Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Перевод сотрудника на удаленную работу, это не просто устная договоренность или приказ руководителя. С точки зрения Трудового кодекса РФ (ст. 312.1–312.5 ТК РФ)‚ это изменение существенного трудового условия (места работы)‚ которое требует оформления дополнительного соглашения к трудовому договору. В данной статье мы подробно разберем‚ как правильно составить этот документ‚ какие пункты обязательны‚ а какие, рекомендательны‚ и предоставим актуальный образец.

Правовые основания: почему нужен доп. соглашение?

Согласно ч. 1 ст. 72 ТК РФ‚ изменение условий трудового договора (включая место выполнения работы) допускается только по письменному соглашению сторон. Отказ сотрудника от перевода на удаленку (если это не связано с внезапными обстоятельствами вроде пандемии или ЧС) не может быть основанием для увольнения.

Ключевые статьи ТК РФ:

Ст. 312.1 ТК РФ, понятие удаленной работы.
Ст. 312.2 ТК РФ, порядок перевода на удаленную работу (соглашение сторон).
Ст. 312.3 ТК РФ — особенности заключения трудового договора и доп. соглашения в электронном виде.
Ст. 312.4–312.5 ТК РФ — режим работы‚ оплата‚ обеспечение оборудованием‚ связь с работодателем.

Обязательные условия доп. соглашения (чек-лист)

Без этих пунктов документ может быть признан недействительным или привести к спорам с инспекцией труда (ГИТ) или в суде.

Реквизиты основного трудового договора: номер‚ дата заключения‚ стороны (ФИО сотрудника‚ название организации/ИП).
Предмет соглашения: четкая формулировка: «Перевод сотрудника на удаленную работу с даты ».
Место выполнения работы (адрес): Указывается конкретный адрес‚ где сотрудник будет работать (квартира‚ дом‚ коворкинг). Важно: просто написать «удаленно» или «дома» недостаточно‚ нужен адрес. Пример: г. ‚ ул. ‚ д. ‚ кв. *.
Режим рабочего времени: Фиксированный (например‚ 9:00–18:00 по МСК)‚ гибкий или сменный. Обязательно укажите часовой пояс‚ по которому ведется учет времени.
Порядок взаимодействия (связь): Каналы связи (корп. почта‚ мессенджеры‚ CRM‚ видеоконференции)‚ сроки ответа‚ обязательные встречи (планерки).
Обеспечение оборудованием и ПО: Кто предоставляет ноутбук‚ монитор‚ лицензии‚ VPN-доступ? Порядок передачи (акт приема-передачи) и возврата.
Компенсация расходов: Оплата интернета‚ электричества‚ аренды рабочего места (если применимо). Суммы или порядок расчета.
Охрана труда (ОТ): Ссылка на локальный нормативный акт (ЛНА) по ОТ для удаленников или обязательство сотрудника обеспечить безопасные условия. Право работодателя на проверку (с уведомлением).
Конфиденциальность и защита данных: Требования к хранению носителей‚ запрет на работу в публичных местах без VPN‚ использование только корп. ПО.
Срок действия: Бессрочно или на определенный срок (например‚ до *). Условия досрочного возвращения в офис.
Подписи сторон и дата.

Нюансы оформления в 2024 году: Электронный документооборот

С 2022 года (ФЗ-377) допускается заключение доп. соглашений в электронном виде без усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП)‚ если это предусмотрено ЛНА организации.

Варианты подписания:

Бумажный: 2 экземпляра‚ «живые» подписи‚ печать (если есть).
Электронный (ЭДО): Через оператора ЭДО (Диадок‚ СБИС‚ Контур и др.) с УКЭП — полная юридическая сила.
Электронный (внутрикорпоративный): Через портал компании (HR-систему)‚ если ЛНА определяет правила идентификации пользователя (логин/пароль‚ СМС-код‚ ЭЦП простой). Важно: сотрудник должен быть ознакомлен с правилами ЭДО под роспись.

Совет: Даже при электронном оформлении рекомендуется хранить PDF-версию с визуализацией подписей для удобства проверок.

Образец дополнительного соглашения (Шаблон)

Ниже приведен универсальный образец. Текст в скобках [*] подлежит замене на реальные данные. Персональные данные замаскированы в соответствии с требованиями безопасности.

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № []
к Трудовому договору № [] от [] г.

г. [] «[]» [] г.

ООО «[Название организации]» (далее — «Работодатель»)‚ в лице [Должность руководителя‚ например: Генерального директора] [ФИО руководителя ]‚ действующего на основании [Устава / Доверенности № ]‚ с одной стороны‚ и [ФИО сотрудника полностью *] (далее, «Сотрудник»)‚ с другой стороны‚ совместно именуемые «Стороны»‚ заключили настоящее Дополнительное соглашение о нижеследующем:

ПРЕДМЕТ СОГЛАШЕНИЯ

С [Дата перевода‚ например: ] г. Сотрудник переводится на удаленную работу в соответствии со ст. 312.1–312.5 ТК РФ;

Должность Сотрудника — [Название должности ]‚ структурное подразделение — [Название отдела/службы ] остаются без изменений.

