Что такое запрос новых образцов

Запрос новых образцов, это официальное письмо организации, направляемое поставщику, производителю или дистрибьютору с целью получения образцов товаров (продукции, материалов, сырья) для их предварительной оценки, тестирования или согласования перед заключением договора поставки․ Такой документ широко применяется в закупочной деятельности, лабораторной практике, строительстве, торговле и производстве․

По своей юридической природе запрос образцов близок к запросу коммерческого предложения: он носит информационный характер и не влечёт возникновения каких-либо обязательств для сторон, если иное прямо не указано в тексте․

Когда составляется запрос

• При выборе поставщика и сравнении качества продукции разных производителей;
• Перед заключением крупного контракта на поставку товаров или сырья;
• При проведении лабораторных испытаний и сертификации продукции;
• При согласовании образцов материалов с заказчиком (например, в строительстве и дизайне);
• При участии в закупках, где требуется предварительная оценка характеристик товара․

Обязательные элементы бланка

Типовой бланк запроса новых образцов должен содержать следующие реквизиты и разделы:

1. Шапка документа — наименование организации-отправителя, её адрес, ИНН/КПП, контактные данные;
2. Дата и исходящий номер письма;
3. Адресат — наименование организации-поставщика, должность и ФИО руководителя;
4. Наименование объекта закупки — что именно запрашивается;
5. Характеристики образцов — качественные, функциональные и экологические параметры;
6. Таблица запрашиваемых позиций (наименование, код по ОКПД2, единицы измерения, количество);
7. Условия предоставления, сроки, адрес доставки образцов, порядок возврата (если требуется);
8. Ответственное лицо, должность, ФИО, телефон, адрес электронной почты;
9. Подпись руководителя и печать организации (при наличии)․

Пример заполнения бланка

Общество с ограниченной ответственностью «СтройМонтаж»
Адрес: 115, г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 1, стр․ 2
ИНН 7725*, КПП 7725
Тел․: +7 (495) -*-, e-mail: zakup@stroy․ru

Исх․ № 1 от «» ________ 20__ г․

Генеральному директору
ООО «Торговый дом «Материалы»
Иванову И․И․

Запрос о предоставлении новых образцов продукции

Уважаемый Иван Иванович!

В целях оценки качества продукции и подготовки к заключению договора поставки просим предоставить новые образцы товаров согласно приведённым ниже характеристикам․

Настоящий запрос не влечёт за собой возникновения каких-либо обязательств заказчика․

Наименование объекта закупки: материалы отделочные (краска водно-дисперсионная, грунтовка)․

Требования к образцам: соответствие ГОСТ, наличие паспорта качества и сертификатов, срок годности не менее 12 месяцев․

Просим предоставить образцы в срок до: «» ________ 20__ г․ по адресу: г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 1* (склад № 3)․

Ответственное должностное лицо: менеджер отдела закупок Петрова А․С․, тел․ +7 (495) —, e-mail: petrova@stroy․ru․

Генеральный директор ООО «СтройМонтаж» ____________ /Сидоров С․С․/

Рекомендации по составлению

• Чётко формулируйте характеристики запрашиваемых образцов — это исключит поставку неподходящей продукции;
• Указывайте, требуется ли возврат образцов и за чей счёт осуществляется доставка;
• Обязательно включайте оговорку о том, что запрос не создаёт обязательств для сторон;
• Регистрируйте запрос в журнале исходящей корреспонденции;
• При необходимости запрашивайте одновременно и ценовую информацию (стоимость единицы товара, условия поставки, гарантийные сроки)․

Грамотно составленный бланк запроса новых образцов позволяет организации объективно оценить продукцию поставщика, минимизировать риски при закупках и подготовить основу для будущего договора․ Представленный образец является примерным и может быть доработан с учётом специфики конкретной сделки и требований законодательства Российской Федерации․