Вопрос о необходимости написания заявления на отпуск при наличии утверждённого графика отпусков волнует многих работников и кадровых специалистов. Разберёмся в этом вопросе подробно, опираясь на нормы Трудового кодекса РФ и сложившуюся практику.
Что говорит закон
Согласно статье 123 Трудового кодекса РФ, очерёдность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, который утверждается работодателем с учётом мнения профсоюзного органа (при его наличии) не позднее чем за две недели до наступления календарного года.
Ключевой момент: график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Это означает, что отпуск предоставляется именно в те сроки, которые указаны в графике, и отдельного заявления от сотрудника по общему правилу не требуется.
Когда заявление не нужно
Если сотрудник уходит в отпуск строго по графику, достаточно следующих действий со стороны работодателя:
- уведомить работника о времени начала отпуска под подпись не позднее чем за две недели до его начала (часть 3 статьи 123 ТК РФ);
- издать приказ о предоставлении отпуска (форма Т-6 или самостоятельно разработанная форма);
- выплатить отпускные не позднее чем за три дня до начала отпуска (статья 136 ТК РФ).
Таким образом, письменное заявление работника в данном случае законом не предусмотрено. Основанием для приказа служит сам график отпусков.
Когда заявление всё-таки необходимо
Существуют ситуации, когда без заявления не обойтись:
- Отпуск вне графика. Если сотрудник хочет уйти в отпуск в даты, отличные от запланированных, он должен подать заявление и согласовать перенос с работодателем.
- Отпуск без сохранения заработной платы (за свой счёт) — предоставляется только на основании заявления работника (статья 128 ТК РФ).
- Отпуск с последующим увольнением — оформляется по письменному заявлению сотрудника (статья 127 ТК РФ).
- Отпуск работника, принятого в текущем году, если он не был включён в график, — оформляется по заявлению.
- Разделение отпуска на части, если это не было отражено в графике, — требует соглашения сторон и, как правило, заявления.
- Отдельные категории работников (инвалиды, ветераны, многодетные родители и др.) вправе уйти в отпуск в удобное для них время — для этого подаётся заявление.
Почему работодатели всё же просят заявление
Несмотря на нормы закона, многие организации требуют от сотрудников заявления даже при отпуске по графику. Причины следующие:
- внутренние локальные акты и правила документооборота компании;
- дополнительная подстраховка кадровой службы на случай проверок;
- подтверждение того, что работник осведомлён о датах отпуска.
Юридически такое требование не являеться нарушением, если оно закреплено во внутренних документах организации, однако отказ работника писать заявление при наличии графика не может служить основанием для отказа в предоставлении отпуска.
Если сотрудник отказывается идти в отпуск по графику
Каждый работодатель сталкивался с ситуацией, когда сотрудник отказывается уходить в запланированный отпуск. Важно помнить:
- график обязателен для обеих сторон, поэтому работник не вправе самовольно отказаться от отпуска;
- перенос отпуска возможен только по соглашению сторон и в исключительных случаях (например, производственная необходимость с согласия работника);
- непредоставление отпуска в течение двух лет подряд запрещено законом (статья 124 ТК РФ);
- сотрудник не обязан использовать все 28 дней отпуска за один раз, отпуск можно делить на части, но одна из них должна быть не менее 14 календарных дней.
Образец заявления (если оно всё же требуется)
Если в вашей организации принято оформлять отпуск заявлением, оно составляется в свободной форме:
Генеральному директору ООО «Пример»
Иванову И. И.
от менеджера отдела продаж
Петрова П. П.
Заявление
Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск с по продолжительностью 14 календарных дней в соответствии с графиком отпусков.
Дата, подпись.
- При отпуске строго по графику заявление по закону не требуется — достаточно уведомления работодателя и приказа.
- Заявление обязательно при отпуске вне графика, за свой счёт, с последующим увольнением и в ряде других случаев.
- График отпусков обязателен для обеих сторон — ни работник, ни работодатель не могут произвольно его игнорировать.
- Работодатель обязан уведомить сотрудника о начале отпуска за две недели и выплатить отпускные за три дня до его начала.
Если у вас возникли спорные ситуации с отпуском, рекомендуется обратиться к специалисту по трудовому праву или в инспекцию труда вашего региона. Контактные данные территориальных органов Роструда можно найти на официальном сайте ведомства.