Недостача, выявленная в ходе инвентаризации или ревизии, — серьёзное событие как для работника, так и для работодателя. Одним из первых шагов после обнаружения расхождений становится получение от материально ответственного лица объяснительной записки. От того, насколько грамотно и продуманно она составлена, может зависеть дальнейшая судьба сотрудника: от списания недостачи за счёт работодателя до удержания суммы из заработной платы или даже судебного разбирательства.

Что такое объяснительная по недостаче и зачем она нужна

Объяснительная записка — это документ, в котором работник излагает своё видение причин и обстоятельств возникновения недостачи. Она адресуется непосредственному руководителю или руководителю организации и, как правило, прилагается к акту инвентаризации.

Основные цели документа:

• зафиксировать позицию материально ответственного лица по факту недостачи;
• установить наличие или отсутствие вины работника;
• определить размер и порядок возмещения ущерба;
• стать доказательством при возможном судебном споре.

Важно: если руководитель спишет недостачу на сумму больше положенной без должного основания, это может быть расценено как нецелевое использование средств и растрата, за что предусмотрена вплоть до уголовной ответственность. Поэтому объяснительная, обязательный элемент документального оформления.

Что обязательно указать в объяснительной

В тексте объяснительной записки сотрудник должен отразить следующие моменты:

1. Какие расхождения выявлены — недостача, излишки или пересортица.
2. По какому имуществу — наименование товарно-материальных ценностей.
3. В каком объёме и на какую сумму — количество и стоимость недостающих ценностей.
4. На основании чего — по итогам инвентаризации, проведённой в конкретную дату (указать номер и дату акта).
5. Причины и обстоятельства — всё, что может объяснить факт недостачи.

Какие причины недостачи можно указать

Описательная часть — самая важная. Здесь работник излагает обстоятельства, которые могут снять с него вину или смягчить ответственность. Типичные варианты:

• Хищение третьими лицами. Например: «Предполагаю, что причиной недостачи могло послужить проникновение на склад посторонних лиц. Для подтверждения этой версии предлагаю затребовать у сотрудников охраны записи с камер видеонаблюдения».
• Ненадлежащие условия хранения. Классический пример из практики: кладовщик указал, что помещение склада не оборудовано сигнализацией, о чём он неоднократно предупреждал руководство. Такие предупреждения (если они зафиксированы письменно) существенно ослабляют позицию работодателя.
• Нехватка персонала. Например, продавец вынужден был работать один в большом магазине и физически не мог контролировать весь торговый зал.
• Естественная убыль — усушка, утруска, порча в пределах установленных норм.
• Чрезвычайные обстоятельства — пожар, затопление, авария.
• Ошибки в документальном оформлении — пересортица, неверное оприходование товара.

Структура и образец объяснительной

Документ составляется в произвольной форме, но должен содержать стандартные реквизиты:

Шапка (правый верхний угол):

Генеральному директору
ООО «Торговый дом «»
Иванову И.И.
от кладовщика склада № 2
Петровой Анны Сергеевны
(табельный номер )

Название: Объяснительная записка

Текст (пример):

«По результатам инвентаризации, проведённой (акт № 12 от ), на вверенном мне складе выявлена недостача товара — крепёжных изделий на общую сумму 18 450 (восемнадцать тысяч четыреста пятьдесят) рублей.

С фактом недостачи ознакомлена. Свою вину в произошедшем не признаю. Предполагаю, что причиной недостачи могло стать проникновение на склад посторонних лиц, поскольку замок входной двери неисправен, о чём я неоднократно сообщала начальнику склада Сидорову С.С. (докладные записки от и ). Прошу затребовать записи с камер видеонаблюдения и провести служебную проверку».

Завершение: дата, подпись, расшифровка подписи.

Практические рекомендации

• Не признавайте вину автоматически. Если вы не уверены в причинах недостачи, изложите факты и версии, а не самообвинения.
• Ссылайтесь на документы. Докладные, служебные записки, переписка с руководством, всё это работает в вашу пользу.
• Сохраните копию. Объяснительная составляется в двух экземплярах: один передаётся работодателю, на втором ставится отметка о получении.
• Пишите по существу. Избегайте эмоций, лишних подробностей и противоречий.
• Помните о сроках. Как правило, на предоставление объяснений даётся 2 рабочих дня (по аналогии со ст. 193 ТК РФ);

Что будет дальше

После получения объяснительной работодатель проводит служебную проверку и принимает решение: списать недостачу (например, в пределах норм естественной убыли или при отсутствии вины работника), удержать сумму из заработной платы (в пределах среднего месячного заработка — без согласия, свыше — только с согласия или через суд) либо обратиться в суд или правоохранительные органы.