МЕСТО ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ

Местом выполнения работы Сотрудником является: [Страна‚ Город‚ Улица‚ Дом‚ Квартира/Офис коворкинга *].

Сотрудник обязуется уведомить Работодателя об изменении места выполнения работы не позднее чем за [Количество‚ например: 3] рабочих дней до предполагаемой смены адреса путем направления нового Дополнительного соглашения на согласование.

РЕЖИМ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ И ОТДЫХА

Режим рабочего времени Сотрудника устанавливается: [Пятидневная рабочая неделя с 09:00 до 18:00 по МСК / Гибкий график с обязательным присутствием в часы «пик» с 11:00 до 15:00 по МСК / Иной порядок].

Учет рабочего времени ведется по данным системы [Название системы: Jira‚ Bitrix24‚ Yaware‚ Табель в 1С *]. Сотрудник обязан отметку о начале и окончании рабочего дня ставить самостоятельно в указанной системе.

Перерывы на отдых и питание предоставляются в соответствии со ст. 108 ТК РФ (обычно 1 час в середине смены).

ПОРЯДОК ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ С РАБОТОДАТЕЛЕМ (СВЯЗЬ)

Основные каналы связи: корпоративная электронная почта [email@company.ru ]‚ мессенджер [Telegram / Slack / MS Teams — корп. аккаунт ]‚ CRM-система [Название ].

Сотрудник обязан быть на связи в рабочее время и отвечать на входящие сообщения/звонки в течение [15 минут / 1 часа].

Ежедневные/Еженедельные планерки проводятся по видеосвязи в [Дни недели‚ время ]. Участие обязательно.

Отчетность: еженедельный отчет до [Пятница‚ 15:00 ] в системе [].

ОБЕСПЕЧЕНИЕ ОБОРУДОВАНИЕМ‚ ПО И КОМПЕНСАЦИЯ РАСХОДОВ

Работодатель предоставляет Сотруднику в безвозмездное пользование следующее имущество (передача оформляется Актом приема-передачи № []):

Ноутбук: [Модель‚ S/N ];
Монитор: [Модель‚ S/N ];
Клавиатура‚ мышь‚ док-станция [при наличии ].

Работодатель обеспечивает доступ к корпоративным информационным системам через VPN / VDI. Лицензии на ПО закупаются и оплачиваются Работодателем.

Компенсация расходов: Работодатель ежемесячно до [числа‚ например: 10-го] числа месяца‚ следующего за отчетным‚ выплачивает Сотруднику компенсацию за расходы на оплату услуг интернета и электричества в размере [Сумма в руб.‚ например: 3 000 (Три тысячи) руб.] (или «по факту за счет представленных чеков/акров»). Выплата производится вместе с заработной платой‚ не облагается НДФЛ (в пределах норм ст. 217 НК РФ) и страховыми взносами (при наличии обоснования в ЛНА).

Расходы на аренду коворкинга компенсируются [да/нет] по представлении документов.

ОХРАНА ТРУДА И БЕЗОПАСНОСТЬ ИНФОРМАЦИИ

Сотрудник ознакомлен с Локальным нормативным актом «Положение об охране труда при удаленной работе» от [Дата *] под роспись (электронную подпись).

Сотрудник обеспечивает безопасные условия труда на своем рабочем месте (освещение‚ вентиляция‚ эргономика мебели‚ отсутствие посторонних лиц при работе с конфиденциальной информацией).

Работодатель сохраняет право проводить проверку состояния охраны труда на месте удаленной работы Сотрудника с предварительным уведомлением не позднее чем за [3] рабочих дня и при согласии Сотрудника (ч. 5 ст. 312.4 ТК РФ).

Сотрудник обязуется соблюдать требования Политики информационной безопасности: использовать только корп. оборудование‚ хранить пароли в менеджере паролей‚ запрещается передача доступа третьим лицам‚ работа в открытых Wi-сетях без VPN.

ЗАРАБОТНАЯ ПЛАТА И ВЫПЛАТЫ

Размер заработной платы‚ система стимулирования‚ порядок и сроки выплаты остаются прежними (в соответствии с трудовым договором и ЛНА об оплате труда).

Региональный коэффициент / Северная надбавка применяются исходя из места нахождения Работодателя [или места жительства Сотрудника — выбрать нужное согласно судебной практике региона].

СРОК ДЕЙСТВИЯ И ПОРЯДОК РАСТОРЖЕНИЯ

Настоящее Соглашение действует [бессрочно / до «» 202 г.].

