График отпусков (форма Т-7 или самостоятельно разработанная) — это обязательный документ для любой организации, имеющей наемных работников. Согласно ст. 123 ТК РФ, он утверждается за две недели до начала календарного года. Одной из ключевых, но часто недооцененных граф данного документа является графа «Примечания» (обычно граф № 10). Именно она позволяет зафиксировать правовые основания отклонений от стандартного порядка предоставления отдыха, защищая работодателя от претензий трудовой инспекции и споров с сотрудниками.

На основании актуальной практики, писем Минтруда и судебной практики на 2026 год, ниже подробно разбирается, какие записи необходимо и допустимо вносить в эту графу.

Законодательное назначение графы «Примечания»

Типовая форма Т-7 (утв. Постановлением Госкома статистики от № 1) не регламентирует жесткий список записей для графы 10. Однако судебная практика и разъяснения ведомств (Минтруда, Роструд) сходятся во мнении: примечания нужны для фиксации обстоятельств, изменяющих стандартный порядок предоставления отпуска или объясняющих расчет продолжительности.

Главные функции графы:

• Фиксация согласия сторон на перенос/разделение отпуска (ст. 125 ТК РФ).
• Отражение особых правовых оснований для продления или переноса (декрет, мобилизация, вредные условия, ненормированный день).
• Ссылка на приказы и соглашения, легализующие изменения, внесенные в уже утвержденный график.
• Информационная прозрачность для контролирующих органов (ГИТ).

Основные сценарии заполнения (Что именно писать)

Перенос дат отпуска по инициативе работника или по соглашению сторон

Это самая частая запись. Если фактические даты отличаются от утвержденного графика, в примечании обязательно указывается:

• Номер и дата заявления работника.
• Номер и дата приказа о предоставлении отпуска (если он отличается от графика).
• Формулировка: «Отпуск перенесен по заявлению работника № * от .*.2026 г. по соглашению сторон. Приказ № от ..2026 г.»

Важно: Если сотрудник идет в отпуск строго по графику, заявление писать не обязан (он ознакомился с графиком под роспись). Заявление и примечание нужны только при отклонении от графика.

Разделение отпуска на части

Ст. 125 ТК РФ позволяет разделить отпуск на части по соглашению сторон. В примечании фиксируется:

• Ссылка на соглашение сторон (или приказ, отражающее согласие).
• Периоды каждой части.
• Пример: «Основной отпуск разделен на 2 части по соглашению сторон от ..2026 г. 1-я часть: 14 дней (с . по ..2026), 2-я часть: 14 дней (с . по ..2026). Приказ № *».

Рекомендация Минтруда (письмо от № 14-6/ООГ-6853): Если к моменту утверждения графика разделение не согласовано, в график вносится отпуск полной продолжительности. Разделение оформляется позже изменением графика с соответствующим примечанием.

Предоставление дополнительных отпусков

Если продолжительность отпуска в графе «Количество календарных дней» превышает 28 дней (или установленный вашим ЛНА минимум), в примечании обязательно указывается правовое основание каждого «лишнего» дня:

• Ненормированный рабочий день: «В т.ч. 3 дня доп. отпуска за ненормированный рабочий день (ст. 119 ТК РФ, п. ЛНА/трудового договора)».
• Вредные/опасные условия труда: «В т.ч. 7 дней доп. отпуска за работу во вредных условиях (ст. 117 ТК РФ, Карта СУТ № * от ..2026)».
• Региональные коэффициенты/Дальний Север: ссылка на ст. 321 ТК РФ и перечень районов.
• Особый характер работы (учителя, врачи, ученые и т.д.): ссылка на ст. 284, 285, 334 ТК РФ и спецзаконов.

Отпуск с последующим увольнением

Специфическая ситуация, требующая четкой фиксации:

• «Отпуск предоставлен с последующим увольнением по ст. ТК РФ (по собственному желанию / по соглашению сторон). Последний рабочий день ..2026 г. Приказ № * от ..2026 г.»

Это исключает вопросы инспекторов о факте выхода на работу после отпуска.

Отпуск по беременности и родам (Декретный отпуск)

Хотя декретный отпуск часто оформляется отдельным приказом и не всегда вносится в общий годовой график (или вносится условно), если он отражен в Т-7, в примечании пишут:

• «Декретный отпуск с ..2026 по ..2026 г. (140/156/194 дня). Основание: медсвидетельство № * от ..2026 г. Приказ № * от ..2026 г.»

Также в примечании можно отразить факт переноса основного оплачиваемого отпуска, который работник решил прикрепить к декретному (частый кейс: «перенести отпуск на период, когда жена будет в декрете» — здесь имеется в виду сам работник-жена или работник-муж, использующий право ст. 260 ТК РФ).

Мобилизация, воинская служба, отпуск без сохранения зарплаты (ОБСЗ)

Актуально для 2024–2026 гг. В график таких сотрудников вносятся для системного учета, в примечании указывают:

• «Работник в запасе / призван на срочную службу / мобилизация с ..2026 г. Приказ № * от ..2026 г. (приостановка трудового договора ст. 83 ТК РФ / ОБСЗ ст. 128 ТК РФ)».

