Смена паспорта гражданина РФ — это распространенное событие, которое требует обновления персональных данных в кадровых документах организации․ Согласно трудовому законодательству, работодатель обязан хранить актуальные сведения о сотрудниках․ В данной статье подробно разберем, как правильно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору при смене паспортных данных, предоставим актуальный образец заполнения на 2026 год и ответим на частые вопросы․

Законодательная база и необходимость оформления

Основанием для внесения изменений является статья 72 ТК РФ (изменение существенных условий трудового договора) и статья 65 ТК РФ (документы, необходимые для заключения трудового договора)․ Хотя паспортные данные не являются «существенным условием» в строгом смысле (как зарплата или должность), они являются обязательным реквизитом для идентификации работника․

Существует два способа актуализации данных (подтверждено практикой КонсультантПлюс и Журналом «Кадровое дело»):

1. Зачеркивание старых данных и вписание новых — допускается в трудовом договоре (как в первичном учетном документе), но требует соблюдения правил исправлений (подпись, расшифровка, дата, печать при наличии)․ Данный способ не рекомендуется для электронных архивов и при строгих внутренних регламентах компании․

Порядок действий HR-специалиста (пошаговая инструкция)

Шаг 1: Получение уведомления от сотрудника

Работник обязан сообщить об изменении данных (п․ 2 ст․ 21 ТК РФ)․ Обычно пишется заявление свободной формы с просьбой внести изменения в трудовой договор и личную карточку․ К заявлению прикладывается копия нового паспорта (развороты с фото и пропиской)․

Шаг 2: Подготовка проекта дополнительного соглашения

Документ готовится в двух экземплярах (работодатель, работник)․ Используется бланк на фирменном бланке организации или чистый лист А4 с реквизитами компании․

Шаг 3: Согласование и подписание

Соглашение подписывает уполномоченное лицо (генеральный директор, руководитель филиала по доверенности) и работник․ Дата подписания, дата вступления в силу (если иное не указано в тексте)․

Шаг 4: Внесение изменений в сопутствующие документы

• Личная карточка работника (ф․ Т-2) — зачеркиваются старые данные, вписываются новые, ставится подпись ответственного лица и дата․
• Книга учета трудовой книжки / ЭТК — при необходимости․
• Внутренние реестры, базы данных, доступы, пропуска․
• Уведомление страхователя в СФР (бывш․ ПФР) — при смене фамилии подается СЗВ-ТД или ЕДВ (с 2025 г․ — через ЕДВ)․ При простой смене паспорта без смены ФИО уведомление в СФР не требуется, но данные в ЕДВ при следующем сдаче отчетности обновятся автоматически․

Структура и обязательные реквизиты дополнительного соглашения

Согласно ГК РФ и ТК РФ, документ должен содержать:

• Наименование документа («Дополнительное соглашение к трудовому договору №․․․»)․
• Место и дату составления (город, число, месяц, год)․
• Ссылку на основной трудовой договор (номер, дату заключения)․
• Стороны: Работодатель (наименование, ИНН, ОГРН, ФИО представителя, основание, устав/доверенность) и Работник (ФИО, ИНН, адрес регистрации )․
• Предмет соглашения: «Стороны договорились внести изменения в трудовой договор в связи со сменой паспорта работника»․
• Текст изменения: «Пункт X трудового договора привести в следующую редакцию: «Паспорт серии № , выдан ․*․ (код подразделения -), адрес регистрации: »․
• Условие: «Настоящее соглашение вступает в силу с момента подписания его обеими сторонами»․
• Количество экземпляров․
• Подписи сторон с расшифровкой․

Образец заполнения дополнительного соглашения (Актуально на 2026 год)

Ниже приведен универсальный шаблон․ Данные, требующие замены, выделены жирным шрифтом․ Конфиденциальные реквизиты в примере замаскированы символами ․

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 1
к трудовому договору № /ТД от *․․202 г․

г․ «» 202 г․

Мы, ООО «» (ИНН *, ОГРН ), именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава / Доверенности № от ․․202 г․, с одной стороны, и Петров Петр Петрович (ИНН *), именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», заключили настоящее Дополнительное соглашение о нижеследующем:

ПРЕДМЕТ СОГЛАШЕНИЯ

В связи с получением Работником нового паспорта гражданина РФ (в связи с истечением срока действия / сменой фамилии / достижением возраста 20/45 лет — подчеркнуть необходимое), Стороны договорились внести изменения в Трудовой договор № /ТД от ․․202 г․․

ИЗМЕНЕНИЯ В ТРУДОВОЙ ДОГОВОР

Пункт 1․2 (указать номер пункта, где указаны паспортные данные) Трудового договора привести в следующую редакцию:

