Договор-заявка на перевозку груза — это ключевой документ в логистике, фиксирующий частные условия конкретной перевозки в рамках общих договоренностей между отправителем и перевозчиком. В данной статье мы подробно разберем, что это такое, как он отличается от заказа, какие реквизиты обязательны, как правильно заполнить шаблон и какие нюансы электронного документооборота актуальны на .

Что такое договор-заявка и зачем он нужен?

Согласно Уставу автомобильного транспорта (УАТ) и Гражданскому кодексу РФ, договор-заявка заключается в качестве приложения к общему (рамочному) договору перевозки. Рамочный договор регулирует общие условия долгосрочного сотрудничества (ответственность сторон, порядок расчетов, страхование и т.д.), а заявка «приклеивает» к этим правилам конкретную рейсовую задачу.

Ключевые функции документа:

• Подтверждает наличие договорных отношений по конкретной перевозке.
• Определяет существенные условия: адреса погрузки/выгрузки (, ), данные о грузе, сроки, стоимость.
• Содержит обязательную ссылку на номер и дату основного рамочного договора.

Договор-заявка vs Заказ: принципиальные отличия

В нормативных актах часто используется общее определение «заказ (заявка)», но юридически это разные формы. Ошибка в выборе формы может привести к проблемам при судебном взыскании долга или подтверждении факта перевозки.

Обязательные реквизиты заявки (Что писать в шаблоне)

Структура документа регламентирована УАТ и приказами Минтранса. Шаблон делится на две части: заполняемые отправителем и заполняемые перевозчиком.

Разделы, заполняемые Грузоотправителем

1. Реквизиты документа: Номер заявки, дата составления (например, ).
2. Ссылка на рамочный договор: Номер, дата заключения (Договор № * от ..).
3. Стороны: Полные наименования/ФИО ИП, ИНН, КПП, юр. адреса (, г. , ул. , д. ) отправителя и перевозчика.
4. Места и сроки:
   • Адрес пункта погрузки: * (склад/терминал).
   • Адрес пункта выгрузки: .
   • Дата/время подачи ТС под погрузку: *.. с *:* до *:.
   • Срок доставки (дата/время выгрузки).
5. Характеристики груза:
   • Наименование (по ТН ВЭД / ГНГ): .
   • Вес брутто: * кг.
   • Объем/Количество мест: * м³ / * шт.
   • Особенности: опасен/хрупкий/температурный режим (* °C).
6. Плата за перевозку (если задана отправителем): Сумма * руб. (с/без НДС), порядок расчета.
7. Дополнительные условия: Требования к ТС (тент/рефрижератор/борт), ответственное хранение, страхование груза (сумма * руб.).
8. Подпись отправителя: Должность, ФИО (*), подпись, печать (при наличии).

Разделы, заполняемые Перевозчиком (Обязательно!)

Перевозчик обязан рассмотреть заявку в течение 3 календарных дней и вернуть подписанную копию. В заявку перевозчик вносит:

• Ответственное лицо: ФИО, телефон (—) диспетчера/менеджера перевозчика.
• Водитель: ФИО (), ИНН (), серия/номер ВУ ( * ), дата выдачи, категории прав.
• Транспортное средство (ТС):
  • Тип/Марка: * / .
  • Грузоподъемность: кг.
  • Вместимость (объем): * м³.
  • Гос. номер ТС: * (трактор), (прицеп).
  • Тип владения: собственность / аренда (если аренда — реквизиты договора аренды № от ..).
• Размер платы за перевозку: (если не зафиксировано в рамочном договоре или заявке отправителя) — * руб.
• Подпись перевозчика: Должность, ФИО (*), подпись, печать.

Электронный документооборот: ГИС ЭПД и АТИ-Доки

Государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД)

С 25 марта 2023 года стороны могут оформлять заказ/заявку исключительно в электронном виде через ГИС ЭПД.

• Формат: Единый XML-формат, установленный Приказом Минтранса. Изменять структуру нельзя.
• Доступ: Требуется подключение через аккредитованного оператора ЭДО (провайдера), например, АТИ-Доки, Диадок, СБИС, Контур и др.
• Юридическая сила: Электронная заявка, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), равнозначна бумажной с «живой» подписью и печатью.

Обмен скан-копиями (Классический ЭДО / Email)

Практика обмена сканами по email до сих пор широко используется и имеет полную юридическую силу (ст. 434 ГК РФ, ФЗ-63 «Об электронной подписи»).

1. Отправитель заполняет шаблон (Word/Excel/PDF), печатает, подписывает, ставит печать.
2. Сканирует в высоком качестве (300 DPI).
3. Отправляет перевозчику на email: @.ru.
4. Перевозчик печатает, заполняет свои поля, подписывает, ставит печать, сканирует, отправляет обратно.

Образец структуры шаблона (Текстовый каркас для Word/Excel)

Ниже приведена логическая структура, по которой можно создать свой шаблон в Word или Excel. Поля, требующие конфиденциальных данных, отмечены маской .

ДОГОВОР-ЗАЯВКА №  от "" ________ 202_ г.
г. * (Приложение к Договору № * от "" ________ 202_ г.)

ПРЕДМЕТ ЗАЯВКИ
Грузоотправитель (далее, Отправитель): ООО/ИП "", ИНН , КПП , адрес: , 
действующий на основании Устава/Доверенности № * от .., в лице * .  *.,
заказывает у Перевозчика перевозку груза автотранспортом.