Изменения в уже утвержденный график

Любое изменение графика в течение года требует приказа и согласия работника (если меняются даты). В примечании к измененной строке пишут:

• «Изменено приказом № * от ..2026 г. по соглашению сторон от ..2026 г. (заявление № * от ..2026 г.). Новые даты: с . по ..2026 г.»

Лайфхак: В график целесообразно добавить дополнительную графу «С изменениями ознакомлен(а)» с росписью сотрудника и датой. Это лучшее доказательство добросовестности работодателя при проверке.

Уточнение дат для сезонников / работников с неполным стажем / новичков

Если на момент составления графика точные даты неизвестны (например, работник еще не набрал 6 месяцев стажа для первого отпуска, или сезонный работник):

• «Точная дата начала отпуска будет определена по выходу работника на работу / по набору 6-месячного стажа (приказ о приеме № * от ..2026 г.). Предварительный период: май-июнь 2026 г.»

Реквизиты оснований для расчета дней (для инспекторов)

Как рекомендует Контур.Экстерн: в примечании дублируйте реквизиты локальных нормативных актов (ЛНА), на основании которых установлена продолжительность отпуска (Положение об отпусках, коллективный договор, трудовые договоры). Это ускоряет ответ на запросы ГИТ.

• «Продолжительность 31 день: 28 дней (ст. 115 ТК РФ) + 3 дня за ненормированный день (п. 2.1 Положения об отпусках от ..2026 г.)».

Образец заполнения строки графика (Визуализация)

Ниже приведен пример корректно заполненной строки для разных категорий сотрудников (условные данные):

Процедура внесения изменений: пошаговый алгоритм

Внесение записи в примечание — это не просто корректировка ячейки Excel, а юридическое действие.

1. Инициатива: Заявление работника или инициатива работодателя (только по соглашению).
2. Согласование: Подписание соглашения сторон (или роспись в заявлении работодателем «Согласен»).
3. Приказ: Издание приказа о предоставлении отпуска (формы Т-6 / Т-6а) с новыми датами.
4. Корректировка графика: Внесение изменений в форму Т-7 (перевыпуск листа или актуализация в ЭДО/1С).
5. Заполнение примечания: Указание номера/даты приказа, заявления, соглашения.
6. Ознакомление: Подписание работником графика/изменений (в графе «С изменениями ознакомлен» или в журнале ознакомления).

Типичные ошибки и риски

• Пустая графа при отклонениях. Если даты в приказе и графике расходятся, а примечание пустое — инспектор сочтет это нарушением ст. 123 ТК РФ (штраф до 50 000 руб. для юрлица, до 5 000 руб. для ИП/должностных лиц).
• Отсутствие ссылки на основание доп. дней. Написание просто «31 день» без разбора на основной и дополнительный — повод для начисления НДФЛ/страховых взносов с «лишних» дней как с дохода (если основание недокументировано).
• Перенос без согласия. Запись «Перенесено по производственной необходимости» без заявления/соглашения — прямое нарушение ст. 124 ТК РФ (недопустимо, кроме случаев ч. 3 ст. 124 ТК РФ — аварии, стихийные бедствия).
• Исправление корректором/стирателем. График — строгая отчетность. Исправления только перевыпуском листа или актуализацией в ЭДО с историей изменений.

Электронный документооборот (ЭДО) и 1С:ЗУП

В современных системах (1С:ЗУП 3.1, Контур.Экстерн, СБИС, Диадок) графа «Примечания» заполняется автоматически на основании документа-основания (Приказа, Заявления, Соглашения).

• При формировании приказа «О предоставлении отпуска» система подтягивает данные в график.
• Если даты в приказе отличаются от графика — система часто сама проставляет пометку «Дата изменена по приказу №…».
• Ручной ввод в примечаниях нужен только для «нестандартных» ситуаций: ОБСЗ, мобилизация, уточнение правовых оснований доп. отпусков, комментарии для ГИТ.

Резюме: чек-лист для HR и бухгалтера

Перед сдачей графика в архив или передачей в ЭДО проверьте каждую строку:

• [ ] Если даты ≠ График → Есть примечание с №/датой Приказа и Заявления/Соглашения.
• [ ] Если дней > 28 (или нормы ЛНА) → Расшифровка каждого доп. дня со ссылкой на ст. ТК РФ и ЛНА.
• [ ] Если отпуск разделен → Указаны периоды частей и № Соглашения/Приказа.
• [ ] Если увольнение после отпуска → Фраза «С последующим увольнением», ст. ТК РФ, последний рабочий день.
• [ ] Если работник не на работе (мобилизация, Декрет, ОБСЗ) → Статус и № приказа.
• [ ] Если даты не точны (новички/сезонники) → Условие определения дат.
• [ ] Есть роспись работника об ознакомлении с изменениями (желательно).

Материал подготовлен на основании ТК РФ, Постановления Госкома статистики № 1, писем Минтруда России (в т.ч. от № 14-6/ООГ-6853), разъяснений Роструда и судебной практики по состоянию на .