Ярцевский район Смоленской области обладает богатой историей, отражающейся в документах, хранящихся в архивных учреждениях разного уровня. Архивное дело на территории района прошло долгий путь от хранения дел в волостовых правлениях и уездных архивах до создания современной сетевой структуры. В данной статье мы подробно рассмотрим историю формирования архивных фондов, их состав, условия доступа и контакты основных хранилищ.

Исторический обзор: от уездного архива к современному отделу

До 1929 года территория современного Ярцевского района входила в состав Вяземского уезда Смоленской губернии. Главным хранилищем документов того времени был Вяземский уездный архив, а также архивы волостовых правлений (Ярцевского, Подросенского, Княжево-Городищенского и др.).

С образованием Западной области (1929 г.) и последующим разделением на Смоленскую область (1937 г.) началось активное формирование районных архивов. Ключевые этапы:

• 1930-е гг. — Создание Ярцевского районного архива при ИК СМР (Исполнительном комитете Совета рабочих депутатов). Первоначально фонды формировались за счет документов ликвидированных волостовых исполкомов, уездных учреждений, церквей и поместных хозяйств.
• Великая Отечественная война (1941–1943 гг.) — Ярцево было оккупировано с октября 1941 по сентябрь 1943 года. Большая часть архивных документов до войны была безвозвратно утеряна или уничтожена зажигательными смесями при отступлении немецких войск. Спаслись лишь единичные фонды, эвакуированные в тыл или скрытые местными жителями.
• 1943–1950-е гг., Восстановление архивного дела. Сбор документов освободившихся территорий, учет утерянных фондов, формирование «послевоенных» фондов районных органов власти (райисполком, райком партии, сельские советы).
• 1990-е гг. – настоящее время — Реорганизация в Архивный отдел администрации Ярцевского района (ныне — структурное подразделение администрации). Переход на электронный документооборот, оцифровка фондов, интеграция в Единую архивную информационную систему Смоленской области.

Структура архивной сети района

На данный момент архивную инфраструктуру Ярцевского района представляют:

1. Архивный отдел Администрации Ярцевского муниципального района — главное хранилище документов органов местного самоуправления и учреждений района.
2. Архивы сельских поселений (хранятся на правах хранения в Архивном отделе района или в зданиях администраций поселений): Ярцевское городское, Подросенское, Княжево-Городищенское, Новоаландровское, Фрезовское и др.
3. Специализированные архивы ведомств (филиалы/территориальные органы): Архив ЗАГС района, архивы образовательных учреждений (школ, детсадов), архивы медицинских организаций (ЦРБ, поликлиники), архив судебных приставов/мировых судей.
4. Государственный архив Смоленской области (ГАСО) — хранит наиболее ценные исторические фонды до 1917 г. и регионального значения (ф. Р-1, Р-2 и др.).

Состав и описание основных фондов (Архивный отдел Администрации)

На 2024 год Архивный отдел администрации Ярцевского района хранит более * тысяч дел (точная цифра меняется ежегодно при вводе новых и выделении на хранение). Фонды делятся на несколько хронологических и ведомственных групп:

Фонды дореволюционного периода (единичные, переданные в ГАСО)

В самом районном архиве практически не сохранилось дореволюционных оригиналов из-за войны. Основная масса документов XVIII–начала XX в. (ревизские сказки, метрические книги приходов Ярцева, Подросенка, Княжево-Городища, дела поместных владений Голицыных, Вяземских, Шереметевых) концентрируется в Государственном архиве Смоленской области (ф. 108, 215, 409 и др.). В районном отделе хранятся лишь копии и описи для справочного пользования.

Советский период (1917–1991 гг.) — ядро фонда

Наиболее полно представлены документы с 1943 года (после освобождения). Ключевые фонды:

• Ф. Р-* (Ярцевский райисполком): Постановления, распоряжения, отчеты о социально-экономическом развитии, кадровые дела, земельные дела, жилищные справки (востребованы для подтверждения стажа и права на жилье).
• Ф. Р-* (Ярцевский райком ВКП(б)/КПСС): Протоколы заседаний бюро и пленумов, дела по проверкам, партийные карточки (первичные организации), correspondance с обкомом.
• Ф. Р-* (Сельские советы депутатов трудящихся): Фонды Подросенского, Княжево-Городищенского, Новоалександровского, Фрезовского, Сычевского и др. сельсоветов. Содержат книги учета актов гражданского состояния (дубликаты ЗАГС), земельные надела, списки домохозяйств, дела о налогах.
• Ф. Р-* (Колхозы и совхозы): Уставы, инвентаризационные книги, протоколы общих собраний, отчеты правлений колхозов «Победа», «Красный Октябрь», «Вперёд», совхозов «Ярцевский», «Подросенский» и др. (более * фондов-производителей).
• Ф. Р-* (Промышленные предприятия): Документы Ярцевского хлопчатобумажного комбината (ЯХК), мебельного комбината, кирпичного завода, молочного завода — кадровые дела, техническая документация, протоколы собраний трудовых коллективов.

