Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Вопросы временного замещения отсутствующего сотрудника возникают у любого работодателя. Правильное оформление таких отношений — залог отсутствия претензий со стороны ГИТ (Государственной инспекции труда) и судов. В данной статье подробно разберем, как составить дополнительное соглашение об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника, какой образец использовать в 2026 году и на какие правовые нюансы обратить внимание.

Правовая основа: что говорит ТК РФ

Основным нормативным актом, регулирующим данный процесс, является статья 60.2 Трудового кодекса РФ («Выполнение работы по совместительству, объединение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объемов выполняемой работы»).

Ключевые положения:

Работодатель имеет право поручить работнику выполнение работы временно отсутствующего работника только с его письменного согласия.
Такой работник сохраняет свою основную работу (должность).
Дополнительная работа оплачивается отдельно от основной заработной платы.
Срок действия соглашения ограничен периодом отсутствия основного работника.

Важно: Отличие от совместительства (ст. 282 ТК РФ) в том, что здесь речь идет о временной передаче обязанностей конкретному сотруднику, уже работающему в организации, а не о найме нового человека на вакантную ставку.

В каких случаях требуется оформление?

Дополнительное соглашение необходимо, когда основной сотрудник отсутствует по уважительной причине и сохраняет за собой место работы (должность). Основные основания:

Декретный отпуск (уход за ребенком до 3 лет) — самый частый случай.
Длительный больничный лист (более нескольких дней, часто при тяжелых заболеваниях или травмах).
Отпуск за свой счет (без сохранения заработной платы, ст. 128 ТК РФ) на длительный срок.
Отпуск за счет будущего годового оплачиваемого отпуска (по соглашению сторон).
Направление на обучение с отрывом от производства.
Исполнение государственных или общественных обязанностей (судебные приставы, депутаты и т.д.).

Структура и обязательные реквизиты соглашения

Согласно ст. 57 ТК РФ и ст. 60.2 ТК РФ, в документе обязательно должны быть зафиксированы:

Реквизит	Описание / Что писать
Наименование документа	«Дополнительное соглашение к трудовому договору № * от .. г. об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника»
Стороны	Работодатель (ООО/ИП/ФИО ИП с указанием реквизитов регистрации) и Работник (ФИО, паспортные данные ).
Основание	Ссылка на трудовой договор основного работника (№ , дата) и на приказ об отсутствии (приказ № * от .. г. «О предоставлении отпуска/направлении в отпуск за свой счет/об отпуске по уходу за ребенком» гражданину *).
Предмет соглашения	Список конкретных обязанностей (функций) из должностной инструкции отсутствующего работника, которые передаются. Желательно приложить выписку из должностной инструкции.
Срок действия	Критически важно: «На период отсутствия основного работника, с .. г. по день выхода на работу основного работника (но не позднее .. г.)». Нельзя ставить жесткую фиксированную дату окончания, если она не совпадает с реальным возвращением.
Оплата труда	Размер доплаты (фиксированная сумма, % от тарифной ставки отсутствующего, % от зарплаты замещающего). Указание на то, что оплата производится отдельно от основной зарплаты.
Режим работы	Порядок совмещения: в течение рабочего дня (перерывы), после окончания основной смены, или в свободное от основной работы время.
Гарантии	Сохранение основной ставки, отпусков, стажа. Указание, что расторжение возможно досрочно по выходу основного работника (предупреждение за 3 дня).
Подписи и дата	Подписи сторон с расшифровкой, дата подписания (должна быть не позже дня начала исполнения обязанностей).

Образец заполнения Дополнительного соглашения (Шаблон 2026)

Ниже приведен универсальный образец. Данные в полях * подлежат замене на реальные сведения. Текст адаптирован под актуальную редакцию ТК РФ.

 ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ №
 к трудовому договору № от .. г. г. , «» 20 г.
ООО «*» (ИП ), именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице Генерального директора * , действующего на основании Устава, с одной стороны, и г-н(жа) * , паспорт серия № *, выдан .. г., код подразделения , прописка: , именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», заключили настоящее Дополнительное соглашение о нижеследующем:
ПРЕДМЕТ СОГЛАШЕНИЯ
 Работник дает согласие на временное исполнение обязанностей работника * * * (далее — «Основной работник»), занимающего должность * (табельный номер ), в связи с его отсутствием на работе по основанию: Приказ № от .. г. «О предоставлении отпуска по уходу за ребенком / О предоставлении отпуска за свой счет / О направлении в больничный» (подставить нужное).
 Перечень передаваемых обязанностей соответствует должностной инструкции Основного работника, утвержденной приказом № * от .. г. (Приложение 1 к настоящему соглашению).
 Работник продолжает выполнять обязанности по своей основной должности * (табельный номер *).
СРОК ДЕЙСТВИЯ СОГЛАШЕНИЯ
 Настоящее соглашение вступает в силу с .. г. и действует до дня фактического выхода на работу Основного работника.
 Максимальный срок действия — до .. г. (дату предполагаемого окончания отсутствия, например, окончания декретного отпуска).
 В случае досрочного выхода на работу Основного работника, Работодатель уведомляет Работника об этом за 3 (три) календарных дня, и соглашение прекращает действие с дня выхода Основного работника.
ОПЛАТА ТРУДА И ВЫПЛАТЫ
 За исполнение обязанностей временно отсутствующего работника Работнику устанавливается доплата в размере: * руб; 00 коп. в месяц (или: * % от тарифной ставки (оклада) Основного работника / * % от заработной платы Работника по основной должности).
 Доплата производится ежемесячно в сроки, установленные для выплаты заработной платы по основной должности, отдельной строкой в платежном ведомости (расчетном листе).
 На доплату распространяются районные коэффициенты, надбавки за выслугу лет, за вредные условия (если применимо к должности Основного работника) в порядке, установленном локальными нормативными актами Работодателя.
 За работу в нерабочее время (сверхурочные, ночные часы, выходные/праздничные дни) по совмещенной должности оплата производиться в соответствии со ст. 152, 153, 154 ТК РФ.
РЕЖИМ РАБОТЫ И ОТДЫХ
 Исполнение обязанностей Основного работника осуществляется Работником в свободное от основной работы время / в течение рабочего дня (зачеркнуть ненужное) в соответствии с графиком: *.
 Работодатель обеспечивает Работнику ежедневный перерыв для отдыха и питания, а также ежедневный и еженедельный отдых в соответствии с ТК РФ.
ГАРАНТИИ И КОМПЕНСАЦИИ
 Работник сохраняет все права и гарантии по основной должности (оплачиваемый ежегодный отпуск, выплаты по временной нетрудоспособности, стаж и т.д.).
 Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника засчитывается в страховой стаж.
 По итогам года Работнику предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск по совмещенной должности одновременно с отпуском по основной должности (ст. 286 ТК РФ).
ПОРЯДОК РАСТОРЖЕНИЯ
 Настоящее соглашение может быть расторгнуто до истечения срока:
 — по соглашению Сторон;
 — по инициативе Работодателя в связи с выходом на работу Основного работника (с уведомлением за 3 дня);
 — по инициативе Работника (с уведомлением за 3 дня);
 — в иных случаях, предусмотренных ТК РФ (ликвидация организации и т.д.).
 При расторжении соглашения Работник продолжает работу по основной должности.
ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
 Настоящее соглашение составлено в 2 (двух) экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу: один для Работодателя, один для Работника.
 Стороны подтверждают, что ознакомлены с текстом соглашения, понимают его значение и последствия.
АДРЕСА И РЕКВИЗИТЫ СТОРОН
РАБОТОДАТЕЛЬ:
 ООО «»
 ИНН КПП *
 Адрес: *
 Тел.:
 Подпись: _____________ / * /
 М.П.
 РАБОТНИК:
 * *
 Паспорт: *
 Адрес регистрации: *
 Тел.:
 Подпись: _____________ / * * / 

