Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан по заявлению работника выдавать копии документов, связанных с работой, в т.ч. и трудовой книжки. В этой статье разберём, как правильно составить такое заявление, какие реквизиты обязательны, и чем копия отличается от дубликата.
Зачем нужно заявление
Заявление на выдачу копии трудовой книжки — это официальный документ. Закон обязывает работодателя отреагировать на просьбу, изложенную в нём. Именно поэтому к оформлению заявления предъявляются определённые требования: документ должен содержать обязательные реквизиты.
Обязательные реквизиты заявления
В документе, который работник направляет работодателю, должны быть указаны:
- дата составления документа;
- сведения о заявителе, фамилия, имя, отчество, должность, структурное подразделение (например: Иванов П. С., менеджер отдела продаж);
- наименование документа — «Заявление»;
- адресат — руководитель организации (например: Генеральному директору ООО «» Петровой А. В.*);
- суть просьбы — выдать копию трудовой книжки;
- личная подпись работника.
Что ещё стоит указать
Рекомендуется указать в заявлении, как именно работник хочет получить копию:
- лично в отделе кадров;
- по почте — в этом случае необходимо указать адрес (например: 123*, г. Москва, ул. Ленина, д. , кв. ).
Если в компании используется утверждённый шаблон заявления, в нём должно быть предусмотрено поле для отметки о дате получения документа работодателем.
Нужно ли указывать причину
Закон не обязывает работника указывать причину, по которой ему понадобилась копия, а также инстанцию, в которую требуется предъявить документ. Допустимо написать, что копия нужна «по месту требования».
Однако на практике полезно уточнить цель: некоторые организации, например банки, могут выдвигать собственные требования к оформлению копии. Но если работник не хочет делиться этой информацией — это не повод для отказа в выдаче документа.
Форма подачи заявления
Заявление можно:
- написать от руки;
- распечатать на компьютере и подписать;
- подать в электронном виде (актуально для удалённых работников), при условии, что такой способ коммуникации предусмотрен трудовым договором, коллективным договором или локальным нормативным актом.
В любом случае на заявлении должна стоять подпись работника.
Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки
Генеральному директору ООО «»
Сидоровой Е. Н;
от специалиста отдела закупок
Кузнецова Д. А.*
Заявление
Прошу выдать мне копию трудовой книжки, заверенную в установленном порядке, по месту требования. Копию прошу выдать лично в отделе кадров.
Кузнецов _____________ /Кузнецов Д. А.*/
Копия и дубликат — в чём разница
Важно понимать, что копия и дубликат — это разные документы:
- Копия воспроизводит информацию подлинника и обладает юридической силой только при заверении печатью и подписью;
- Дубликат, это повторный оригинал, который выдаётся взамен утраченного и имеет полную юридическую силу.
Если работник потерял бумажную трудовую книжку, ему нужно подать заявление о выдаче дубликата работодателю по последнему месту работы. Работодатель обязан выдать дубликат не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления.
Если требуется полностью восстановить сведения о стаже, к заявлению о выдаче дубликата прилагаются подтверждающие документы:
- ранее выданные копии трудовой книжки;
- приказы о приёме и увольнении;
- справки и выписки от прежних работодателей;
- документы о награждениях.
Все эти документы оформляются как приложения, а в заявлении заполняется реквизит «Приложения».
- Заявление на выдачу копии трудовой книжки составляется в свободной форме, но должно содержать обязательные реквизиты: дату, данные заявителя, наименование, подпись.
- Причину запроса указывать не обязательно — достаточно формулировки «по месту требования».
- Укажите способ получения копии: лично или по почте (с адресом).
- Не путайте копию и дубликат: при утрате трудовой книжки подаётся заявление именно на дубликат.
- Работодатель не вправе отказать в выдаче копии, даже если работник не сообщил цель её получения.