Ситуация, когда при проверке в торговом зале или на складе обнаруживается товар с истекшим сроком годности, знакома многим продавцам, кладовщикам и товароведам. Как правило, руководство требует от сотрудника письменную объяснительную записку. От того, насколько грамотно она составлена, может зависеть, будет ли наложено дисциплинарное взыскание по ст. 192 ТК РФ и взыщут ли с работника стоимость испорченного товара.
Обязательные реквизиты объяснительной записки
Строго установленной формы объяснительная не имеет, однако она должна содержать несколько обязательных элементов:
- Кому адресована — должность и ФИО руководителя (например: «Генеральному директору ООО «Ромашка» Буханкину Д. А.»);
- От кого составлена — должность и ФИО сотрудника (например: «от старшего продавца отдела замороженной продукции Котёночкиной Н. П.»);
- Название документа — «Объяснительная записка»;
- Изложение фактов — что произошло, когда, при каких обстоятельствах;
- Дата составления;
- Личная подпись с расшифровкой.
Что писать в основной части: возможные варианты
Если вины сотрудника действительно нет
Это самый распространённый и юридически грамотный вариант. Следует спокойно, без эмоций описать обстоятельства, которые освобождают вас от ответственности:
- товар был выдан со склада уже просроченным (например: «Соевый соус был получен мною со склада для выкладки по указанию заведующего складом Петрова И. *, срок годности при приёмке мною проверен не был, так как контроль сроков при выдаче со склада в мои должностные обязанности не входит»);
- обязанность отслеживать сроки годности не закреплена в вашей должностной инструкции и трудовом договоре;
- товар предназначался для утилизации и был выдан вам по ошибке;
- возврат товара поставщику должен был осуществить другой сотрудник или отдел;
- вы своевременно сообщали руководству о приближении сроков годности, но распоряжений о снятии товара с реализации не поступало.
Если нарушение частично допущено
Можно указать смягчающие обстоятельства:
- большой объём работы и нехватка персонала;
- одновременное поступление крупной партии товара;
- отсутствие сотрудника, ответственного за контроль сроков, по причине болезни или отпуска;
- нечитаемая маркировка срока годности на упаковке.
Если вина очевидна
В этом случае лучше признать факт, выразить готовность исправить ситуацию и указать, что нарушение допущено впервые. Это может смягчить взыскание.
Образец объяснительной записки
Генеральному директору ООО «Ромашка»
Буханкину Д. А.
от старшего продавца отдела бакалеи
Сидоровой А. В.
Объяснительная записка
По факту обнаружения при инвентаризации товара с истекшим сроком годности (соевый соус, 3 ед.) поясняю следующее. Указанный товар был передан мне со склада заведующим складом для выкладки в торговом зале. Контроль сроков годности при передаче товара со склада в мои должностные обязанности согласно должностной инструкции не входит. О приближении срока годности я устно сообщала заведующему магазином , однако распоряжения о снятии товара с реализации и его возврате поставщику мне не поступало. Своей вины в образовании просроченного товара не усматриваю.
Подпись: __________ /Сидорова А. В./
Важные рекомендации
- Не отказывайтесь писать объяснительную. Отказ не освобождает от ответственности — работодатель просто составит акт об отказе, а взыскание всё равно может быть наложено.
- Пишите только факты, без эмоций, оскорблений и домыслов в адрес коллег.
- Ссылайтесь на должностную инструкцию. Если обязанность отслеживать сроки годности в ней не прописана — это сильный аргумент в вашу защиту.
- Сохраните копию объяснительной и попросите отметку о принятии (входящий номер, дату, подпись) на вашем экземпляре.
- Помните о сроках: объяснение запрашивается до наложения взыскания, а само взыскание может быть применено не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка.
- Если с вас пытаются взыскать стоимость товара как недостачу, а договор о полной материальной ответственности с вами не заключён — требуйте письменного обоснования и при необходимости обращайтесь в трудовую инспекцию или к юристу.
Объяснительная за просроченный товар — это не признание вины, а возможность изложить свою версию событий. Грамотно составленная записка со ссылками на должностную инструкцию, конкретными датами и фактами нередко позволяет полностью избежать дисциплинарного взыскания и материальной ответственности.