Дефектный акт, это первичный учетный документ, который фиксирует факт выявления технических дефектов, поломок оборудования, неисправностей инженерных систем или повреждений материальных ценностей в дошкольном образовательном учреждении (ДОУ)․ В отличие от производственных предприятий, в детских садах и школах этот документ имеет свою специфику, связанную с требованиями безопасности детей, санитарными нормами (СанПиН) и порядком списания/ремонта имущества на балансе бюджетного учреждения․

На единой утвержденной формы дефектного акта для ДОУ в законодательстве не существует (согласно ст․ 9 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете», формы первичных документов разрабатываются самостоятельно)․ Однако структура документа и обязательные реквизиты регулируются нормами бухгалтерского учета и внутренними локальными актами организации․

Когда составляется дефектный акт в ДОУ

Основания для составления акта в дошкольном учреждении могут быть следующими:

• Плановые и внеплановые осмотры зданий, помещений, территории (комиссия по охране труда, администрация, представители учредителя)․
• Выявление скрытых дефектов при текущем или капитальном ремонте․
• Срачивание оборудования (мебель, кухонная техника, игровое оборудование, спортивный инвентарь) до предельного состояния․
• Чрезвычайные ситуации (потоп, пожар, отопление, вандализм)․
• Подготовка к списанию или ремонту основных средств (ОС) и материально-производственных запасов (МПЗ)․

Отличие дефектного акта от дефектной ведомости

Часто эти понятия путают, но разница принципиальна:

1. Дефектный акт — это документ факта выявления․ Он описывает конкретные поломки конкретного оборудования/помещения на момент осмотра․ Составляется в свободной форме․ В одном акте может быть указано несколько позиций активов․
2. Дефектная ведомость — это документ планирования и расчета․ На основе акта составляется ведомость, в которой уже определяются: виды работ по устранению дефектов, объемы в натуральном выражении, примерная стоимость материалов и работ, сроки и порядок ремонта․ Именно ведомость является основой для закупок и смет․

Важно: Правильное заполнение дефектной ведомости подразумевает максимальную конкретизацию физических параметров повреждений без использования общих фраз типа «ремонт по месту»․ Каждая позиция должна быть оцифрована (площадь, длина, количество) для последующего переноса в сметную программу․

Обязательные реквизиты дефектного акта (согласно ст․ 9 ФЗ-402)

Независимо от формы, разработанной ДОУ, в акте обязательно должны присутствовать:

• Наименование документа («Акт об выявленных дефектах / неисправностях»)․
• Дата составления и место (наименование ДОУ, например: МБДОУ «Детский сад № »)․
• Основание для составления (приказ директора № от *․․2026 г․, план проверок, заявка завхоза)․
• Состав комиссии: ФИО, должности всех членов (председатель, члены, секретарь)․ Примечание: Фамилии в публичных образцах заменены на ․
• Перечень выявленных дефектов с детализацией (см․ раздел 5)․
• Причины возникновения дефектов (износ, нарушение правил эксплуатации, качество материалов, форс-мажор)․
• Подписи всех членов комиссии с расшифровкой․
• Виза главного бухгалтера (при необходимости списания/кап․ ремонта ОС)․
• Утверждение директора ДОУ (подпись, печать, дата)․

Особенности оформления для ДОУ: требования СанПиН и безопасности

В детских садах дефекты делятся на категории по степени опасности для жизни и здоровья детей:

Образец заполнения табличной части акта (Пример для ДОУ)

Ниже приведена рекомендуемая структура таблицы․ Допускается заполнение готовых бланков как в электронном виде, так и от руки на листах формата А4-А6 с использованием копировальной бумаги․

Пример заполнения (Данные условны, персональные данные замаскированы):

АКТ об выявленных дефектах (неисправностях) № 15/К
от 10 апреля 2026 г․ г․ 
МБДОУ «Детский сад общеразвивающего вида № »
Структурное подразделение: Корпус № 1 (ул․ , д․ )

ОСНОВАНИЕ: Приказ директора № 45-од от г․ «О проведении планового осмотра
материально-технической базы к летнему оздоровительному периоду»․

СОСТАВ КОМИССИИ:
Председатель: Зам․ директора по АХР * ․ (подпись) / * * * /
Члены: Завхоз * ․ (подпись) / * * * /
 Инженер по охране труда * ․ (подпись) / * * * /
 Старший воспитатель * ․ (подпись) / * * * /
Секретарь: Делопроизводитель * ․ (подпись) / * * * /

ТАБЛИЧНАЯ ЧАСТЬ:
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
| № | Наименование объекта / Инв․ № | Местоположение | Описание дефекта (физ․ параметры) | Причина | Рекомендация комиссии | Прим․ |
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
| 1 | Детская кровать (инв․ 004521) | Группа № 3 | Сломана 2 опорные ножки (диаметр 40мм), | Мех․ поврежд․ | Списание (бесценно), | |
| | | (спальня) | трещина на боковине длиной 35 см․ | (износ 12 лет)| закупка новой (2 шт․) | |
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