Послесоветский период (с 1991 г. по н.в.)

• Документы Администрации района, Совета депутатов, Управления архитектуры и градостроительства, Отдела образования, Отдела социальной защиты.
• Дела по приватизации жилья и земельных наделов (крайне востребованы гражданами).
• Архивы ликвидированных/реорганизованных юрлиц (МУП, МКУ, школы, больницы).

Персонифицированные фонды и коллекции

• Фонды участников ВОВ: Письма, дневники, наградительные листы ветеранов, родом из Ярцевского района (переданные родственниками).
• Фотофонд и фонд кинофотодокументов: Снимки 1950–1990-х гг.: строительство ЯХК, пейзажи города, парады, производственные процессы.
• Коллекция периодики: Газета «Ярцевский рабочий» (с 1930 г., с пробелами на войну), «Смоленская правда» (районные вставки).

ЗАГС Ярцевского района: Метрические книги и акты ГС

Отдельного внимания заслуживает Архив ЗАГС Ярцевского района. Он хранит уникальные массивы для геноалогических исследований:

• Метрические книги приходов (дубликаты, переданные из архивов после 1917 г. и восстановленные после войны) за 1920–1990-е гг. (рождение, брак, смерть).
• Акты гражданского состояния за 1918–1920 гг. (единичные, восстановленные по памяти или по церковным метрикам).
• Книги регистрации актов ГС с 1990 г. по настоящее время (хранятся в электронном виде и на бумажном носителе).

Важно: Метрические книги до 1917 г. (исповедальные росписи, метрические книги Ярцевского успенского собора, Троицкой церкви с. Подросенка и др.) находятся в ГАСО (ф. 215, 409, 108) и в РГИА (ф. 1343 — Духовная консистория Смоленская) в Санкт-Петербурге.

Порядок доступа и получения справок

Кто может обратиться

• Граждане РФ (по вопросам пенсии, жилья, наследства, геноалогии).
• Юридические лица (нотариусы, адвокаты, банки, застройщики — по доверенности).
• Государственные органы (суды, прокуратура, МВД, Пенсионный фонд — по официальным запросам).

Способы обращения

1. Личный прием в читальном зале Архивного отдела Администрации.
2. Почтовый запрос (ценным письмом с описью вложения).
3. Электронная заявка через портал Госуслуги (раздел «Справки из архивов») или через официальный сайт Администрации Ярцевского района (раздел «Архивный отдел» / «Обратная связь»).
4. Через МФЦ (Мои Документы) в г. Ярцево — прием заявлений на выдачу архивных справок.

Необходимые документы для запроса

• Паспорт РФ (оригинал при личном приеме / копия при почтовом/электронном).
• Документы, подтверждающие родственные связи (свидетельства о рождении/браке, паспорта родителей/дедушек) — для геноалогических и пенсионных запросов.
• Нотариальная доверенность (если запрашивает представитель).
• Официальный запрос на бланке организации (для юрлиц).

Сроки и стоимость

• Срок исполнения: до 30 календарных дней (по закону «Об архивном деле в РФ»); на практике стандартные справки (о стаже, зарплате, составе семьи) готовят за 3–10 рабочих дней.
• Стоимость: Выдача справок гражданам — бесплатно (за счет бюджета). Платные услуги (ксерокопирование, сканирование, сложные геноалогические поиски свыше 3 часов работы архивариуса), по тарифам, утвержденным Администрацией района (около * руб. за лист сканирования/ксерокопии).