Порядок оформления: пошаговая инструкция

Процесс не ограничивается только подписанием бумажки; HR-специалист должен выполнить цепочку действий:

Получение письменного согласия. Даже если сотрудник устно согласился, без подписанного заявления/согласия (пункт 1.1 образца) приказ будет недействителен.
Подписание Дополнительного соглашения. В 2-х экземплярах. Один выдается работнику под роспись во втором.
Издание Приказа (Распоряжения). На основании соглашения издается приказ по форме Т-5 (прием на работу — не применяется, так как это не прием) или свободной формы «О поручении исполнения обязанностей временно отсутствующего работника». В приказе указываются: ФИО замещающего, ФИО отсутствующего, срок, размер доплаты, основание (соглашение № *).
Ознакомление с приказом под роспись. Работник должен подписать приказ.
Внесение записи в Трудовую книгу / СТР. В трудовую книгу запись НЕ вносится (это не перевод и не прием на работу). В СТР (Сведения о трудовой деятельности) запись вносится только если работа выполняется на условиях совместительства по договору (ст. 282 ТК РФ). При исполнении обязанностей по ст. 60.2 ТК РФ в СТР запись не вносится (пояснения Минтруда, Пенсионного фонда).
Внесение записи в Личную карточку работника (Т-2). В раздел «Сведения о работе» вносится запись: «Временное исполнение обязанностей должности * в связи с отсутствием * по основанию приказа № . Доплата руб.».
Учет рабочего времени. В табеле учета рабочего времени (Т-12, Т-13) часы работы по замещению учитываются отдельно (код «РВ» или иной код по локальному акту), чтобы корректно рассчитать оплату сверхурочных/ночных часов.

Нюансы расчета заработной платы и налогов

Размер доплаты

Закон не устанавливает минимальный размер доплаты (в отличие от совместительства, где оплата не может быть ниже пропорциональной тарифной ставки). Однако практика судов и ГИТ показывает: доплата не должна быть символической (например, 100 руб;), иначе это расценивается как уклонение от оплаты труда. Рекомендуется устанавливать:

Процент от оклада отсутствующего (часто 50–100%).
Фиксированную сумму, сравнимую с пропорциональной ставкой.

Налогообложение (НДФЛ и страховые взносы)

НДФЛ: Удерживается стандартным образом (13% / 15% / 30% для нерезидентов). Налоговый вычет на ребенка предоставляется по основному месту работы (если работник предоставил справку 2-НДФЛ с текущего места работы, вычет учитывается суммарно).
Страховые взносы: Взносы на ОПС, ОМС, ВНИМ, СЗН перечисляются со всей суммы доплаты по общим правилам (30% / 15.1% в зависимости от лимита базы).

Региональные коэффициенты и «Северные» надбавки

Если организация находится в районе с районным коэффициентом (РК), доплата обязательно увеличивается на РК (ст. 316 ТК РФ). Надбавка за выслугу лет на Дальнем Севере/эквивалентных районах выплачивается на доплату, если она предусмотрена для должности отсутствующего работника.

Типичные ошибки и риски для работодателя

⚠ Топ-5 ошибок, за которые штрафуют инспекторы ГИТ:

Отсутствие письменного согласия работника до начала исполнения обязанностей. Штраф по ст. 5.27 КоАП РФ: на юрлица — от 30 000 до 50 000 руб. (за повтор — до 100 000 руб. или приостановка деятельности).
Фиксированная дата окончания в соглашении (например, «до »), не привязанная к возвращению основного работника. Если основной работник вернется раньше — соглашение продолжает действовать «впустую», если позже, работник остается без правовой основы.
Неуказание конкретного перечня обязанностей (фраза «выполнять все обязанности менеджера» без ссылки на должностную инструкцию). Это ведет к спорам об объеме работы и размере доплаты.
Внесение записи в Трудовую книгу («Принят на должность…»). Это грубое нарушение, вводящее в заблуждение будущих работодателей и Пенсионный фонд.
Отсутствие приказа о поручении обязанностей. Соглашение, это договоренность сторон, но правовой основой для начисления зарплаты и учета времени является приказ работодателя.

