Районные архивы занимают фундаментальное место в единой архивной системе Российской Федерации. Являясь ближайшим к населению и органам местного самоуправления звеном, они обеспечивают сохранность документального наследия на муниципальном уровне. На основании Федерального закона от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Основных правил работы государственных архивов Российской Федерации (утв. Приказом Росархива от ) и регионального законодательства, можно выделить ключевые цели, стоящие перед этими учреждениями.
Главная цель: Обеспечение вечного хранения и сохранности документов
Согласно методическим рекомендациям и уставам муниципальных архивов (например, МКУ г. Новосибирска «Новосибирский городской архив», Таймырского архива), первостепенной миссией является:
- Физико-химическая сохранность документов — создание необходимых микроклиматических условий, профилактика биологических повреждений, реставрация и консервация;
- Информационная сохранность — предотвращение утери сведений путем оцифровки, микрорпродукции и формирования электронных копий;
- Обеспечение вечного хранения документов исторической, научной, культурной и практической ценности, составляющих архивный фонд района.
Как отмечается в Основных правилах работы государственных архивов РФ, значительное усиление внимания к вопросам физико-химической сохранности является приоритетом современной архивной политики.
Комплектование и формирование архивного фонда
Вторая по важности цель — систематическое пополнение фондов. Как указано в Методических рекомендациях по применению правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов, целью комплектования является «создание и формирование архивного фонда организации, который подлежит хранению в архиве организации». Для районных архивов это включает:
- Прием документов от органов местного самоуправления района, муниципальных учреждений и организаций по истечении сроков хранения в делопроизводстве;
- Приобретение документов от частных лиц, общественных организаций, предприятий любой формы собственности, расположенных на территории района (документы личного происхождения, фото, аудио, видео);
- Сбор документов, отражающих историю района: Великой Отечественной войны, периода индустриализации, развития социальной сферы (образование, здравоохранение, культура), а также современной жизни муниципалитета.
Пример: В фондах ЦГА СПб и районных архивов Петербурга сохранились уникальные документы о строительстве оборонительных сооружений, продовольственном снабжении, сборе средств в фонд обороны периода блокады.
Научно-описная работа и учет документов
Без научной обработки документы остаются «молчаливым» массивом бумаги. Цели данного направления:
- Государственная регистрация и учет каждого единицы хранения (дела);
- Составление описей, путеводителей, реестров, каталогов (традиционных и электронных);
- Формирование электронного архива и информационно-справочных систем для удаленного доступа к сведениям о фондах.
Обеспечение доступа и использование архивных документов
Архив существует не для «хранения ради хранения», а для использования. Как указывается в отчетах Архивного управления Ленинградской области и на сайте Агентства по делам архивов Астраханской области, граждане обращаются в архивы:
- Для решения правовых вопросов (подтверждение стажа, зарплаты, права на жилье, льготы, реhabilitatsii);
- В образовательных и научных целях (работу исследователей, студентов, школьников, местных историков, генеалогов);
- Для информационного обеспечения деятельности органов власти и управления (справочно-правовое, социально-экономическое, организационное).
Ключевая задача здесь — обеспечение равного доступа к информации в рамках законодательства (закона о гос. тайне, законе о персональных данных, законе об архивном деле).
Методическое руководство и контроль
Районные архивы (или архивные управления районов) часто выполняют функции методического центра для архивов организаций, расположенных на территории района. Это отражено в практике Отдела культурного наследия и архивов Министерства культуры Калининградской области, где уделялось первостепенное значение совершенствованию деятельности районных и городских архивов. Цели:
- Консультирование структурных подразделений администрации района и муниципальных учреждений по вопросам делопроизводства, экспертизы документов, составления номенклатур;
- Проверка состояния делопроизводства и архивов у создателей документов;
- Организация обучения ответственных за архивы лиц.
Информационно-образовательная и культурно-просветительская работа
Современный районный архив — это культурный центр. Цели:
- Популяризация архивного наследия через выставки, виртуальные проекты, публикации в СМИ и соцсетях;
- Патриотическое воспитание молодежи (уроки мужества, поисковые работы, проекты «Бесмертный полк», «Народная память»);
- Взаимодействие с образовательными учреждениями района (практикумы, стажировки, локальные истории).
Нормативно-правовое и организационное обеспечение
Для достижения всех перечисленных целей архив должен функционировать в правовом поле:
- Разработка и утверждение локальных нормативных актов (Устав, Правила внутреннего распорядка, Номенклатура дел, Перечень документов с сроками хранения);
- Обеспечение информационной безопасности и защиты персональных данных при предоставлении архивной справки;
- Кадровое обеспечение (наличие квалифицированных архивистов, повышение квалификации);
- Материально-техническое обеспечение (хранилища, оборудование для оцифровки, ПО, средства пожаротушения).
Резюме: Иерархия целей
Можно представить цели районного архива в виде пирамиды:
- Фундамент: Сохранность (физическая и правовая) — без этого архив перестает быть архивом.
- Основа: Комплектование и учет (научно-описная работа) — превращение массива в фонд.
- Вершина: Использование (правовое, научное, образовательное, культурное) — реализация общественной значимости архива.
- Среда обитания: Методическая работа, правовое регулирование, кадры, техника, цифровизация.
Статья подготовлена на основе анализа Федерального закона № 125-ФЗ, Приказов Росархива, уставов и отчетов муниципальных архивов (Новосибирск, Таймыр, Астрахань, Калининград, Ленинградская обл., Санкт-Петербург) по состоянию на .