Департамент (или Управление) делопроизводства и документационного обеспечения является ключевым структурным подразделением Администрации города Сургут‚ обеспечивающим организацию работы с документами‚ контроль исполнения поручений и взаимодействие с гражданами в части рассмотрения обращений. В данной статье подробно рассматриваются задачи‚ структура‚ порядок приема граждан и контактная информация данного подразделения.

Основные функции и задачи

Деятельность делового производства Администрации Сургута регламентируется Уставом города‚ Положением об Администрации‚ а также федеральными и региональными правовыми актами в области архивного дела и делопроизводства. К основным функциям относятся:

• Организация делопроизводства: ведение единой системы регистрации‚ учета‚ хранения и движения документов (входящих‚ исходящих‚ внутренних).
• Контроль исполнения: контроль за исполнением поручений Главы города‚ депутатов Думы‚ обращений граждан и юридических лиц‚ актов проверочных органов.
• Работа с обращениями граждан: прием‚ регистрация‚ распределение по компетенции и контроль сроков рассмотрения заявлений‚ жалоб и предложений (в соответствии с ФЗ № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ»).
• Документационное обеспечение заседаний: подготовка материалов к заседаниям Думы Сургута‚ совещаний Главы города‚ коллегий и рабочих групп.
• Архивное дело: формирование архивных фондов Администрации‚ обеспечение сохранности документов‚ выдача архивных справок и копий.
• Информационно-техническое обеспечение: сопровождение автоматизированных систем делопроизводства (АСД)‚ электронного документооборота (ЭДО)‚ работы с порталами Госуслуг и региональными системами.

Организационная структура (типовая)

Структура подразделения делопроизводства‚ как правило‚ включает следующие сектора (группы)‚ наименования могут незначительно варьироваться в зависимости от действующего Положения о структуре Администрации на текущий год:

1. Сектор (группа) регистрации и учета документов: первичная регистрация входящей/исходящей корреспонденции‚ присвоение индексов‚ сканирование для ЭДО.
2. Сектор контроля исполнения: учет контрольных сроков‚ напоминание исполнителям‚ подготовка отчетов о состоянии исполнительской дисциплины для руководства.
3. Сектор работы с обращениями граждан: прием личных приемов (приемная Главы города/заместителей)‚ работа с электронными обращениями (РОИВ‚ Госуслуги)‚ подготовка проектов ответов.
4. Сектор архива и документационного обеспечения: экспертиза документов на предмет ценности и сроков хранения‚ формирование дел‚ передача в архив‚ выдача справок.
5. Секретariat/Служба заседаний: протоколирование совещаний‚ оформление постановлений и распоряжений.

Порядок обращения граждан и приема посетителей

Личный прием (Приемная Администрации)

Гражданам предоставляется возможность лично обратиться к руководителям Администрации или ответственным исполнителям. График приема обычно устанавливается ежегодно приказом Главы города.

Типовый график приемной (примерный‚ уточняйте актуальный):

• Понедельник – Четверг: 09:00 – 13:00 и 14:00 – 17:00
• Пятница: 09:00 – 13:00 (сокращенный день)
• Суббота‚ Воскресенье: Выходной

Примечание: График приема заместителей Главы города и начальников департаментов может отличаться от общего графика приемной. Необходимо уточнять расписание конкретного чиновника.

Электронные обращения

Наиболее быстрый и удобный способ — подача обращения в электронном виде. Они подлежат обязательной регистрации в системе делопроизводства в день поступления.

• Портал «Госуслуги» (ЕПГУ / РПГУ): раздел «Обращения к власти» -> Выбор региона (ХМАО-Югра) -> Муниципалитет (г. Сургут).
• Официальный сайт Администрации Сургут: раздел «Обращения граждан» / «Электронная приемная» (обычно виджет «Написать руководителю» или форма обратной связи).
• Публичные страницы в соцсетях (ВКонтакте‚ Telegram): часто имеют кнопки «Написать сообщение» или ботов для приема обращений (но официальный юридический срок начинается с момента регистрации в АСД‚ а не в соцсети).