| 2 | Покрытие пола (линолеум) | Группа № 1 | Отслоение от основания на площади 2․5 кв․м | Нарушение | Демонтаж, укладка нового | Фото |
| | (инв․ нет, ОС здания) | (игровая) | у входа, пузыри диаметром до 15 см․ | технологии/ | покрытия (ком․ линолеум) | влож․ |
| | | | | влажность | | |
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
| 3 | Оконный блок (ПВХ) | Кабинет логопеда| Разрушение уплотнителя на 2 створках (дл․ | Естественный | Замена уплотнителей (4 п․м․)| |
| | (ОС Здание) | (окно № 2) | 1․5 м каждая), продувает при ветре․ | износ | Регулировка фурнитуры․ | |
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
| 4 | Игровой комплекс «Городок» | Территория, | Коррозия опорных столбов (глубина до 3 мм) | Коррозия / | Зачистка, грунтовка, | Акт |
| | (инв․ 010205) | Площадка № 2 | на высоте 0․5 м от грунта, ослабление | отсутствие | покраска 2 слоями․ Контроль| осмотра|
| | | | крепления горки (болты М10)․ | ухода | через 6 мес․ | прил․ |
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Объекты п․п․ 1, 4 требуют немедленного ограничения доступа детей до устранения дефектов․
По п․ 1: Составить рапорта на списание кровати (балансовая стоимость 0 руб․, срок полезного использования истек)․
По п․ 2, 3: Включить в Дефектную ведомость на текущий ремонт лета 2026 г․ (плановый)․
По п․ 4: Провести аварийные ремонтные работы до г․ силами завхоза / подрядчика․

ПОДПИСИ:
Председатель: _____________ / * *  /
Члены: _____________ /  *  /
 _____________ /  *  /
 _____________ /  * * /

УТВЕРЖДАЮ
Директор МБДОУ ДС № 
_____________ /  * * /
«___» _____________ 2026 г․ М․П․

Порядок действий после составления акта

1. Регистрация: Акт регистрируется в журнале учета первичной документации (форма КС-3 или внутренний журнал ДОУ)․
2. Распоряжение директора: На основании акта издается приказ/распоряжение о списании, ремонте или передаче на утилизацию․
3. Формирование дефектной ведомости: Бухгалтерия/Завхоз переносят данные в ведомость для сметы (если нужен капитальный/текущий ремонт за счет бюджета или внебюджетных средств)․
4. Закупки/Подрядчики: По ведомости формируются заявки на закупку материалов (44-ФЗ/223-ФЗ/ПП РФ № 1108) или договора на выполнение работ․
5. Акт приемки выполненных работ: После устранения дефектов подписывается Акт об устранении выявленных недостатков (КС-11 или собственная форма), который закрывает цикл․

Типичные ошибки при заполнении в ДОУ

• Общие формулировки: «Требуется ремонт», «Плохое состояние»․ Правильно: «Треска штукатурки на стене северная, площадь 1․2 кв․м, ширина трещин до 5 мм»․
• Отсутствие инвентарных номеров: Для ОС обязательно указание инв․ №․ Для элементов здания (стены, полы, окна) — ссылка на инв․ № здания/помещения по техническому паспорту БТИ․
• Неполный состав комиссии: Отсутствие подписи инженера по охране труда или завхоза делает акт оспоримым для учредителя и аудиторов․
• Игнорирование фотофиксации: В 2026 году фото/видео дефектов (с геотегами и датой) — обязательное приложение к акту для подтверждения объемов работ подрядчику и учредителю․
• Путаница со списанием: Дефектный акт — это не акт списания․ Акт списания (ОС-4/ОС-4а) составляется отдельно на основании дефектного акта и заключения комиссии по списанию․

Электронный документооборот (ЭДО) и 1С

В 2026 году большинство ДОУ ведут учет в 1С:Бухгалтерия 8․3 (Бюджетное учреждение) или 1С:Управление учебным заведением․ Рекомендуется:

• Создать в справочнике «Внутренние документы» собственный вид «Акт об выявленных дефектах» с печатной формой, соответствующей образцу выше․
• Использовать подсистему «Электронный документооборот» для согласования акта директором и членами комиссии по ЭЦП (КЭП)․
• Настроить автоматическое заполнение дефектной ведомости на основании акта (документ-основание)․

Ответственность за несвоевременное оформление

Неправильно составленный или несвоевременно оформленный дефектный акт может стать причиной:

• Налоговых доначислений (если расходы на ремонт не подтверждены первичкой)․
• Административной ответственности должностных лиц (ст․ 5․27․1 КоАП РФ — нарушение требований охраны труда, если дефект привел к травме ребенка/сотрудника)․
• Дисциплинарных взысканий до увольнения (неисполнение должностных инструкций завхоза/директора)․
• Претензий учредителя и Счетной палаты при проверке целевого использования средств на ремонт․

Где скачать бланк (шаблон) для ДОУ

Единого гос․ образца нет․ Вы можете:

1. Разработать свой бланк на основе приведенной выше таблицы, утвердить его Приказом директора ДОУ «Об утверждении форм первичной учетной документации»․
2. Использовать типовой бланк из типовых форм (например, форма КС-2 «Акт приемки выполненных работ» адаптируется под дефектный акт путем изменения шапки и табличной части), но лучше иметь собственную форму с учетом специфики ДОУ (помещения: спальня, игровая, с/у, кухня, прачечная, территория)․
3. Скачать шаблон в ․docx/․xlsx на профильных бухгалтерских порталах (КонсультантПлюс, Гарант, 1С-ИТС, сайты профсоюзов работников образования), обязательно доработав его под свой Устав и штатное расписание․

Резюме

Дефектный акт в ДОУ — это не просто формальность, а ключевой инструмент управления безопасностью и сохранностью имущества․ Главное правило 2026 года: максимальная конкретика, фотофиксация, полный состав комиссии и своевременное преобразование акта в дефектную ведомость для планирования бюджета․ Не копируйте чужой образец слепо, адаптируйте его под структуру вашего детского сада (корпуса, группы, типы оборудования) и утвердите приказом․

Данная статья носит информационный характер․ Для решения конкретных вопросов по бухгалтерскому учету, списанию ОС и закупкам в бюджетной сфере рекомендуется консультироваться со специалистом профильного профиля․