Общие сведения
Архивы органов записи актов гражданского состояния (ЗАГС) Донецкой Народной Республики хранят вторые экземпляры записей актов гражданского состояния: о рождении‚ заключении и расторжении брака‚ перемене имени‚ установлении отцовства и смерти․ Эти документы имеют большое значение как для граждан‚ восстанавливающих утраченные свидетельства‚ так и для исследователей‚ занимающихся генеалогией․
Функции по регистрации актов гражданского состояния и хранению актовых книг в ДНР осуществляет Отдел записи актов гражданского состояния Министерства юстиции Донецкой Народной Республики․ В его компетенцию входят:
- государственная регистрация рождения;
- государственная регистрация заключения и расторжения брака;
- государственная регистрация смерти;
- перемена имени физического лица;
- внесение изменений в записи актов гражданского состояния‚ их восстановление и аннулирование;
- выдача повторных свидетельств и справок․
Как формируется архив ЗАГС
Актовые книги составляются из записей актов гражданского состояния на бумажных носителях․ По истечении установленного срока хранения в органе ЗАГС (как правило‚ 75 лет для записей о рождении‚ браке и смерти) книги передаются в государственный архив․
Порядок передачи выглядит следующим образом:
- Составляется опись актовых книг (возможно составление отдельной описи для книг одного типа — например‚ только записей о рождении)․
- Оформляется акт приёма-передачи․
- Три экземпляра описи и один экземпляр акта приёма-передачи передаются вместе с актовыми книгами и справочно-поисковыми средствами в государственный архив․
- Один экземпляр описи и один экземпляр акта приёма-передачи остаются в органе ЗАГС․
Где искать документы в ДНР
Если запись акта была совершена менее 75 лет назад‚ следует обращаться в отдел ЗАГС по месту регистрации акта — именно там хранится оригинал записи․ Если документы переданы на архивное хранение‚ запрос направляется в архивный сектор при управлении юстиции․
Основные способы обращения:
- личный визит в отдел ЗАГС или МФЦ (предварительно можно записаться к сотруднику);
- подача заявления через портал государственных услуг;
- почтовый запрос в архив с приложением копий документов‚ подтверждающих родство․
Адрес центрального аппарата Министерства юстиции ДНР: г․ Донецк‚ ул․ ‚ д․ (уточняйте на официальном сайте ведомства)․ Телефон приёмной: +7 (9) —․ Приём граждан ведётся в рабочие дни‚ время приёма рекомендуется уточнять заранее․
Кто может получить сведения
Важно помнить: сведения‚ содержащиеся в записях актов гражданского состояния‚ не являются общедоступными․ Получить повторное свидетельство или справку могут:
- лицо‚ в отношении которого составлена запись;
- родственники умершего лица (при предъявлении документов‚ подтверждающих родство: свидетельств о рождении‚ браке и т․д․);
- представители по нотариальной доверенности;
- органы власти и суды — по официальным запросам․
Исторические документы и генеалогия
Для тех‚ кто изучает историю семьи на территории Донбасса‚ источники различаются по периодам:
- До 1917 года — метрические книги православных церквей‚ костёлов‚ синагог и других конфессий․ Они хранятся в государственных архивах региона․
- 1918–1920-е годы — переходный период: записи велись как в церковных книгах‚ так и в первых советских отделах ЗАГС․
- С 1920-х годов, записи актов гражданского состояния органов ЗАГС‚ часть из которых уже передана в государственные архивы․
Следует учитывать‚ что часть архивных фондов региона пострадала в годы Великой Отечественной войны и в ходе событий последних лет‚ поэтому некоторые записи могут отсутствовать․ В таких случаях специалисты архивов помогают подобрать опосредованные источники: похозяйственные книги‚ списки избирателей‚ документы военкоматов․
Практические советы
- Перед обращением соберите максимум информации: ФИО (включая девичьи фамилии)‚ точные или примерные даты‚ место события․
- Возьмите с собой все документы‚ подтверждающие родство‚ — без них в выдаче сведений могут отказать․
- Если запись не найдена в одном отделе ЗАГС‚ подайте запрос в архивный сектор управления юстиции — там ведётся централизованный учёт․
- Проверить факт существования записи можно и онлайн — через электронные сервисы госуслуг по номеру записи акта․
Архивы ЗАГС ДНР — это надёжное хранилище информации о важнейших событиях в жизни граждан․ Зная порядок обращения и необходимый перечень документов‚ можно сравнительно быстро восстановить утраченное свидетельство‚ подтвердить родство или найти сведения о предках․ За актуальными адресами‚ графиком приёма и образцами заявлений обращайтесь на официальный сайт Министерства юстиции ДНР или в ближайший отдел ЗАГС․