Почтовые отправления

Адрес для направления письменных обращений (бумажных):

Адрес: г. Сургут‚ ул. ‚ д. ‚ Администрация города Сургут‚ Департамент (Управление) делопроизводства / Приемная Главы города.

Индекс: 6284

Рекомендуется отправлять ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении для подтверждения факта и даты получения.

Контактная информация (Справочно)

Внимание: В соответствии с правилами конфиденциальности и безопасностью‚ персональные данные сотрудников (фамилии конкретных исполнителей‚ их прямые служебные телефоны‚ номера кабинетов) в открытую публикацию не выводятся. Ниже приведены общие справочные контакты.

Сроки рассмотрения обращений (Справочно по 59-ФЗ)

Делопроизводитель регистрирует обращение и направляет его исполнителю. Сроки исчисляются с момента регистрации в АСД:

• Общий срок: 30 календарных дней с момента регистрации.
• Продление: до 30 календарных дней (всего макс. 60 дней) при сложности вопроса с уведомлением заявителя.
• Срочные вопросы (угроза жизни/здоровью): рассмотрение в порядке первоочередности‚ часто в течение 3-5 дней.
• Обращения‚ не требующие изучения материалов: ответ в течение 15 дней.

Контроль сроков осуществляется именно сектором контроля исполнения делопроизводства. При нарушении сроков гражданин имеет право обратиться к прокурору или в суд.

Работа с архивом Администрации

Если вам необходимы копии документов‚ принятых Администрацией ранее (постановления‚ распоряжения‚ решения Думы прошлых лет)‚ справки из личных дел (для пенсии‚ стажа) или иные архивные данные:

1. Подайте запрос через приемную‚ почту или Электронную приемную.
2. В запросе укажите: ФИО‚ контакты‚ реквизиты искомого документа (номер‚ дату‚ название) или цель получения справки.
3. Срок выдачи архивной справки/копии — обычно 10-30 дней в зависимости от сложности поиска.
4. Выдача осуществляется лично заявителю или по нотариальной доверенности (почтовой доверенности).

Электронный документооборот (ЭДО) и взаимодействие с организациями

Для юридических лиц‚ ИП и бюджетных учреждений взаимодействие с Администрацией Сургут ведется преимущественно через ЭДО.

• Операторы ЭДО: Ростелеком‚ СБИС‚ Диадок‚ Контур и др. (подключение по 63-ФЗ).
• Адресат в ЭДО: «Администрация города Сургут» (ИНН 8602‚ КПП 860201001).
• Все входящие электронные документы автоматически попадают в АСД делопроизводства‚ регистрируются и распределяются без участия бумажного носителя.

Частые ошибки при обращении (Чек-лист)

Чтобы обращение не было возвращено или оставлено без движения‚ делопроизводитель рекомендует:

• Указывать полные ФИО‚ адрес проживания (прописки)‚ контактный телефон‚ e-mail.
• Четко формулировать суть просьбы/жалобы (один документ — одна проблема).
• Прикладывать копии подтверждающих документов (договоры‚ чеки‚ акты‚ фото)‚ а не оригиналы (оригиналы могут потребовать при личном приеме).
• Не использовать нецензурную лексику‚ угрозы — такие обращения могут быть оставлены без рассмотрения (ст. 7 59-ФЗ).
• Проверять правильность адресата: вопросы компетенции региона (ХМАО-Югра) (медицина‚ образование‚ полиция‚ дороги регионального значения) Администрация города не рассматривает по существу‚ а перенаправляет в ведомства области.

Департамент (Управление) делопроизводства Администрации города Сургут выполняет функцию «нервной системы» органа местного самоуправления. Качество работы с документами и обращениями напрямую влияет на скорость решения проблем горожан. Использование электронных сервисов (Госуслуги‚ сайт Администрации) значительно ускоряет процесс регистрации и передачи вопроса компетентному исполнителю‚ а также позволяет отслеживать статус рассмотрения в личном кабинете в режиме реального времени.

Данная статья носит справочный характер. Контактные данные‚ структура подразделений и графики приема могут изменяться. Актуальную информацию всегда подтверждайте на официальном сайте admsurgut.ru или по телефону единого справочника +7 (3462) * .