Перевозчик: ООО/ИП "", ИНН , КПП , адрес: , 
действующий на основании Устава/Доверенности № * от .., в лице * .  .,

ХАРАКТЕРИСТИКИ ГРУЗА И ПЕРЕВОЗКИ
Наименование груза: 
Код по ГНГ / ТН ВЭД: *
Вес брутто: * кг. Объем: * м³. Кол-во мест: .
Габариты (ДxШxВ):  x * x * см.
Класс опасности (если прим.): * (Наименование: ).
Температурный режим: поддерживать от  до * °C / Не требуется.

МЕСТА И СРОКИ
Погрузка: Адрес: . Склад: . Контактное лицо: * *. *. Тел: ---.
 Дата/время подачи ТС: "" ________ 202_ г. с *:* до *:*.
Выгрузка: Адрес: . Склад: . Контактное лицо: * *. *. Тел: ---.
 Срок доставки (дата/время выгрузки): "" ________ 202_ г. до *:*.

ТРЕБОВАНИЯ К ТРАНСПОРТНОМУ СРЕДСТВУ (ЗАПОЛНЯЕТ ОТПРАВИТЕЛЬ / ПЕРЕВОЗЧИК)
Тип кузова: Тент / Рефрижератор / Борт / Изотерм / Контейнеровоз.
Грузоподъемность не менее:  кг. Объем не менее:  м³.
Наличие ГЛОНАСС/ГПС: Обязательно / Не обязательно.

ДАННЫЕ ПЕРЕВОЗЧИКА (ЗАПОЛНЯЕТ ПЕРЕВОЗЧИК ПОДПИСЫВАЯ ЗАЯВКУ)
Ответственный менеджер/диспетчер: ФИО: *; Тел: ---. Email: @.ru.
Водитель: ФИО: . ИНН: . ВУ: серия * №  выд. .. Кат: .
ТС: Марка: ; Гос. знак: . Грузоподъемность:  кг. Объем: * м³.
 Прицеп: Гос. знак: *. Тип владения: . (При аренде: Договор аренды №  от ..).

ПЛАТА ЗА ПЕРЕВОЗКУ И РАСЧЕТЫ
Стоимость перевозки: * руб. (Словом:  рублей  копеек).
 НДС: * руб. (в т.ч. / без НДС / НДС не облагается).
Порядок расчета: Постоплата  кал. дней после сдачи ГТН / Предоплата %.
Реквизиты для оплаты: БИК , КС , Р/С , Банк .

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН
За порчу/утерю/утечку груза — согласно ст. 796 ГК РФ и п. 7 Рамочного договора.
За просрочку доставки, штраф % от стоимости за каждый день просрочки (макс. %).
Простой ТС по вине Отправителя/Получателя: * руб./час (первые  ч. бесплатно).

ПОДПИСИ СТОРОН
ГРУЗООТПРАВИТЕЛЬ: ПЕРЕВОЗЧИК:
_________________ / * .  . / _________________ /  .  *. /
М.П. М.П.

Частые ошибки при заполнении (Чек-лист перед подписанием)

• Нет ссылки на рамочный договор. Без номера и даты основного договора заявка теряет юридическую привязку к общим условиям (страхование, юрисдикция, штрафы).
• Не заполнены данные водителя и ТС; Перевозчик обязан это сделать. Если поля пустые, заявка не считается принятой к исполнению.
• Расхождения в адресах/времени. Адрес в заявке должен совпадать с адресом в ТТН/ГТН. Время подачи ТС, конкретное (не «утром», а «с 08:00 до 10:00»).
• Игнорирование ГИС ЭПД. Если вы крупный перевозчик/заказчик, переход на ГИС ЭПД становится обязательным требованием многих контрагентов и госзаказчиков.
• Отсутствие печи (для юрлиц). Хотя ГК РФ позволяет не ставить печать, если это не предусмотрено уставом/законом, в логистике печать на заявке — стандарт де-факто для подтверждения воли стороны.

Где скачать официальные шаблоны?

Готовые, проверенные юристами шаблоны (в формате .docx, ;xlsx, .pdf) и примеры заполнения доступны в системах ЭДО:

• АТИ-Доки (ATI.SU): Раздел «Документы» -> «Шаблоны» -> «Заявка на перевозку» / «Заказ на перевозку». Доступны после регистрации/входа в личный кабинет (@.ru).
• Сайт Минтранса / ГИС ЭПД: Официальные XSD-схемы и примеры XML для разработчиков ПО.
• Правовые системы (КонсультантПлюс, Гарант): В разделе «Формуляры» -> «Перевозки».

Резюме

Договор-заявка — это «рабочая лошадка» регулярных перевозок. Главное правило 2026 года: точность реквизитов ТС и водителя (заполняет перевозчик) + четкая привязка к рамочному договору (заполняет отправитель). Используйте электронные сервисы (ГИС ЭПД, АТИ-Доки, Диадок) для исключения рисков потери документов и ускорения расчетов. Храните историю переписки и подписанные PDF/XML не менее 5 лет (срок исковой давности по договорам).

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. При подготовке документов для крупных сделок рекомендуется согласовать форму заявки с юристом вашей компании.