответа.
Требования к электронным архивам с 2026 года
С 1 сентября 2026 года вступают в силу новые требования приказа Минздрава к электронным архивам медицинских организаций. Согласно им, медучреждения обязаны:
- обеспечить хранение электронных медицинских документов (ЭМД) с учетом требований ЕГИСЗ;
- вести описи и метаданные документов;
- гарантировать конфиденциальность и защиту персональных данных пациентов;
- обеспечить долговременную сохранность и целостность документов.
Перевод бумажных носителей в электронный формат становится обязательным, что накладывает на медицинские организации строгие обязательства по безопасности и соблюдению норм конфиденциальности.
Оцифровка и коммерческие архивные услуги
Многие медицинские организации привлекают специализированные компании для оцифровки и хранения архивов. Такие подрядчики предлагают:
- поточное и планетарное сканирование медицинских карт любых форматов;
- создание электронных архивов с централизованным доступом к скан-копиям, в т.ч. для территориально удаленных подразделений;
- загрузку результатов сканирования и индексных параметров в любые ECM-системы;
- локальные и облачные решения с полной конфиденциальностью;
- долговременное хранение бумажных архивов в специализированных хранилищах.
Примером успешного проекта является внедрение программно-аппаратных комплексов для оцифровки архивных медицинских карт в ленинградских медучреждениях, где был спроектирован электронный архив с централизованным доступом для всех филиалов.
Преимущества электронной приемной для граждан
- Экономия времени — не нужно лично посещать архив;
- Доступность — запрос можно подать из любого региона;
- Прозрачность — заявитель получает уведомления о статусе обращения;
- Безопасность, данные передаются по защищенным каналам с соблюдением врачебной тайны;
Электронная приемная архива медицинских документов — это важный шаг к цифровизации здравоохранения. Она упрощает доступ граждан к их медицинской истории, снижает нагрузку на архивные службы и обеспечивает надежное хранение документов в соответствии с современными требованиями законодательства. С вступлением в силу новых норм 2026 года роль электронных архивов и сервисов дистанционного обращения будет только возрастать.