Любая из Сторон имеет право инициировать возврат Сотрудника на стационарную работу в офис по адресу: [Адрес офиса *]‚ уведомив другую Сторону не позднее чем за [14 / 30] календарных дней. В этом случае стороны подписывают новое доп. соглашение о переводе на стационарную работу.

Расторжение настоящего Соглашения по инициативе Работодателя без согласия Сотрудника не допускается‚ за исключением случаев‚ предусмотренных ст. 312.2 ТК РФ (неисполнение обязанностей по взаимодействию‚ систематическое нарушение режима связи).

ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Настоящее Соглашение составлено в 2 (двух) экземплярах (или в электронном виде‚ имеющих равную юридическую силу)‚ по одному для каждой из Сторон.

Во всем остальном‚ не урегулированном настоящим Соглашением‚ Стороны руководствуются Трудовым кодексом РФ‚ Трудовым договором № [*] и локальными нормативными актами Работодателя.

РАБОТОДАТЕЛЬ:
ООО «[Название]»
ИНН: [] КПП: []
Адрес: [Юридический адрес ]

_________________ / [ФИО руководителя ] /
М.П. (при наличии)
«___» _____________ 202_ г.

СОТРУДНИК:
[ФИО полностью ]
Паспорт: [Серия/Номер ]‚ выдан [Кем выдан ] [Дата ]
Адрес регистрации: []
Телефон: [+7 () —]
Email: [@]

_________________ / [ФИО сотрудника ] /
«___» _____________ 202_ г.

Типичные ошибки HR и юристов (как не потерять в суде)

Отсутствие адреса места работы. Фраза «работает из дома» не является местом работы. Нужен конкретный адрес (даже если это квартира сотрудника). Если сотрудник съезжает, нужно доп. соглашение с новым адресом.
Игнорирование Охраны труда. Работодатель обязан разработать ЛНА по ОТ для удаленников (инструкция‚ оценка рисков). Без этого — штрафы по ст. 5.27.1 КоАП РФ (до 130 тыс. руб. для юрлиц).
Неопределенность по компенсациям. Если в соглашении не прописана оплата интернета/света‚ сотрудник может в суде взыскать их как «заработную плату» (суды часто встают на сторону сотрудников‚ ссылаясь на ст. 312.3 ТК РФ — расходы на обеспечение работы за счет работодателя).
Скрытое изменение функции. Нельзя под видом перевода на удаленку изменить должностные обязанности или снизить зарплату. Это требует отдельной процедуры (ст. 74 ТК РФ — изменение условий труда).
Неправильный ЭДО. Подписание в WhatsApp/Telegram «Да‚ согласен» без настроенного ЛНА по ЭДО не имеет юридической силы. Нужен либо ЭДО-оператор‚ либо ЛНА‚ регламентирующий простую ЭЦП в HR-портале.

Пакет документов для полного оформления (Checklist HR)

Помимо доп. соглашения‚ подготовьте сразу:

Приказ (распоряжение) о переводе (формы Т-5 / Т-5а или свободная форма) — основание для табеля и СЗВ-ТД.
Акт приема-передачи имущества (оборудования) — инвентарный номер‚ состояние‚ подпись сотрудника (можно по фото/скану при удаленке).
Ознакомление под роспись с ЛНА: Положение об удаленной работе‚ Инструкция по ОТ для удаленников‚ Политика ИБ‚ Правила ЭДО.
Справка 2-НДФЛ / СЗВ-ТД — при необходимости отразить изменение условий (признак «Удаленная работа» в СЗВ-ТД с 2023 года).
Договор о материальной ответственности (ДМО), если передается дорогое оборудование (ноутбуки‚ телефоны)‚ рекомендуется заключить ДМО на полную материальную ответственность.

Особенности для ИП и малого бизнеса

Для ИП без сотрудников (самозанятых) данная тема не актуальна (нет трудовых отношений). Для ИП с сотрудниками (в т.ч. нанимающих до 15 человек) правила ТК РФ применяются в полном объеме. Льготы по отчетности не распространяются на оформление трудовых отношений.

Важно: Если у ИП нет штатного кадра/HR‚ рекомендуется использовать типовые бланки Т-5‚ Т-5а и хранить все документы в папке сотрудника (физической или электронной).

Грамотно составленное дополнительное соглашение о переводе на удаленную работу — это защита и для бизнеса (контроль‚ сохранность имущества‚ коммерческая тайна)‚ и для сотрудника (гарантии оплаты‚ компенсаций‚ режима отдыха). Не копируйте шаблоны слепо: адаптируйте пункты про режим связи‚ компенсации и ОТ под реальные процессы вашей компании. В случае сомнений — проконсультируйтесь с трудовым юристом или аутсорсером по кадрам.

Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией. При оформлении документов учитывайте актуальные изменения законодательства и судебную практику вашего региона.