Контакты и реквизиты (маскированные)

Геноалогические поиски: специфика Ярцевского района

Поиск предков на Ярцевской земле имеет свою специфику, о которой нужно знать заранее:

• Потери 1941–1943 гг.: Для большинства сельских советов (Подросенский, Княжево-Городищенский, Сычевский) документы 1920–1941 гг. утеряны почти полностью. Восстановление биографий возможно только через: центральные архивы (РГАЭ, РГАСПИ — фонды партийных органов), военные архивы (Подвиг Народа, Память Народа), фонды ГАСО (землеустройственные дела 1920-х гг.).
• Переименования населённых пунктов: Многие деревни меняли названия (например, с. Княжево-Городище раньше — Княжево и Городище отдельно; с. Новый — раньше Новая Слобода). Необходимо пользоваться Списком населённых мест Смоленской губернии 1907 г. и Сельским населенным пунктам СССР 1926 г. (доступны на сайте ГАСО).
• Приходская привязка: До 1917 г. метрика велась по приходам. Ярцевский уезд/округ включал Ярцевский (Успенский собор), Подросенский (Троицкая церковь), Княжево-Городищенский (Никольская церковь), Мокровский, Лосковский приходы. Зная деревню, нужно определять приход через справочники.
• Исповедальные росписи (1744, 1763, 1782, 1795, 1811, 1816, 1834, 1850, 1858, 1897 гг.): Главный источник для XVIII–XIX вв. Хранятся в ГАСО (ф. 215, 409) и РГИА (ф. 1343). Оцифрованы на сайте FamilySearch (требуется регистрация) и портале ГАСО «Цифровой архив».

Оцифровка и удаленный доступ

Администрация Ярцевского района и ГАСО активно работают над переводом фондов в электронный вид:

• Портал «Архивы Смоленской области» (gaso.ru): Раздел «Цифровой архив» — доступны сканы описей (путеводителей) по фондам Ярцевского района (ф. Р-*), а также оцифрованные метрические книги и исповедальные росписи.
• Единая архивная информационная система (ЕАИС): Поиск по описям фондов Ярцевского районного архива (номенклатуры дел).
• Сайт Администрации Ярцевского района (adminyarcevo.ru): Раздел «Архивный отдел» — размещены реестры архивных фондов, порядок обращения, бланки заявлений.
• Проект «Родовид» / «Мой родной» / FamilySearch: Многие метрические книги Ярцевского уезда уже проиндексированы волонтерами и доступны для поиска по имени.

Частые ошибки при обращении в архив

1. Обращение не в тот архив: Ищут метрику 1900 г. в районном архиве Ярцево, а она в ГАСО (или РГИА).
2. Неточное ФИО/даты: «Иванов Иван, родился около 1910 г. в деревне Ярцево». В Ярцевском районе * населённых пунктов. Без точного названия деревни/сельсовета поиск может занять месяцы или быть невозможным.
3. Игнорирование смены фамилий: Женщины сменяли фамилии при браке. Необходимо искать по девичьей фамилии в метриках рождения, а по мужской — в метриках брака/смерти детей.
4. Отсутствие доверенности: Приезжают за справкой о дедушке без нотариальной доверенности и документов, подтверждающих родство (свидетельства о рождении цепочкой). Архив имеет право отказать по ст. 22 ФЗ «Об архивном деле».

Перспективы развития

На 2024–2026 гг. запланированы следующие мероприятия:

• Завершение оцифровки фондов Ярцевского райисполкома (ф. Р-*) и сельских советов за 1943–1990 гг. для удаленного доступа.
• Внедрение электронной подписи (ЭП) для выдачи архивных справок через Госуслуги без визита в архив.
• Ремонт и оснащение нового хранилища в здании по ул. , д. (переезд с текущего неспециализированного помещения) для соблюдения температурно-влажностного режима.
• Публикация «Путеводителя по фондам Архивного отдела Ярцевского района» (том 2, период 1991–2020 гг.).

Резюме

Архивы Ярцевского района — это не просто склад старых бумаг, а работающий механизм правового обеспечения граждан (пенсии, жилье, наследство) и мощный ресурс для изучения истории Смоленского Приярья. Несмотря на трагические потери времен войны, сохраненные фонды районной администрации, ЗАГСа и, главное, Государственного архива Смоленской области позволяют восстановить биографии тысяч семей. Успешная работа в архиве требует подготовки: сбора известных данных (ФИО, даты, точное название населённого пункта/сельсовета), понимания структуры фондов и знания контактов. Современные цифровые сервисы ГАСО и Госуслуг значительно снижают порог входа для начинающих исследователей.

Статья подготовлена на основе открытых данных Администрации Ярцевского муниципального района, Государственного архива Смоленской области и Федерального закона от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Контактные данные и реквизиты фондов актуальны на момент публикации, перед визитом рекомендуется уточнить информацию по телефонам.