«Паспорт гражданина РФ серии № , выдан ․․202* ГУ МВД России по г․ * / Отделом МВД России по * р-ну г․ * (код подразделения -), адрес регистрации по месту жительства: г․ *, ул․ , д․ , кв․ *»․

Во всех остальных пунктах Трудового договора, где указаны старые паспортные данные Работника, считать их замененными на новые, указанные в п․ 2․1 настоящего Соглашения․

ПОРЯДОК РАСЧЕТОВ И ДРУГИЕ УСЛОВИЯ

Изменение паспортных данных не влечет за собой изменение условий оплаты труда, режима работы, обязанностей Работника и иных условий Трудового договора․

Работник гарантирует достоверность представленных сведений и документов․

ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Настоящее Соглашение вступает в силу с момента его подписания обеими Сторонами․

Соглашение составлено в 2 (двух) экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу: один — для Работодателя, второй — для Работника․

К настоящему Соглашению прилагается: копия паспорта Работника (развороты с фото и пропиской) — 1 (один) лист․

АДРЕСА И РЕКВИЗИТЫ СТОРОН

Особенности оформления в 2025–2026 годах (актуальные нюансы)

Электронный документооборот (ЭДО)

Если организация ведет кадровый учет в электронном виде (1С, СЭД, «Диадок», «Контур» и др․), дополнительное соглашение оформляется в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) обеих сторон․ Бумажный экземпляр при этом может не составляться, если это предусмотрено локальными нормативными актами (ЛНА) и соглашением о применении ЭДО․

Смена фамилии vs Смена паспорта (возраст/испорчен)

• Смена фамилии: Требует более широкого пакета изменений: заявление, доп․ соглашение, Т-2, трудовая книжка (если бумажная), СТРАХОВОЕ СВИДЕТЕЛЬСТВО (СНИЛС), сотрудник меняет сам в СФР, банковские карты, уведомление в СФР (ЕДВ) об изменении ФИО․
• Смена паспорта без смены ФИО: Достаточно доп․ соглашения, Т-2, обновления базы данных․ Уведомление в СФР не подается․

Иностранные работники

Если иностранный гражданин получил паспорт РФ (сменил статус на гражданина), оформляется доп․ соглашение с заменой реквизитов документа, удостоверяющего личность (вместо вида на жительство/паспорта иностранца, паспорт РФ)․ Необходимо также обновить уведомление о приеме на работу в МВД/СФР в течение 3 рабочих дней․

Типичные ошибки и риски

1. Отсутствие ссылки на основной договор․ Соглашение теряет юридическую силу․
2. Неполные реквизиты паспорта․ Обязательны: серия, номер, дата выдачи, кем выдан (полное наименование органа), код подразделения, адрес регистрации․
3. Подписание не уполномоченным лицом․ Проверьте доверенность или устав․
4. Игнорирование обновления Т-2․ Инспекция ГИТ при проверке смотрит именно личную карточку как основной учетный документ․
5. Просрочка․ Оформляйте соглашение в день обращения сотрудника или в ближайший рабочий день․ Задержка может привести к штрафам по ст․ 5․27 КоАП РФ за нарушение правил ведения кадровой документации․

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Где скачать бланк в Word / PDF

Готовые бланки (пустые формы и образцы заполнения) актуальной редакции 2026 года можно найти в правовых системах:

• КонсультантПлюс — раздел «Формы документов» → «Трудовые договоры и соглашения» → «Дополнительное соглашение к трудовому договору при изменении паспортных данных работника (образец заполнения)»․
• ГАРАНТ, аналогичный раздел «Акты, образцы, формы»․
• Сайты профильных журналов («Кадровое дело», «Моё дело», «Национальное Лесное агентство» — часто публикуют бесплатные шаблоны в ․docx)․

Рекомендация: Всегда сверяйте скачанный шаблон с актуальным Уставом вашей компании и текущим ТК РФ перед использованием․

Оформление дополнительного соглашения при смене паспорта — рутинная, но обязательная процедура․ Использование грамотного образца (как приведенный выше) и соблюдение алгоритма действий (заявление → копия паспорта → доп․ соглашение → Т-2 → базы данных) позволит избежать штрафов от ГИТ, проблем с выплатой зарплаты, отпускных и страховыми случаями․ В 2026 году особое внимание уделите переводу процесса в электронный вид (ЭДО/УКЭП) и своевременной передаче данных в СФР через ЕДВ при смене ФИО․

Статья подготовлена на основе актуальной на г․ информации из правовых систем КонсультантПлюс, ГАРАНТ, материалов Журнала «Кадровое дело» и судебной практики․ Данная информация носит справочный характер․ Для решения конкретных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому юристу․