Передача кадрового делопроизводства на аутсорсинг — распространённая практика среди малого и среднего бизнеса. Чтобы сотрудничество со специализированной компанией было юридически грамотным, стороны заключают договор об оказании услуг по ведению кадрового делопроизводства. В этой статье разберём структуру документа, ключевые пункты и приведём пример формулировок.
Что такое договор на ведение кадрового учёта
Это гражданско-правовой договор возмездного оказания услуг (глава 39 ГК РФ), по которому одна сторона (Исполнитель) обязуется вести кадровую документацию другой стороны (Заказчика), а Заказчик обязуется оплатить эти услуги.
К услугам обычно относятся:
- оформление приёма, перевода и увольнения работников;
- ведение трудовых книжек и личных карточек;
- подготовка приказов, штатного расписания, графиков отпусков;
- ведение воинского учёта;
- подготовка отчётности в контролирующие органы;
- консультирование по кадровым вопросам.
Структура договора (образец)
Преамбула
Общество с ограниченной ответственностью «Бета», именуемое в дальнейшем «Заказчик», в лице генерального директора Иванова А. , действующего на основании Устава, с одной стороны, и Акционерное общество «Гамма» в лице генерального директора Уварова К. , действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем «Исполнитель», заключили настоящий договор о нижеследующем.
Предмет договора
- Исполнитель обязуется оказать Заказчику услуги по ведению кадрового делопроизводства, а Заказчик обязуется оплатить их в порядке и сроки, предусмотренные договором.
- Перечень услуг и кадровой документации определяется в приложении к договору.
- Исполнитель гарантирует, что его специалисты обладают необходимыми знаниями и опытом для ведения кадровой документации в соответствии с законодательством РФ.
- Специалисты Исполнителя не являются работниками Заказчика и не вступают с ним в трудовые отношения.
- Услуги оказываются на территории Заказчика по адресу: 127*, г. Москва, ул. Мишина, д. .
Права и обязанности сторон
Исполнитель обязан:
- оказывать услуги качественно и в срок;
- информировать Заказчика о ходе оказания услуг;
- обеспечить конфиденциальность документов и неразглашение персональных данных работников Заказчика;
- не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчётным, предоставлять два экземпляра акта сдачи-приёмки оказанных услуг.
Заказчик обязан:
- своевременно передавать документы и информацию, необходимые для оказания услуг;
- получить у работников письменное согласие на передачу их персональных данных третьей стороне (ст. 88 ТК РФ, ФЗ-152 «О персональных данных»);
- обеспечить специалистов Исполнителя помещением, оргтехникой и канцелярскими принадлежностями;
- не заключать со специалистами Исполнителя трудовые или гражданско-правовые договоры;
- своевременно оплачивать услуги.
Стоимость услуг и порядок расчётов
Указывается фиксированная ежемесячная стоимость либо тариф за каждого сотрудника (например, * руб. в месяц за одного работника). Прописываются сроки оплаты и порядок подписания актов.
Ответственность сторон
За нарушение сроков оказания услуг или оплаты предусматриваеться неустойка (например, 0,1% от суммы за каждый день просрочки). Отдельно фиксируется ответственность Исполнителя за разглашение персональных данных.
Срок действия и порядок расторжения
Договор вступает в силу с момента подписания и действует, как правило, один год. Любая из сторон вправе расторгнуть договор, уведомив другую сторону за 30 календарных дней.
Реквизиты и подписи сторон
Указываются полные наименования организаций, ИНН/КПП, ОГРН, юридические адреса, банковские реквизиты (р/с 40702, к/с 30101), телефоны: +7 (495) *—.
На что обратить внимание при заключении
- Персональные данные. Обязательно включите пункт о конфиденциальности и получите согласия работников на передачу их данных Исполнителю.
- Материальная ответственность. Определите, кто отвечает за штрафы ГИТ, возникшие по вине Исполнителя.
- Приложение с перечнем услуг. Чем детальнее перечень, тем меньше споров о объёме обязательств.
- Хранение документов. Оригиналы кадровой документации должны храниться у Заказчика.
Грамотно составленный договор на ведение кадрового учёта защищает обе стороны: Заказчик получает гарантию качественного ведения документации, а Исполнитель — чёткие рамки обязанностей и своевременную оплату. Перед подписанием рекомендуется сверить образец с актуальной редакцией законодательства и при необходимости привлечь юриста.