Особенности 2026 года: электронный документооборот и СФР

С 2026 года актуальны следующие моменты:

Электронные подписи: Дополнительное соглашение можно подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) через системы ЭДО (СБИС, Диадок, Контур и др.). Это приравнивается к бумажному документу с «живой» подписью (ст. 312.1 ГК РФ, ст. 11 ФЗ-63).
Сдача СЗВ-ТД: Как указано выше, при исполнении обязанностей по ст. 60;2 ТК РФ СЗВ-ТД не сдается. Сдача СЗВ-ТД с видом движения «Прием на работу» или «Перевод» будет ошибкой, приводящей к разрыву стажа у работника в ЛК СФР.
Индексация зарплат: Если в организации проведена индексация окладов (обычно с 1 января), доплата за замещение также подлежит пересмотру (индексации) в том же проценте, если иное не установлено локальным нормативным актом.

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Можно ли поручить обязанности нескольким сотрудникам?: Да, ст. 60.2 ТК РФ позволяет распределить обязанности одного отсутствующего работника между несколькими сотрудниками. При этом с каждым заключается отдельное Дополнительное соглашение, в котором четко прописан конкретный перечень передаваемых функций (например, один делает отчеты, второй — клиентскую базу). Доплата устанавливается пропорционально объему.
Что делать, если основной работник уволился, не выйдя на работу?: Соглашение прекращает действие в день увольнения основного работника (основание — приказ об увольнении). Работодатель издает приказ о прекращении действия доп. соглашения. Работник-подмен продолжает работать только по своей основной ставке. Доплата выплачивается за фактически отработанное время до дня увольнения.
Нужно ли оформлять оформление на основную ставку, если отсутствующий уволился, а подменный хочет остаться?: Да, это будет уже перевод (ст. 72.1 ТК РФ) или прием на работу на вакантную должность (если подменный не работал в этой организации ранее). Требуется новый трудовой договор, приказ Т-1, запись в ТК/СТР.
Можно ли не платить доплату, если объем работы невелик?: Нет. Ст. 60.2 ТК РФ императивно устанавливает: «Работа..; оплачивается…». Безоплатное исполнение обязанностей другой должности запрещено. Минимальная доплата — не ниже МРОТ пропорционально отработанному времени (если работа выполнена в полной мере) или пропорционально объему.

Грамотное оформление временного замещения, это не только соблюдение буквы закона, но и защита бизнеса от штрафов и судебных исков. Используйте представленный выше образец как базу, адаптируйте его под локальные нормативные акты вашей организации (Положение об оплате труда, Правила внутреннего трудового распорядка).

Чек-лист перед подписанием:

[ ] Получено письменное согласие работника (заявление/подпись в соглашении).
[ ] В соглашении указана ссылка на приказ об отсутствии основного работника (номер, дата).
[ ] Приложена выписка из должностной инструкции отсутствующего (или полный текст).
[ ] Срок действия: «До дня выхода на работу основного работника».
[ ] Размер доплаты обоснован и зафиксирован (сумма или %).
[ ] Указан режим работы (как совмещается с основной).
[ ] Подготовлен проект приказа о поручении обязанностей.
[ ] Настроен учет рабочего времени в табеле (отдельный код).
[ ] Бухгалтерия информирована о новом виде начисления для настройки зарплатного проекта.

Материал подготовлен на основе актуального Трудового кодекса РФ и разъяснений Минтруда России. Образец соглашения основан на типовой форме, рекомендуемой профильными ресурсами (в т.ч. «Моё дело», редакция от ). Перед применением рекомендуется согласовать документ с юристом организации.