Делопроизводство в Министерстве внутренних дел (МВД) Республики Беларусь представляет собой строго регламентированную систему управления документами, обеспечивающую законную деятельность органов внутренних дел, сохранность архивных фондов и прозрачность взаимодействия с гражданами и организациями. Данная статья обобщает ключевые аспекты организации делопроизводства в системе МВД на основе действующего законодательства и доступной открытой информации.

Нормативно-правовая основа

Деятельность по делопроизводству в МВД строится на иерархии нормативных правовых актов (НПА), начиная от Конституции и законов, заканчивая ведомственными инструкциями.

Законы и Указы Президента

• Закон Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве» — базовый закон, определяющий принципы, термины, права и обязанности участников делопроизводства, состав и режим доступа к архивным фондам.
• Закон Республики Беларусь от 18 июля 2011 г. № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц» — регламентирует порядок работы с входящей/исходящей корреспонденцией, срока рассмотрения и порядок ответа.
• Указ Президента Республики Беларусь от 26 апреля 2010 г. № 200 «Об административных процедурах, осуществляемых государственными органами и иными организациями в отношении граждан» — устанавливает единые требования к оформлению административных процедур, что напрямую влияет на номенклатуру дел и сроки исполнения документов.

Постановления Правительства и Министерства юстиции

• Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. № 544 «Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан» — ключевой документ для работы с гражданскими обращениями (заявлениями, жалобами, предложениями).
• Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях» — типовой документ, на базе которого разрабатываются ведомственные инструкции. Важно: действует новая редакция Инструкции, утвержденная постановлением Минюста от 29 августа 2025 г. № 65 (вступила в силу с ), внесшая изменения в порядок формирования номенклатур дел, работы с электронными документами и сроках хранения.

Ведомственная нормативная база МВД

На основе типовой Инструкции Минюста МВД разрабатывает и утверждает собственные нормативные акты:

• Инструкция по делопроизводству в органах внутренних дел (утверждается Министром внутренних дел после согласования с Центральной экспертной комиссией по делам архивов и делопроизводства при Министерстве юстиции).
• Номенклатура дел — утвержденный перечень дел, образующихся в структурных подразделениях МВД, с указанием сроков хранения (временные, постоянные). Номенклатура утверждается ежегодно не позднее 1 января текущего года.
• Перечни документов с указанием сроков хранения, формируются Департаментом по архивам и делопроизводству Минюста и согласовываются с МВД для категорий документов, подлежащих передаче в государственные архивы (Национальный архивный фонд РБ).

Организационная структура делопроизводства в системе МВД

Система МВД имеет сложную иерархическую структуру, что накладывает отпечаток на организацию документооборота.

Уровни управления

1. Центральный аппарат МВД (г. Минск, ул. *) — определяет единую методологию, утверждает номенклатуру дел центрального аппарата, курирует внедрение АСУД (автоматизированных систем управления документооборотом).
2. Главные управления внутренних дел (ГУВД) облисполкомов и Мингорисполкома (например, ГУВД Минского городского исполнительного комитета, УВД Минской области, УВД на транспорте МВД) — обеспечивают делопроизводство на региональном уровне, согласовывают номенклатуры подчиненных РУВД/ОВД.
3. Районные (городские) управления внутренних дел (РУВД/ГОВД) — базовое звено, где формируется основной массив оперативных, дознания, административных и кадровых дел.

Ключевые структурные подразделения по делопроизводству

• Секретариат (Канцелярия) МВД / ГУВД / РУВД — центральный узел регистрации, учета, движения и контроля исполнения входящей, исходящей и внутриведомственной документации; Руководитель секретариата (начальник канцелярии) несет персональную ответственность за состояние делопроизводства.
• Архивы органов внутренних дел — структурные подразделения (или лица, ответственные за архивное дело), обеспечивающие формирование, учет, хранение, выдачу и уничтожение дел по истечении сроков хранения.
• Отделы по работе с обращениями граждан и юридических лиц, специализированные единицы для регистрации и контроля исполнения обращений по Закону № 300-З.

Ключевые процессы делопроизводства

Регистрация и учет документов

В МВД применяется двойная система учета: бумажная (журналы регистрации, карточки учета дел) и электронная (АСУД «Документ» или аналогичные ведомственные системы).

• Входящие документы: регистрируются в журнале регистрации входящих документов (форма инв. № * или в АСУД) в день поступления. Присваивается регистрационный номер, ставится штамп даты поступления.
• Исходящие документы: регистрируются перед подписанием руководителем. Нумерация сквозная за календарный год.
• Внутриведомственные документы (приказы, распоряжения, служебные записки): регистрируются в отдельных журналах или модулях АСУД.

Маскировка персональных данных: В журналах регистрации и на резолюциях указываются фамилии исполнителей и подписантов. В открытых источниках и при предоставлении информации третьим лицам фамилии сотрудников, их личные телефоны и домашние адреса заменяются на * в соответствии с Законом РБ «О персональных данных» и инструкциями по защите сведений, составляющих гостайну или иную охраняемую законом тайну.

Работа с обращениями граждан (Закон № 300-З, Постановление № 544)

Это один из наиболее контролируемых участков делопроизводства.

• Срок регистрации: в день поступления (для электронных — в момент попадания в информационную систему).
• Срок рассмотрения: общий — 15 дней, сложные — до 30 дней (с уведомлением заявителя), требующие изучения материалов проверки — до 60 дней.
• Форма ответа: официальный ответ на бланке органа МВД с указанием результатов рассмотрения, принятых мер и порядка обжалования. Подписывает руководитель органа или уполномоченный заместитель.
• Контроль: еженедельные отчеты о движении обращений, отчеты о выполнении поручений Президента, Совета Министров, Министра.

Формирование дел и номенклатура

Дела формируются по итогам календарного года (или по завершению дела, для уголовных, административных, кадровых).

Точные сроки устанавливаются утвержденной номенклатурой дел конкретного структурного подразделения МВД на текущий год.

Электронный документооборот (ЭДО) и АСУД

На основании информации о пилотных проектах (в т.ч. обследование системы на базе ГУВД Мингорисполкома, УВД Минской области, УВД на транспорте в 2015 г.), в настоящее время МВД активно использует корпоративные АСУД для:

• Создания, согласования и подписания документов усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
• Автоматического контроля сроков исполнения (красный/желтый/зеленый сигналы в интерфейсе).
• Формирования электронных дел и передачи их в электронный архив.
• Взаимодействия с Единым порталом электронных услуг (portal.gov;by) и системами межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ).

Архивное дело в МВД

Этапы архивирования

1. Сборка дел: исполнители (следователи, участковые, кадровые инспекторы) собирают документы в дела по номенклатуре.
2. Оформление дел: прошивка, нумерация листов, составление внутренней описи, заполнение обложки дела (формы инв. № *).
3. Проверка и сдача в архив: экспертиза состояния дел комиссией органа МВД. Сдача в архив органа (или в ГУВД/Центральный архив МВД) в установленные сроки (обычно до 1 марта года, следующего за отчетным).
4. Научная опись и передача в госархивы: дела постоянного хранения и истекшие сроки временного хранения (обычно 10+ лет) описываются научно, оформляются описи (формы инв. № *) и передаются в Национальный архив Республики Беларусь (областные архивы) для безвозмездного хранения.

Доступ к архивным документам

Регламентируется Законом № 323-З и Инструкцией по порядку предоставления архивных документов для использования.

• Сроки открытия доступа: общие — 30 лет, содержащие сведения о частной жизни — 75 лет, гостайна — по порядку рассекречивания.
• Порядок получения: гражданин (или уполномоченное лицо) пишет заявление к руководителю архива/органа МВД. Выдача копий/выписок осуществляется в срок до 10 рабочих дней.

Особенности и риски (аналитический аспект)

Специфика документов МВД

• Режим секретности: Огромный массив документов содержит сведения, составляющие гостайну, служебную тайну, сведения о частной жизни, данные оперативно-розыскной деятельности. Это требует строгого соблюдения инструкций по защите гостайны (утв. ГосСК/КГБ/МВД) при регистрации, движении, хранении и уничтожении.
• Объемы: МВД — один из крупнейших производителей документов в госсекторе (уголовные дела, административные протоколы, кадровые дела сотен тысяч сотрудников).

Типичные нарушения (по материалам проверок и ревизий)

• Нарушение сроков регистрации входящей корреспонденции и обращений граждан.
• Несвоевременное формирование дел (копание документов в исполнителях за годами).
• Ошибки в номенклатуре дел (неверные сроки хранения, неверные индексы).
• Несоблюдение технологии оформления дел (отсутствие внутренних описей, неправильная прошивка, отсутствие обложек).
• Некачественное ведение электронных журналов в АСУД (расхождения с бумажными оригиналами).
• Нарушение режима секретности при работе с электронными документами (пересылка по открытым каналам, слабые пароли).

Перспективы развития: Цифровая трансформация

Стратегия развития МВД и программа «Цифровая Беларусь» предполагают:

• Полный переход на безбумажный документооборот внутри ведомства (кроме документов, требующих обязательной бумажной формы по закону, например, протоколы осмотра, показания в уголовном процессе).
• Внедрение ИИ для автоматической классификации документов, распознавания текста (OCR) и формирования проектов ответов на типовые обращения.
• Создание единого ведомственного электронного архива с гарантированным долгосрочным хранением (в соответствии с ГОСТ/СТБ по электронному архивированию).
• Интеграцию с реестрами (ЕГРЮЛ, ЕГРИП, реестр населения, реестр транспортных средств) для автоматического заполнения реквизитов документов.

Контакты и ответственные подразделения (справочно)

Для обращений по вопросам делопроизводства, доступа к архивам, получения справок:

• Министерство внутренних дел Республики Беларусь
  Адрес: 220004, г. Минск, ул. , д.
  Телефон справочной/приемной: +375 17 *
  Официальный сайт: mvd.gov.by (раздел «Обращения граждан», «Архивы»)
• ГУВД Минского городского исполнительного комитета
  Адрес: г. Минск, ул. , д.
  Телефон: +375 17 *
• УВД Минского областного исполнительного комитета
  Адрес: г. Минск, ул. , д.
  Телефон: +375 17 *
• Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (методологический контроль)
  Адрес: г. Минск, ул. , д.
  Сайт: archives.gov.by

Резюме

Делопроизводство в МВД РБ — это сложная, многоуровневая система, жестко регулируемая законодательством (Законы № 323-З, № 300-З, Указ № 200, Инструкция Минюста № 65 от ). Ключевыми векторами развития являются: усиление ответственности за сроки рассмотрения обращений, полная цифровизация документооборота с использованием УКЭП, приведение номенклатур дел в соответствие с актуальными сроками хранения и обеспечение информационной безопасности при обработке конфиденциальных данных. Сотрудники секретариатов, архивов и исполнители-документооборотчики должны ежегодно проходить обучение и аттестацию по вопросам делопроизводства и защиты гостайны.

Примечание: В статье использована информация из открытых источников (Национальный правовой интернет-портал Республики Беларусь, официальные сайты МВД, Минюста, Архивов Беларуси) по состоянию на . Конкретные реквизиты документов, номера телефонов и фамилии должностных лиц частично замаскированы (*) в соответствии с требованиями безопасности и законодательством о персональных данных.